Mít čas pod dohledem

Jak jsem se začal blížeji seznamovat s metodou GTD, pročetl knihu Davida Allena a desítky článků na internetu, zlepšovala se má pracovní výkonnost. Mám na mysli množství zvládnutých úkolů, minimum jejich odkládání, včasné dokončení projektů – a v neposlední řadě všeobjímající klid v hlavě, kde se mi mozek nemusel neustále přehrabovat v neroztříděných poznámkách.

Netrvalo to ale dlouho a počáteční dobrý pocit doplnilo i uvědomění si, že valnou většinu dne, resp. týdne, věnuji právě nejrůznějším úkolům, projektům, obecněji tedy práci. Vzpomněl jsem si na své novoroční předsevzetí, kdy jsem si den krásně rozčlenil do skupinek PRÁCE, STUDIUM, RELAX (jako třeba odpočinek, filmy, knihy), OSTATNÍ (cestování, jídlo, nákupy), SPÁNEK a ke každé ze skupin si připsal konkrétní počet hodin, který by mi měla daná oblast ze dne ukousnout. Na Silvestra mé odhady vypadaly hezky, realita (i s použitím GTD) však byla jiná.

Jak tedy plnit úkoly a přitom mít na sebe čas?

Mám za to, že dříve, nežli se člověk dokáže takřka přesně pohybovat ve vymezených časových hranicích (a tedy nevěnovat v rámci týdne 70% svého času práci a třeba jen 5% odpočinku), musí mít představu o tom, jak nakládal s časem doposud.

Rozhodl jsem se tedy dva týdny, den co den, sledovat strávený čas nad prací, studiem, odpočinkem a jinými záležitostmi. Ačkoliv se stopování vlastního času může někomu zdát jako příliš svazující, stačí týden a mám mnohem lepší představu, jak (ne-)efektivně se svým časem nakládám.

Aplikace

Na podobné účely existuje hned několik aplikací. Rozhodl jsem se opomenout desktopové programy, neboť mnoho projektů, setkání či přesunů během dne se odehrává bez přítomnosti počítače. Za ideální proto považuji aplikace pro mobilní telefony (v mém případě iPhone).

Prográmky, které se mi po odzkoušení jevily jako velmi dobré, jsou dva. Time Manager od společnosti Telience a Eternity od Komorianu.  Obě aplikace jsou placené, stejně tak lze však obě nainstalovat v okleštěné „podobě“ v lite verzi zdarma. Telience nabízí i ve free verzi obstojné množství funkcí a tagů, ale uživatelsky zrovna dvakrát přívětivá není.

Mým účelům bohatě postačila lite verze aplikace Eternity. Eternity Lite dovoluje sledovat pouze sedm oblastí, které si můžete pojmenovat dle svého uvážení. Zásadním faktem je, že aplikace může běžet na pozadí, klidně i přes noc (budete-li chtít stopovat i dobu spánku), takže nijak neomezuje práci na telefonu. Mezi další přednosti patří intuitivní ovládání, jednoduchý vzhled a také možnost (když jste třeba zapomněli stopování po dokončení úkolu vypnout) upravit začátek či konec měření.

Toto vše byste pochopitelně mohli udělat i bez speciální aplikace. Stačí vám stopky, obyčejné digitální hodinky a třeba zápisník, tabulka, kam byste si výsledky zapisovali. Eternity ale vedle stopek funguje i jako právě takový „přehledník“ toho, čím jste v tom či onom dnu/týdnu/měsíci zabývali a kolik jste tomu věnovali času. Kromě vytvření seznamu umí tyto údaje převést i do statistiky – čili procentuálního zastoupení. Velmi snadno si tak můžete zjistit, kolik jste strávili času odpočinkem v rámci dne/týdne/měsíce. a porovnat si to s vámi vytyčeným plánem, resp. předsevzetím. Full verze kromě neomezeného množství „oblastí“ nabízí i export do tabulek (např. Excel).

Co s tím a jak dál?

Prakticky ihned se toto (pro někoho asi nepříjemné) stopování času pozitivně projevilo na mé efektivnosti. Nejenže mám již po prvním týdnu hrubý přehled o tom, co mi jak dlouho trvá a kde mám rezervy, ale při práci nad určitým projektem nebo úkolem mi v podvědomí tikají hodinky – uvědomuji si, že bych se neměl zbytečně rozptylovat, že bych se měl na plnění úkolu maximálně koncentrovat a minimálně od něj odbíhat, či jej dokonce nemíchat s plněním jiného projektu. A to vše jen proto, abych se potěšil tím, že mi daný úkol trval menší dobu, než jsem původně odhadoval, a že mám o něco více času třeba právě na čtení knih, procházku nebo jen takové příjemné „vypnutí“.

A jaké máte zkušenosti a triky vy?