GTDInbox – stručný popis a ještě stručnější návod

Na přání raráška nabízím stručný návod na použítí firefoxového doplňku GTDInbox, který promění váš gmail v organizér celého GTD. Na úvod raději hned několik varování před tím, než si uspěchaně doplněk instalujete.

GTDInbox funguje na bází štítkování, pokud se tedy někdy rozhodnete přestat doplněk používat, čeká vás pár (desítek) minut odstraňování hromady nyní už nepotřebných štítků.

Přístup pomocí štítkování v sobě skrývá ještě jedno nebezpečí – může se stát, že to s délkou textu ve štítku přeženete a to, co vytvořit chcete, se nevytvoří. Štítky v Gmailu totiž mají „jen“ 40 vč. mezer.

I přes veškerou snahu se mi nepodařilo nastavit panel „plocha“ (Dashboard) , který by se zobrazoval nad schránkou. Pokud někdo ví, jak na to, dejte mi prosím vědět.

Jinak bych doporučil zobrazovat štítky mimo „hlavní panel“ všech dostupných funkcí gmailu, třeba ve pravém sloupci. Zobrazení štítků do pravého sloupce musíte povolit v GmailLabs. GTDInbox navíc nepodporuje funkci Více schránek, která mi přijde pro podobné zobrazování organizéru více než šikovná.

Stručný popis GTDInboxu

V rámci GTDInboxu existují čtyři hlavní, základní typy štítků:

STATUS (neboli Task, či úkol) – Další krok co nejdříve/Dnes (NextAction), Krok kdykoliv jindy (Action), Čeká na… (Waiting On), Někdy/Možná (Some Day), Dokončený (Finished).
Přehled se zobrazí také v záložce Nastavení > Štítky.

Čtyři základní kategorie pro status svede GTDInbox vytvořit sama při prvním spuštění (doporučuji), nebo si je můžete upravit v Nastavení GTD Inbox (nedoporučuji.)

Vytvořené kategorie by měly údajně jít přejmenovat v Nastavení>GTDInbox >záložka Labels. Žel, ani jeden pokud nebyl úspěšný a statuty tvrdošíjně zůstávaly v angličtině.

PROJECT – klasický projekt „Napsat návod GTDInbox“. Nový projekt se tvoří předpony P/, tzn. „Napsat návod GTDInbox“ bude vypadat: „P/ Napsat návod GTDInbox“. V rámci projektů můžete vytvářet „vnořené“ podprojekty – P/ Napsat návod GTDInbox/Prozkoumat Labels se bude zobrazovat jako:
Napsat návod GTDInbox
Prozkoumat Labels

CONTEXTs – kontext, nadefinovat pomocí štítků – doporučuji doplnit zavináčem, při pohledu na seznam všech štítků je snadno rozlišíte. např.  @computer.

Jestliže si necháte při prvním spuštění automaticky vygenerovat štítky, nový kontext vytvoříte snadno: „C/@doma“. V poli štítků „Kontexty“ se potom zobrazí @doma.

REFERENCES – reference, podklady k projektům

MISC – Miscellaneous – pod tento titulek se umístí všechny dosud existující štítky.

Old
S každým novým projektem vzniká nový štítek, a tak není divu, že se seznam štítků velmi brzy zaplní. I na tom tvůrce doplňku myslel. GTD Inbox nabízí jednoduchý příkaz Old (přepona Old, např. Old/P/Návod na GTDInbox) Tím se štítek odstraní z přehledu štítků, zůstane ovšem v „systému“ a budete se k němu moci kdykoliv vrátit.

Stručný popis jednotlivých kategorií se bude také zobrazovat v panelu Štítky pod všemi dosud nadefinovanými štítky.

Tyto základní kategorie se mi zobrazovaly pouze v kolonce Labels, nepodařilo se mi zobrazit je tak, jak ukazují screenshoty – nahoře nad schránkou.

Tvoření úkolu

Při prvním spuštění se program zeptá, zda chcete vytvořit automaticky základní nastavení. Jak už jsem prohlásil výše, pro úplné začátky doporučuji vyjít ze základního nastavení a dolaďovat později.

Úkoly se tvoří jednoduše – jako by se psal e-mail, jen ovšem kliknete na „Compose Personal“.

Při zasílání zprávy můžete také ihned upravit projekt, k němuž bude úkol zařazen. Stačí kliknout na zelené plus v kroužku a v pop-up okně napsat přesný název existujícího projektu (přesně, jinak se vám vytvoří nový projekt), nebo projekt vytvořit.

Kontexty či statuty můžete nadefinovat pomocí rozbalovacího menu, které se zobrazují u každé zprávy. Doporučuji zobrazování statutů v jedné řadě, kontexty si nastavte, jak je vám libo.

Možnosti zobrazování nástrojů GTD inboxu nastavíte v Nastavení > GTDInbox>záložka General.

Inline- položky se zobrazují v jedné řadě
Dropdown – položky se zobrazují v rozbalovacím menu
Hybrid – zobrazení se kombinuje.

Jakmile si nějaké projekty vytvoříte, objeví se vám v zprávě nová kolonka „Projects“. Stejná kolonka se objeví také v přehledu štítků na panelu zprávy.

Kliknutím pravého myšítka na projekt se vám otevře rychlé menu pro práci s projektem, které vám usnadní práci s projektem.

Tolik tedy k stručnému popisu aplikace. Jakmile si uvědomíte, že se GTD inbox funguje na principu štítkování (nebo tagování) jako další pododobné aplikace, ovládání vám najednou přijde zcela intuitivní. Ale fakt by mě stejně zajímalo, jak se nastaví ten hlavní panel.