Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl IV. – Inbox

By on 6. 4. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 11
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Vítejte u pokračování seriálu o ohýbání Outlooku. V tomto díle si ukážeme jak vytvořit:

•    složku pro příchozí poštu (IN – příchozí složka)
•    pole “Stáří položky”
•    pole “Další krok”

Složka pro příchozí záležitosti

Jak jsem uvedl v prvním díle, složka Doručená pošta se příliš nezmění. Jen se na ni budeme dívat přes filtr, který zobrazí pouze zprávy, které nejsou opatřeny příznakem. Ty, které příznakem a kategorií označíme, z naší virtuální doručené pošty zmizí a objeví se v seznamu úkolů. Splněné položky také z příchozí schránky zmizí. Kdykoliv však něco hledáte, nahlédněte do běžné složky Doručená pošta.

Vytvoříme tedy novou složku výsledků hledání. Vyberte z menu Soubor/Nový/Složka výsledků hledání.

Vyberte „Vytvořit vlastní složku výsledků hledání“ a klikněte na tlačítko Zvolit…

Vyplňte název a klikněte na tlačítko „Kritéria“.

Na záložce Další volby vyberte „Jen položky, které nemají žádný příznak“ a klikněte OK. Pak zvolte tlačítko „Procházet“ a zrušte zaškrtnutí celého stromu a vyhledávání v podsložkách. Nechejte zaškrtnutou jen doručenou poštu. Potvrďte OK a znovu OK, abyste zavřeli všechny dialogové okna.

Tím je složka vyhledávání hotova. Nejspíš nebude prázdná. Máte několik možností, například celou doručenou poštu vymažte (razantní, ale účinná metoda), nebo ji ručně promažte a rovnou přidávejte kategorii a příznak. Také můžete celý obsah složky Doručená pošta označit (CTRL+A) a kliknout na tlačítko Splněno. Tím se složka IN – příchozí schránka vyprázdní, ale bude dostupná pro pozdější vyhledávání.

Jsem tvoje stáří, pozvi mě dál…

Pokud procházíte seznamy úkolů a vybíráte úkol k řešení, je někdy vhodné orientovat se také podle toho, jak dlouho položka existuje. Proto si vytvoříme uživatelsky definované pole a sloupec „Stáří“. Předtím si však vyzkoušíme, jak můžeme sloupce v záhlaví upravit.

Přepněte se do seznamu úkolů, klikněte pravým tlačítkem myši nad záhlavím sloupců, třeba nad polem Předmět a zvolte položku Výběr polí. Zobrazí se nové okno, jako na obrázku.

Okno Výběr polí umožňuje přidávat do jakéhokoliv zobrazení v Outlooku nové sloupce přetažením do záhlaví. Pořadí sloupců lehce změníte přetažením myší. Pokud na některé pole v záhlaví kliknete, budou se podle něj položky seskupovat nebo řadit. Pokud vás nějaké pole nezajímá, přetáhněte jej ze záhlaví pryč, odstraníte jej. Velmi jednoduché, že?

Pokud jste hrátky se záhlavím poněkud přehnali a chcete se vrátit k původnímu stavu, klikněte pravým tlačítkem na záhlaví, vyberte položku „Vlastní nastavení aktuálního zobrazení“ a úplně spodní tlačítko „Obnovit aktuální zobrazení“ dá zase vše do původního stavu.

Tak a nyní tedy vytvoříme slíbené pole stáří.

Klikněte na tlačítko „Nové“ a formulář vyplňte takto:

Název: Stáří

Typ změňte z Text na Vzorec.

Do pole Vzorec vložte přes schránku tento nenápadný vzorec, celý najednou na jednom řádku:

IIf(DateDiff("d",[Přijato],Now())<8,IIf(DateDiff("h",[Přijato],Now())<24,"Dnes (" & DateDiff("h",[Přijato],Now()) & "h)",choose(Weekday([Přijato]),"Neděle","Pondělí","Úterý","Středa","Čtvrtek","Pátek","Sobota")),DateDiff("d",[Přijato],Now()) & " dnů (" & Left([Přijato],Instr([Přijato]," ")-1) & ")")

Klikněte na OK a nově vytvořené pole „Stářípřetáhněte z formuláře Výběr polí na záhlaví.

Jaký bude další krok?

Dalším krokem bude vytvoření pole „Další krok“ neboli „Příští akce“, záleží na tom, jak tomu říkáte. Toto pole bude zobrazovat popis nejbližšího fyzického úkonu, který máte provést s emailem nebo outlookovým úkolem.

Znovu zobrazte okno „Výběr polí“ a klikněte na „Nový“. Do pole „Název“ vepište „Příští akce“ a pole „Typ“ bude opět vzorec.

Jako vzorec vložte tento řádek:

IIf([Příznak pro zpracování]<>"Zpracovat",[Příznak pro zpracování],[Předmět])

Pozn.: pro anglickou verzi Outlooku použijte vzorce uvedené zde.

Jak pole Další krok / Příští akce funguje?

Pokud zprávu v příchozí schránce označíte pouze příznakem, zobrazí se v seznamu úkolů v tomto poli předmět zprávy. Pokud však použijete tlačítko pro vytvoření vlastního příznaku, zobrazí se text vlastního příznaku, tedy další krok, který musíte provést.

Například přijde email se subjektem „Rezervovat hotel v Londýně pro konferenci“. Je jasné, že tento mail je zároveň dalším krokem – musíte si rezervovat hotel. Přiřadíte tedy kategorii „Zavolat“ a zvolíte příznak např. Zítra. V seznamu úkolů se zobrazí předmět emailu jako další krok.

Pokud však přijde email se subjektem „Konference zrušena“, rozhodnete, že dalším krokem je „Zrušit rezervaci hotelu“. Kliknete tedy na tlačítko „Vlastní příznak“ a vyplníte popis dalšího kroku:

V příští části seriálu se podíváme na úpravy zobrazení, které jsou dalším klíčovým prvkem v našich úpravách Outlooku. Proč? Pokud si nadefinujete vhodné zobrazení, uvidíte jen ty položky, které vás zajímají, nebo které můžete splnit. Ostatní vás nebudou obtěžovat.

Doplnění: POZOR na klávesu Insert. Přepíná příznak na stav Dokončeno a při pokusu o opětovné nastavení příznaku se původní „další krok“ ztratí. Postup, jak problém řešit najdete v diskuzi pod článkem.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 11

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. vkvkvk napsal:

    IN – příchozí složka
    Bohužel dostávám maily, kde odesílatel nastaví připomenutí a ty se mi nezobrazují. (Docela malér)
    Kritéria jsem upravil. Nastavil jsem jen „Upřesnit“:
    Stav příznaku se rovná Příznak pro zpracování
    Stav příznaku se rovná Bez příznaku
    Kategorie neobsahuje informace

    Překvapilo mě, že to funguje (všechny zprávy, kterým jsem já nenastavil připomenutí, zmizí ty, kterým dám kategorii informace.

  2. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @vkvkvk – příznaky od jiného uživatele řeším v 8. díle seriálu. http://www.mitvsehotovo.cz/2009/07/29/gtd-v-outlooku-jednoduse-a-prakticky-dil-viii/

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru