Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl VI. – Psaní zpráv

By on 15. 5. 2009 in Nástroje with komentáře 2
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Doufám, že jsem poskytl dostatek času, abyste si svůj Outlook upravili a mohli popřemýšlet o tom, co by šlo ještě ohnout nebo vylepšit. Šup, šup s takovými nápady dolů do diskuze.

Než odešleme mail

Nejčastěji prováděnou činností v Outlooku je čtení mailů. Na druhém místě je, jak jinak, jejich psaní. Zkusme si zjednodušit některé často opakované činnosti, aby nám každé odeslání mailu ušetřilo několik sekund a několik pohybů myší.

Panel nástrojů Rychlý přístup

Otevřete dialog pro psaní nového mailu tlačítkem Nová (zpráva) nebo stiskem klávesové zkratky Ctrl+Alt+M. Je vhodné mít nejpoužívanější tlačítka při psaní mailu po ruce. Upravíme panel nástrojů Rychlý přístup.  Ten je umístěn v horní části všech podoken Outlooku, což není moc šikovné a mnoho uživatelů ho proto moc nepoužívá.

Abychom nemuseli moc jezdit myší, přesuneme panel dolů. To provedeme kliknutím na šipku na konci panelu (nebo pravým tlačítkem myši nad panelem) a z menu vybereme položku Zobrazit pod pásem karet. Na panelu jsou zatím jen ty nejzákladnější tlačítka. Kliknutím pravým tlačítkem myši nad tlačítkem pásu karet můžete přidat „zmenšeninu“ tlačítka na panel Rychlý přístup. Pokud chcete jiná tlačítka, která jsou hodně schovaná, nebo na panelu karet nejsou, zvolte z menu položku Další příkazy… a zobrazí se Možnosti editoru.

Jakmile máte na panelu Rychlý přístup jen ty položky, které potřebujete nebo používáte, není nic jednoduššího, než klikem pravým tlačítkem myši někde nad panely zbytečně velký Panel karet minimalizovat. Najednou nepotřebujete nový, větší monitor, že?

„Tlačítkové“ tipy

Jaká tlačítka si na panel můžete dát, záleží jen na vás. I já je měním, doplňuji nebo mažu podle potřeby.

Upozornil bych například na tlačítko (nebo spíš checkbox) „Neukládat“. Často některé zprávy přeposílám jen kvůli příloze a nepotřebuji, abych měl tu samou zprávu s velkou přílohou jak v doručené, tak odeslané poště. Na kartě Možnosti je tlačítko Uložit odeslanou položku, kde si můžu vybrat složku, kam zprávu uložit nebo ji neukládat.

Ale to je na mě moc klikání. Raději mám na panelu Rychlý přístup jen jednoduchý checkbox. Ten dostanete na panel pomocí Možností editoru a zvolení pole Všechny příkazy. Příkazy jsou řazeny podle abecedy.

Analogicky si najděte příkazy, které potřebujete. Někdy dá najít to správné tlačítko hodně práce.

Odeslané maily jako úkoly

Důležité je i tlačítko s praporkem příznaku „Zpracovat“, kterým přidáváte vlastní příznak a tedy další krok. Pokud totiž podle čtvrtého dílu nastavíte vlastní příznak, i odeslaný mail se vám zobrazí mezi úkoly. Před odesláním mailu je tedy vhodné přiřadit rovnou kategorii a tím i kontext pro budoucí zpracování. U odeslaného mailu tedy nejčastěji kategorii „Čekám na…“. To lze elegantně vyřešit makrem. Než se k makrům dostaneme, nezbývá, než kategorii přiřadit pomocí dialogu Možnosti zprávy.

Tlačítko Zařadit do kategorií u editoru nových zpráv z mě neznámého důvodu chybí. Přitom u ostatních editorů (úkoly, kontakty apod.) k dispozici je. Povedlo se ho někomu z vás najít? Pokud ne, budeme se muset v příštím díle začít věnovat velmi jednoduchým makrům a tlačítko pro přiřazení kategorie si vytvořit.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

komentáře 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Encore napsal:

    Uz z delky serialu (ono samo o sobe, ze se jedna o serial) je jasne, ze to s JEDNODUCHYM nema nic spolecneho ;) Prosty seznam ukolu, rozdeleny do kategorii a je to

  2. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    Celý seriál je o tom, jak pro někoho SLOŽITÝMI postupy upravit Outlook tak, aby se daly využít techniky, jako je Inbox Zero, vyhledávání a filtrování dle kontextů a nějaké další GTD triky, kterými se pak s Outlookem JEDNODUŠEJI a efektivněji pracuje. Ale v podstatě je to fakt jen seznam úkolů (tedy zatracené práce), označkovaný kategoriemi, abychom věděli, na které úkoly a příchozí maily se rovnou vykašlat :-)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru