Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Udržujte svůj systém stále „in“

By on 5. 4. 2009 in Rozvoj with Počet komentářů: 1

„Tenhle pařízek znám, tady jsme měli tu velkou malinu.“
„Ale ne, ten to není, tomu vzadu rostla houba, Jeníčku.“
„A podívej, támhle na tom stromě přece běžela ta krásná černá veverka!“
„Po tomhle běžet nemohla, tohle je smrk, kdežto tamto byla borovice.“
„A Mařenko, nevidíš někde ty drobky chleba? Vždyť jsi viděla, jak jsem je cestou házel na zem. Třeba tam, pod ten velký dub, tam jak jsme viděli ty králičí bobky.“
„Nevidím,“ polkla suše Mařenka a rozhlédla se kolem. Všude se černaly jakoby neprodyšné houštiny. Mezi nimi probleskovaly světlejší kmeny stromů. Začal padat večer. „Kde, kde, kde je cesta… Já chci domů,“ začal natahovat Jeníček a zděšeně se rozhlížel kolem sebe.

Jestliže používáte GTD, mohou vám krásně zorganizované a uspořádané položky podobně rychle přerůst přes hlavu. Chvíli pobíháte po pasece a přecpáváte se malinami, a za chvíli nevíte, kudy kam.

Celý organizační systém totiž vznikne neskutečně rychle. Nové záležitosti, úkoly, problémy, termíny nebo nápady skončí ve schránce, určí se jejich výstup, rozhodne se o nejbližším dalším kroku, který se zapíše do kalendáře nebo na patřičný seznam, nový projekt se přidá k ostatním na seznam projektů – a tím celé organizační martyrium končí.

Nekomplikujete-li si život složitým systémem, používáte jen několik listů papíru, pár složek a kalendář. Absolutní minimalisté skončí maximálně tak se složeným listem papíru a několika složkami v počítači. Cílem přece není donekonečna systém dokonale uspořádávat, cílem je mít úkoly hotové.

Když není systém aktuální…

Jako u všeho jednoduchého, i v jednoduchosti GTD se skrývají různá nebezpečí. Stačí málo, třeba že nebudete svůj systém pravidelně procházet a aktualizovat. A neaktualizovat u organizačního systému znamená, že se nesnažíte mít v každém okamžiku přehled všech dostupných alternativ, kterým byste se mohli věnovat. Nebo se budete věnovat – stejně jako Jeníček drobkům – jen dalším krokům a u mnoha z nich se ani nepozastavíte nad tím, jak vlastně do vašeho života zapadají či jakou v něm mají hrát roli. Řešíte jednotlivé stromy a les okolo vás nevnímáte. A v takové situaci…

…člověk snadno sejde z cesty

Co udělá Jeníček, když se s Mařenkou ztratí v lese? Chvíli zmateně pobíhají a snaží se najít (dávno snězené) drobky chleba. Potom se zastaví, zapřemýšlí a rozhodnou, že Jeníček vyleze na strom, aby se rozhlédl, kudy z lesa ven.

Jak se to vztahuje k organizačnímu systému?

Podívejte se na maliny či stromy jako na vaše další kroky a projekty, jimi přeplněné seznamy reprezentují hluboký les a drobky cestu, po níž se snažíte jít. Vzhledem k tomu, že spěcháte od jedné velké maliny ke druhé, ještě větší, stromy skutečně (i zdánlivě) přibývají – a cesta zničehonic zmizí (nebo se o to postarají po vašich službách hladoví „obyvatelé lesa“ okolo vás, tedy kolegové či šéf). Když už nevíte jak dál, začnete si zoufat.

Než nechat zajít věci takhle daleko, není lepší se zastavením se počítat od začátku? U projektů to formou porad přece děláme pořád.  Proč nestanovit, že se v určité fázi cesty člověk zastaví a podívá se, jak postupuje a jestli náhodou nesešel? Zastavit se nad úkoly samozřejmě můžete kdykoliv, ale nejčastěji člověk využije tzv. zhodnocení, kdy si projde všechny položky a zkontroluje stav systému.

Jak zmást pecivála, kterého si každý hýčkáme uvnitř sebe?

Co si budeme nalhávat, člověku se do práce navíc – byť je jakkoliv užitečná – nikdy příliš nechce. Navíc má často tendenci zdánlivě nepotřebné úkoly podobného typu odbýt. V případě hodnocení to ovšem není úplně nejlepší nápad. Aby nebylo (týdenní) zhodnocení ztráta času, musíte se dopředu pojistit.

•    První pojistka: oklamte sebe sama. Osvědčilo se mi nastavit si pro obě zhodnocení (tedy denní i týdenní) v kalendáři blok času a přistupovat k nim jako k „reálným“ schůzkám. Tedy počítat s tím, že v době od … do … bude člověk zaneprázdněný a nebude moci dělat nic jiného, než věnovat se sobě samotnému.
•    Druhá pojistka: vytvořte si kontrolní seznam jednotlivých kroků zhodnocení. David Allen ve své knize Mít Vše Hotovo nabízí víceméně výstižný seznam kroků, které by měl člověk během hodnocení udělat. Pro svoji potřebu jsem si ji po vzoru podobně „postižených“ přetvořil do seznamu, který mi při hodnocení pomáhá. (Jste-li přihlášení, můžete si seznam stáhnout ve formátu .pdf.)
•    Třetí pojistka: dělejte zhodnocení pokud možno na stejném místě a v přibližně stejnou dobu. Ač vysvětleno v Allenově knize, docenil jsem toto upozornění až postupem času. Člověk je tvor milující návyky a rutinní opakování, není tedy nic lepšího, než vytvořit si k zhodnocení „vztah”, který máme třeba k čištění zubů: považujeme jej jako naprosto samozřejmou součást dne. Ale jen si vzpomeňte, jak se ráno cítíte, když si třeba po flámu zuby nezvládnete vyčistit…

Zaveďte denní zhodnocení …

Jak zajistit, aby týdenní zhodnocení člověku nezabíralo dvě až tři hodiny? Hm, proč si nepomoct hodnocením denním?
David Allen mluví především o týdenním zhodnocení, ale jak jsem sám časem zjistil: když věnujete hodnocení denně nějakých 10 – 20 minut, ušetříte si půlstoletí práce během o něco delšího týdenního zhodnocení.

Kromě asi čtyř bodů z mého seznamu jsou všechno ostatní věci, které se mohou dělat každý den. Když si každý den vyprázdníte schránky, nastavíte další kroky, upravíte stav projektů a vyberete to, co musíte zítra udělat, nezabere to více než deset, možná dvacet minut.

… a začněte s některým z nich třeba dnes

Dnes je neděle, ideální čas, kdy si můžete udělat hodinu čas a zajistit, aby vás nikdo neobtěžoval. Nastavte si časovač na 60 minut, „naskládejte“ před sebe celý svůj organizační systém a nic jiného (tj. zavřete icq, skype, youtube.com, vaše oblíbené internetové stránky, vypněte běžící film) a zkontrolujte, co vám v systému uteklo.

Udělejte to, nebo dopadnete jako Jeníček a Mařenka a budete muset dát zavděk nouzovému řešení v podobě perníkové chaloupky. Jak to tam s nimi dopadlo, vám přece nemusím vykládat. Chápu, jen opravdu tvrdé zkoušky formují charakter, ale tvrdit dětem, že upéct babu je efektivní řešení vlastních problémů a nešikovnosti, mi přijde poněkud surové.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru