Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl V. – Pohledy a filtry

By on 14. 4. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 10
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Pohledy na seznam úkolů

V Outlooku jsme udělali spoustu práce, spoustu změn, ale skutečná práce stojí. Abychom se v úkolech lépe zorientovali a měli na očích jen ty, které zrovna potřebujeme, zbývá nadefinovat filtry a zobrazení.

Zobrazení (v anglické verzi View) je kombinace nastavení těchto vlastností:

  • vybraná pole v záhlaví (tedy zobrazované sloupce např. předmět, datum, stav položky)
  • vlastnosti seskupování (zda se položky seskupují do skupin a podle kterého pole)
  • seřazení položek (možnost řadit postupně až podle čtyř polí)
  • filtr položek (tedy kritéria, podle kterých položky vyloučíme nebo zahrneme do seznamu)
  • další nastavení (týká se vzhledu písma, tabulky, čar a náhledů)
  • automatické formátování (lze zajistit, aby položky měly jiný typ, barvu a velikost písma podle vlastností úkolu nebo zprávy)
  • formátování sloupců (nastavíte formát dat ve sloupcích podle potřeby)

Myslím, že každý uživatel bude mít jinou sadu pohledů. Ukážu tedy jak vytvořit ty, které používám nejčastěji. Ostatní už lze analogicky odvodit. Opět platí, že s pohledy můžete experimentovat a upravovat je podle potřeby. Zobrazení, které jsou v Outlooku při instalaci, můžete obnovit tlačítkem do původního stavu, tak se nebojte experimentovat.

Co mám dnes na práci?

Nejpoužívanější pohled, který používám, zobrazuje položky, kterým bych se měl věnovat v právě probíhající den. Položky, které jsou zařazeny do kontextu @Doma a jiných nepracovních kontextů (Někdy možná apod.) mě také nezajímají, nepotřebuji je vidět.

Položky, které nemají naplánované žádný termín splnění, nejspíš nehoří. Stačí tedy, když datum přiřadím při nejbližším hodnocení. Tyto položky ze zobrazení také vyloučím.

Dále požaduju, aby byly položky seskupené podle kategorie (tedy kontextu) a také aby byly seřazeny podle termínu splnění. Můžu si vybrat, zda bude seznam kategorií sbalený nebo rozbalený.

Nastavujeme nové zobrazení

Vyberte menu Zobrazit/Aktuální zobrazení a Definovat zobrazení. Zobrazí se „Organizátor vlastních zobrazení“.

Vyjdeme ze zobrazení „Seznam úkolů“, které zkopírujeme tlačítkem „Kopírovat“. Doporučuji názvy vlastních zobrazení pro snadné odlišení uzavřít např. do hranatých závorek. Zkopírované zobrazení si nazveme například [Práce dnes a zítra]. Tlačítkem “Změnit” otevřeme dialog, kde budeme postupně měnit požadované vlastnosti.

Stiskem tlačítka „Pole“ se zobrazí dialog, ve kterém si vyberete pole (tedy sloupce v záhlaví) pohledu. Pokud budete vytvářet pohled, který popisuji výše, přeskládejte si pole zobrazení dle obrázku. Zobrazovaná pole můžete také modifikovat metodou Drag & Drop dle popisu ve čtvrté části seriálu, kde jsme vytvářeli pole „Stáří“ a „Příští akce“. Tyto pole najdete ve skupině „Pole složky definovaná uživatelem“.

Dále nastavíme vlastnosti seskupování. Pro potřeby GTD nás zajímá seskupení dle kategorií, tedy kontextů.

Kategorie seřadíme vzestupně. Uplatní se předřazení znaků speciálních znaků (!  @ # apod.). Znaky použijte s ohledem na prioritu kontextů. Když jsem s úpravami začínal, tak se mi kontext @Čekám na… zobrazoval na prvním místě. Tím pádem jsem nejdříve kontroloval úkoly v této kategorii. A protože prakticky pořád na něco čekám, tak jsem se k vlastní práci nedostal. Z toho důvodu jsem zavináč z Čekám na… odstranil a kategorie je tedy mezi posledními.

Pokud končíte den s pocitem frustrace, že jste za celý den neudělali nic pořádného a plnili nedůležité úkoly, tak si zaveďte kategorie !!MIT denní, !!MIT týdenní, tedy hlavní denní a týdenní úkoly (Most Important Tasks)  dle příbuzné metody Zen To Done. Ty jsou naopak díky dvěma vykřičníkům na prvním místě a řeším je jako první.

Zda chcete mít kontexty sbalené nebo rozbalené už záleží na vašem vkusu. Klikněte na OK a budeme pokračovat v nastavení řazení dle obrázku. Řadit položky můžete také podle priority a jiných polí.

Filtry v mém zobrazení „Práce dnes a zítra“

Pomocí filtrů vyloučíme položky, které nás v daném zobrazení nezajímají. Začneme jednoduchým filtrem v zobrazení [Práce doma].

[Práce doma]

Toto zobrazení zobrazí úkoly, které jsou zařazeny do kategorií @Doma, @Nákup, Někdy možná a Web a zároveň nejsou dokončeny.

Mnohem složitější je filtr, který používám pro každodenní práci v zaměstnání:

[Práce dnes a Zítra]

Toto zobrazení bude zobrazovat jen položky odpovídající těmto kritériím:

  • stav položky je „nezahájeno“ nebo „probíhá“, případně „čeká se na někoho dalšího“
  • termín splnění je dnes, zítra nebo starší
  • kategorie obsahuje ! nebo @ nebo .  nebo „Čekám“
  • nezobrazuje kategorie @Doma nebo  #

Definovat podmínky filtru můžete poměrně jednoduše v dialogu „Filtr“. Ale už nemůžeme jednoduše nastavit vztahy, mezi jednotlivými podmínkami a tak občas filtr nedělá to, co si myslíme, že by měl dělat.

Když přepnete na záložku SQL, uvidíte podmínky ve formátu SQL dotazu. SQL dotaz můžete editovat a doladit zatrhnutím checkboxu „Upravit kritéria přímo“. Přímá úprava dotazu však může být pro uživatele bez zkušeností těžko pochopitelná.

Proto zkopírujte připravený dotaz pro můj pohled pomocí schránky a vložte jej do pole „Najít položky odpovídající těmto kritériím“ jako na obrázku.

("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0
OR
"http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1
OR
"http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 3)
AND
(("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%.%'
OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%!%'
OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%@%'
OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%Čekám%')
AND
("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '@Doma')
AND
("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '#'))
AND
("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" <= 'Zítra')

Dotaz může být i na více řádků. Upravil jsem ho tak, aby byl přehlednější.

Vytvořit filtr uživatelský filtr není úplně triviální, pokud se v SQL dotazech neorientujete. Nebojte se však experimentovat změnou textů v připravených dotazech. Můžete změnit názvy kategorií nebo doplnit další řádky dle potřeby. Můžete také kritéria „naklikat“ výběrem polí ručně a pak na záložce „SQL“ dotaz upravit. Rád pomůžu, pokud do diskuze zmíníte vaše požadavky.

Jak změnit barvu textu podle stáří úkolu?

Bylo by příjemné, kdyby byly zpožděné úkoly označené červenou barvou, úkoly naplánované na dnešní den modrou barvou a položky na zítřejší den šedou barvou. Překombinované? Možná ano, ale je dobré znát všechny možnosti a experimentovat s nimi. Například při výběru práce se nejdříve zaměřím na červené položky, protože často jsou už splněné, jen jsem to neřekl systému tlačítkem „Splněno“  . Šedivé jsou ty úkoly, které bych dnes řešit neměl, ale když už mám hotovo, tak bych je řešit mohl, nebo si alespoň můžu připravit podklady a naplánovat zítřejší den.

Klikněte na tlačítko „Automatické formátování“ na dialogu „Přizpůsobit zobrazení“. Pokud ho nemáte ještě otevřen, vyvolejte ho znovu z menu Zobrazit/Aktuální zobrazení/Vlastní nastavení aktuálního zobrazení.

V dialogu, který se otevře, pak nadefinujete nové formátování a zvolíte typ písma a podmínku, pro kterou se zvolený typ písma použije.

Pro dnešní datum mám nastavenu modrou barvu písma a podmínku Splnit Dnes:

Stejným způsobem si nastavte i ostatní možnosti formátování.

Tímto krokem jsme tvorbu nového pohledu dokončili. Zkuste jej použít pomocí tlačítka „Aktuální zobrazení“ a sledujte, zda filtruje položky přesně podle požadavků.

Většinou bývá problém ve špatně definovaném SQL dotazu, nebo také pokud má jeden úkol přiřazeno více kategorií. Pak se podmínky navzájem kombinují.

Příklady zobrazení:

Vytváříme další zobrazení

Další potřebná zobrazení si vytvořte analogicky dle popsaného postupu. Zobrazení tvořte v Seznamu úkolů.

[Práce dle kategorie]

Zobrazí všechny úkoly a zprávy, které nemají příznak odloženo nebo dokončeno. Tento pohled používám pro hodnocení. Probírám položku po položce. Přiznám se, že často hodnocení flákám a některé kategorie úplně přeskakuji.

SQL dotaz:

(("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0 OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1 OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 3))

[Práce dle kategorie – odloženo]

Zobrazí úkoly, které mají stav úkolu odloženo.

Další filtry a zobrazení si vytvořte sami dle potřeb. Určitě uvítám tipy a návrhy, jaké filtry byste rádi využili. Osobně používám jen výše uvedené nebo upravené dle obsahu kategorií.

Začínejte den aktivně, nenechte se zavalit požadavky ostatních

Pokud spustíte Outlook, standardně se otevře složka Doručená pošta. Proč ovšem začínat den prací pro ostatní, když je výhodnější a rozhodně více motivující začít prací pro sebe? Píše o tom i Workaholic ve svém článku Začínejte den aktivně, ne reaktivně.

Je tedy rozhodně výhodnější, aby se po startu zobrazila složka se Seznamem úkolů. Místo, kde se úvodní složka nastavuje, je pěkně schované. Vyberte menu Nástroje/Možnosti. Vyberte záložku „Jiné“. Klikněte na tlačítko „Upřesnit nastavení“. Tam už najdete pole pro výběr složky označené „Spouštět v této složce“.

Bohužel jsem nepřišel na to, jak zajistit, aby se Outlook spouštěl na panelu zástupců, ale to až tak nevadí. Důležité je mít možnost startovat seznamem úkolů.

Tak a jsme u konce zatím nejrozsáhlejšího dílu. V příštím díle se zaměříme na vytvoření mailu, kterému přiřadíme kontext „@Čekám na…“ a také na několik tipů pro zpracování pošty a úkolů.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 10

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Pepa Dvořák napsal:

    Bohužel mi nejde v Outlooku 2010 použít SQL dotaz pro filtr [Práce dnes a Zítra]. Hlásí to: Při analýze textu SQL došlo k chybě. Nerozumím SQL a proto zkouším se zeptat: Poradíte mi prosím někdo? :-) Pepa

  2. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    SQL dotazy už jsou opraveny. K chybě došlo patrně při změně redakčního systému. Pokud byste na nějakou další chybku narazili, dejte vědět.

  3. Miky napsal:

    Děkuji za užitečný článek!
    Chtěl bych se zeptat na SQL v Outlooku. Jak zapsat „a zároveň“ ? Zkoušel jsem (…) AND (…) a nefunguje to jak bych si představoval. Chci prostě udělat specifičtější filtr. Např. zobrazit všechno kromě kompletních emailů. Tedy dám zobrazit: status nerovná se kompletní AND adresář nerovná se mail.

    Asi chci hodně že? :)

    Mimochodem nevíte zda jde nějakým způsobem změnit přednastavené barvy – barvy kalendáře, kategorií, skin ?

  4. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Miky: Chce to mít nějaké základní povědomí o logických operátorech a pak zkoušet. Není potřeba psát dotazy ručně, lze je nastavit „klikáním“ a na záložce SQL jen kontrolovat nebo mírně upravit operátory. Raději přidávat jednu podmínku po druhé, než dosáhnete požadovaného.

    Např.
    ("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x10900003" <> 1 AND "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0e05001f" <> 'Doru') mi najde všechny úkoly (bez ohledu na cokoliv) a všechny maily s příznakem, mimo složky začínající „Doru“ tedy doručená pošta.
    Možná může být zmatek v tom, že u úkolů se používá STAV, ale u mailů STAV PŘÍZNAKU.

    V Outlooku 2010 a 2007 si můžete vybrat ze tří barevných schémat. (Možnosti/Obecné/Barevné schéma). Barvu kalendáře změníte kliknutím pravým tl. na název kalendáře a výběrem v menu. Barvy kategorii v seznamu všech kategorií – položka Všechny kategorie…

  5. Miky napsal:

    @Jaroslav Luhan: děkuji za odpovědi.
    Hádanku se mi nakonec podařilo vyřešit i bez zásahu do SQL (s operátorem AND). Využil jsem toho, že Outlook rozlišuje mezi statusy úkolů a mailů.

    Ne u všech filtrů to jde tak jednoduše sečíst pomocí AND – chci to a to a to a to nechci…

    K těm barvám, myslel jsem to jinak. Chci přidat nové! Takové, které nejsou v Outlooku přednastavené. Mimo jejich paletu.

  6. Blanka napsal:

    Prosím, mám naděláno spousty změn v Organizátoru vlastního zobrazení a po letech mi budou v práci přeinstalovávat outlook, chtěla bych to nějak zálohovat případně zkopírovat soubor ve kterém outlook uchovává tyto informace o tom vzhledu složek.
    U pravidel jsem našla možnost zálohování resp. exportu ale u toho si nevím rady.
    Můžete poradit.
    Děkuji B.

  7. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Blanka – pokud máte v práci Exchange server (to budou vědět správci, co budou Outlook přeinstalovávat), tak se nastavení filtrů, pravidel a zobrazení přenesou i do nového Outlooku automaticky. Lze to ověřit ještě před reinstalací. Pokud ne, je to výrazně složitější, dejte vědět.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru