Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl VII. – Makra

By on 28. 5. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 5
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

V tomto díle se seznámíme s makry, nastavíte si zabezpečení v Outlooku. Dále vytvoříme tlačítko, které bude makro spouštět.

Co je to makro?

Makro je řada příkazů, kliknutí nebo operací seskupených do jediného bloku. Spuštěním makra se tato řada příkazů automaticky provede.

Makro s výhodou využijeme, pokud budeme chtít nějakou složitější operaci (moc klikání), zjednodušit a provést stisknutím jednoho tlačítka. V našem případě například přiřadit kategorii nebo přesunout zprávu do určité složky.

Ostřílení uživatelé maker můžou následující část o bezpečnosti maker přeskočit, nicméně jste si skutečně jisti, že znáte možnosti zabezpečení v MS Office 2007?

Jak je to s bezpečností maker?

Makra jsou bezpečná, pokud dodržujete zásady bezpečnosti a spouštíte jen makra, které máte pod kontrolou a z důvěryhodných zdrojů. Makro může obsahovat škodlivý kód, virus, nebo provádět nežádoucí operace. Marně jsem hledal v nápovědě nebo na webu Microsoftu  jednoduchý návod, jak si zabezpečení optimálně zajistit. Většina uživatelů to vzdá a makra zakáže úplně, nebo zvolí druhý extrém a povolí makra naprosto všechna.

Nikdy nepovolujte na svém PC možnost „Žádná bezpečnostní kontrola maker“, i když to bude fungovat. Raději zvolte druhou (zakroužkovanou) volbu a svá vlastní makra digitálně podepište. Pokud nevlastníte certifikát ověřený důvěryhodnou autoritou, vytvořte si pro účely maker vlastní.

Vytvoření vlastního certifikátu

Klikněte na menu Start a vyberte v menu Programy / Microsoft Office / Nástroje sady Microsoft Office a vyberte položku Digitální certifikát pro projekty v jazyce VBA.

Zobrazí se dialog, kde si můžete přečíst, k jakému účelu lze vytvořený certifikát využít a že je můžete použít jen v počítači, ve kterém byly vytvořeny. Jako název certifikátu vložte například vaše jméno a popis účelu. Klikněte na OK.

Vytvoření souboru s makry

Pokud ještě žádné makro v Outlooku nemáte, vytvořte je z menu Nástroje / Makro / Makra… nebo Alt+F8. Do pole Název makra napište „OznacitCekamNa“ a klikněte na vytvořit. Pokud název makra nebude vyhovovat (mezery, nepovolené znaky), tlačítko Vytvořit nebude aktivní.

Po kliknutí na Vytvořit se spustí editor jazyka Visual Basic s prázdným makrem. Kliknutím na ikonu diskety, nebo stiskem Ctrl+S případně z menu File / Save nový projekt uložte. Projekt bude uložen jako VbaProject.OTM, což je standardní úložiště maker v Outlooku 2007. Tento soubor maker si nyní digitálním podpisem podepíšeme.

Podepsání souboru s makry

Vyberte menu Tools / Digital signature. Zobrazí se dialog pro výběr certifikátu. Klikněte na tlačítko Zvolit, vyberte z dialogu váš nový certifikát a potvrďte OK, zkontrolujte název certifikátu a klikněte znovu OK.

Nyní soubor VbaProject.OTM uložte stiskem Ctrl+S nebo z menu Save VbaProject.OTM. Okno editoru zavřete a Outlook restartujte. Pokud se Outlook zeptá na uložení VbaProject.OTM ještě jednou, uložení potvrďte.

Označení našeho souboru s makry jako důvěryhodného

Znovu spusťte Outlook a v menu vyberte Nástroje / Makro / Editor jazyka Visual Basic případně stiskněte Alt+F11.  Podle prvního obrázku jsme nastavili volbu „Zobrazovat upozornění pro podepsaná makra a zakázat nepodepsaná makra“. Proto se zobrazí varovné okno.

Pokud kliknete na odkaz „Zobrazit podrobnosti o podpisu“, můžete si zkontrolovat, že se jedná o námi před chvílí vytvořený podpis. Tomuto podpisu budeme důvěřovat, a proto klikneme na tlačítko „Všechny dokumenty od tohoto vydavatele považovat za důvěryhodné“.  V editoru se otevře soubor VbaProject.OTM, který obsahuje makra v Outlooku. Pokud by se zobrazilo jen prázdné okno editoru, vyberte ve stromu položku Modules / Module1.

Vložení zdrojového kódu makra

Řádky začínající Sub [Název makra]() a End Sub označují začátek a konec makra. Mezi nimi jsou příkazy makra.

Původní začátek a konec makra vymažte a vložte tento kód:

Sub OznacitCekamNa()
Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")
objOL.ActiveInspector.CurrentItem.Categories = _
objOL.ActiveInspector.CurrentItem.Categories & ",Čekám na..."
End Sub

Soubor s makry uložte (Ctrl+S) a editor jazyka Visual Basic zavřete.

Přiřazení makra tlačítku

Makro, které jsme právě vytvořili, přidá aktuální otevřené položce kategorii „Čekám na…“. V šestém dílu seriálu jsme si upravovali panel nástrojů Rychlý přístup, takže vytvořit nové tlačítko a přiřadit mu makro nebude nic složitého. Prosím, vraťte se k minulému dílu pro podrobný postup.

1.    V dialogu Možnosti editoru změňte volbu „Zvolit příkazy z:“ na Makra
2.    Objeví se seznam maker, zvolte OznacitCekamNa.
3.    Tlačítkem Přidat jej přesunete na pravou stranu.
4.    Klikněte na název makra. Můžete také změnit pořadí tlačítek na panelu.
5.    Tlačítkem Změnit můžete změnit ikonu a název nového tlačítka.

Pokud jste se změnami spokojeni, potvrďte OK.

Jestliže jste postupovali správně, po kliknutí na tlačítko se kategorie „Čekám na…“ přiřadí, i když to není při použití v okně psaní nového mailu vidět. Abych neopakoval to, co jsem psal v minulém díle, opravdu doporučuju znovu přečíst minulý díl a využít novou znalost – tj. použití makra.

Kopírujeme makro

Nejspíš nezůstanete jen u jednoho makra a jedné kategorie. Makro můžete zkopírovat a modifikovat pro přiřazení další kategorie. Otevřete editor jazyka Visual Basic. Celý kód makra (včetně Sub… a End Sub) zkopírujte do schránky a vložte pod původní makro. Pak změňte název a řádek, ve kterém je název kategorie. Nové makro může vypadat třeba takto (červeně jsou vyznačeny změny):

Sub OznacitProjektABC()
Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")
objOL.ActiveInspector.CurrentItem.Categories = _
objOL.ActiveInspector.CurrentItem.Categories & ",ProjektABC"
End Sub

Po uložení souboru VbaProject.OTM se makro OznacitProjektABC objeví v nabídce maker. Tlačítko v Outlooku přiřadíte stejně jako u prvního makra.

Kategorii nyní přiřadíte jedním kliknutím rovnou při psaní nové zprávy a vedlejším tlačítkem zvolíte datum dalšího kroku.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru