Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

„Autofocus“ – Řešení pro nekonečné seznamy?

By on 28. 4. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 6

Intro

České publikum velmi pravděpodobně nezná další z mnoha populárních přístupů k organizování práce – Do It Tomorrow , který pochází z dílny britského kouče a autora tří knih o time-managementu a organizaci práce Marka Forstera.

Mezi zásady, které Forster razí, paří princip sestavování uzavřeného seznamu úkolů na jeden den (jinými slovy, jak jsou všechny položky hotové, máte vyhráno) a odkládání vyřizování došlých e-mailů na další den (nic není tak urgentního, aby to nemohlo počkat na zítra).  Oba dva „triky“ jdou do jisté míry zcela určitě aplikovat do klasického gtd. (Na podrobnější popis a hodnocení DIT se místo na těchto stránkách určitě dostane.)

Mark Forster nyní přichází s novým přístupem, který se snaží maximálně při rozhodování se o tom, co zrovna bude člověk dělat či nedělat, využívat kombinace jak racionální úvahy, tak intuice Dopředu upozorňuji, že se jedná o překlad systému v ověřovací verzi.

Stejně jako DIT i tento jde kombinovat s GTD – by mohl člověku pomoci, když už ne vyřešit, tak alespoň rozhýbat zaseknutý klasický seznam dalších kroků. Zkoušel jsem nějaký ten týden řešit trvale přetížený seznam dalších kroků @COMP – a zatím to překvapivě fungovalo. Třeba to pomůže i vám. A závěrem děkuji Markovi za svolení tento překlad zveřejnit na stránkách MVH.

Workaholic

Mark Forster

Autofocus – Popis

Co můžete od přístupu očekávat?

Systém vychází jen z mých vlastních zkušeností, které jsem získal během jeho několikatýdenního užívání. Co jsem zjistil?

Výrazné zvýšení objemu práce

Zjistil jsem, že jsem schopen zpracovat více práce – a mnohem rychleji. Velmi pravděpodobně to bude tím, že tímto způsobem práce člověk limituje jakékoliv tření s nechutí či odkládáním úkolů.

Nepřítomnost stresu

Ačkoliv člověk musí stále nějakou práci dělat, nepřekáží mu žádné velké zábrany, které musel překonávat, či pocity trvalého přepracování. Ve skutečnosti mě všechno, co jsem dělal, těšilo. A čím více jsem se systému důvěřoval, tím více jsem jej měl rád.

Zaměření na to, co je důležité

Člověk se jen velmi obtížně soustředí na to, co považuje za důležité: racionálně si to sice zdůvodní, ale to, co vědomí považuje za důležité, nemusí za důležité považovat podvědomí. I letmým pohledem na udělanou práci jsem zjistil, že úkoly, na které jsem tímto způsobem práce soustředil, byly ty „správné“ – tedy odpovídaly okamžitým podmínkám i náladě.

Velmi rychle uspořádané rutinní kroky

Rychlost, s níž jsem se věnoval různým základním činnostem, rostla exponenciálně. Myslím tím věci jako odpovídání na e-maily, reakce na komentáře na mém blogu, odpovědi na telefonáty apod.

Pečlivé zpracování důležitých úkolů a velkých projektů

Systém se snaží přistupovat k velkým úkolům po „malých dávkách a často“. Výsledek? Projekt, například vytvoření této zkoušky, se řeší v určité době – a z hlediska metody velmi důmyslným způsobem. Jeden z důležitých výsledků přístupu “ v malých dávkách a často“ je práce s
nápady a vhledy – oba se objevují přirozeně jako výsledek toho, že
úkolu věnujete v průběhu určité doby.

Rychlý start

Organizační systém tvoří jeden dlouhý seznam všech záležitostí, které musíte vyřešit, zapsaný do obyčejného linkovaného bloku (ideálně 25 – 35 řádků na stránce). Jakmile vás napadne nová záležitost, napište ji na konec seznamu. Seznamem se prokousáváte stránku po stránce následujícím způsobem:

  1. Přečtěte rychle všechny úkoly, které jste si napsali na jednu stránku – ale nezačínejte na nich pracovat.
  2. Projděte stránku pomaleji a dívejte se po úkolech, dokud jeden z nich nebude nějak „vyčnívat“.
  3. Pracujete na tomto úkolu tak dlouho, dokud vás bude bavit.
  4. Přeškrtněte tento úkol na seznamu a – pokud není hotový – přepište jej na poslední místo na seznamu.
  5. Procházejte dokolečka stránku stejným způsobem. Nepřecházejte na další list, dokud jste se alespoň nějakou dobu nevěnovali zajímavým úkolům, které se „vyskočily“ ze seznamu na první stránce.
  6. Přejděte na další stránku a proces opakujte.
  7. Jestliže projdete stránku a ani jeden úkol vás na první prohlédnutí nezaujme, všechny úkoly na této stránce přestávají pro vás existovat – aniž byste je znovu přepisovali na konec seznamu. (Poznámka: Toto pravidlo se netýká poslední stránky, kam si přepisujete úkoly, na nichž pokračujete.) Pomocí zvýrazňovače zatrhněte odmítnuté úkoly.
  8. Až se dostanete na poslední stránku, vraťte se zpět na první stranu, která stále obsahuje aktivní úkoly.

Podrobnější vysvětlení každého z těchto kroků najdete níže. Navrhuji ale, abyste si zkusili systém v praxi, a zbývající text si přečetli později. Nezapomeňte si do seznamu úkolů připsat „Přečíst zbytek návodu“. Nepotřebujete začínat s obrovským množstvím úkolů – přidávejte úkoly, jak vás budou napadat nebo se objeví.

Kompletní návod

Když vás napadnou nové záležitosti, připište je na konec seznamu.

Jedna z hlavních vlastností tohoto přístupu je to, že do něj můžete vložit víceméně všechno. Doporučuji zapsat úplně všechny úkoly, které se objeví, aniž byste se snažili nějako je hodnotit. O hodnocení se postará systém sám.

Přečtěte rychle všechny úkoly, které jste si napsali na jednu stránku – ale nezačínejte na nich pracovat.

Tím, že stránku s úkoly rychle projdete, umožníte vaší mysli nenásilně začít zpracovávat jednotlivé úkoly.

Projděte stránku pomaleji a dívejte se po úkolech, dokud jeden z nich nebude nějak „vyčnívat“.

V tomto kroku buší srdce celého systému. Nesnažte se přidělovat úkolům priority – tím narušíte rovnováhu mezi racionální a intuitivní částí vaší mysli. Místo toho čekejte na pocit „odblokování“, který se při čtení úkolu dostaví. Velmi těžko se to popisuje, ale poznáte jej okamžitě. Prostě začnete mít pocit, že přišel čas, aby se tento úkol pohnul z místa. Jak budete procházet stránkou dolů, možná se začnete mít pocit, že byste se měli k již odloženému úkolu vrátit. Jakmile se tento pocit dostaví, všechny překážky, které by vám bránili pustit se do úkolu, zmizí – a snadno jej splníte.

Pracujete na tomto úkolu tak dlouho, dokud vás bude bavit.

Nenuťte se do pokračování práce déle, než se vám chce. Tento způsob vychází z přístupu „v malých dávkách a často“. Jakmile máte dojem, že to stačí, přestaňte na úkolu pracovat.
Přeškrtněte tento úkol na seznamu a – pokud není hotový – přepište jej na poslední místo na seznamu.

Ve skutečnosti je lepší úkol nejprve přepsat, a teprve potom přeškrtnout. Jinak se vám může stát, že se trošku ztratíte. Přiznávám ale, že často toto doporučení porušuji – prostě si na to nevzpomenu. Nové zapsání na konec seznamu je z hlediska systému naprosto zásadní. Měli byste si zapisovat všechno, co má tendenci se objevovat opakovaně (např. e-maily, čtení novin, cvičení), vše, na čem stále ještě pracujete (např. psaní nového článku nebo zprávy), všechno, k čemu se musíte znovu vrátit (např. Odpověděl už Michal na e-mail?) také rozsáhlejší úkoly jako např. čtení knížky, časopisu nebo deníku. Možná si k nim budete muset také zapsat další kroky nebo záležitosti, ke kterým se budete chtít někdy vrátit. Na základě zkušeností se systémem odhaduji, že znovu zapisuji přibližně polovinu až dvě třetiny úkolů – buď jako další kroky, nebo jako pokračování sledování.

Procházejte dokolečka stránku stejným způsobem. Nepřecházejte na další list, dokud jste se alespoň nějakou dobu nevěnovali zajímavým úkolům, které se „vyskočily“ ze seznamu na první stránce.

Když budete s každou stránkou zacházet jako se samostatným blokem úkolů, získáte plus v podobě „strukturovaného odkládání úkolů“, který vychází z toho, že každé odkládání je relativní. Jinými slovy, každý úkol se bude dělat snadněji, když zjistíte, že byste místo něj měli dělat mnohem obtížnější úkol.

Přejděte na další stránku a proces opakujte.

Zjistíte, že stránku buď velmi rychle probíháte, nebo s ní naopak strávíte hodně času. Obě možnosti jsou v pořádku – nechejte, ať vás osloví každý vyčnívající úkol.

Jestliže projdete stránku a ani jeden úkol vás na první prohlédnutí nezaujme, všechny úkoly na této stránce přestávají pro vás existovat – aniž byste je znovu přepisovali na konec seznamu.

(Poznámka: Toto pravidlo se netýká poslední stránky, kam si přepisujete úkoly, na nichž pokračujete.) Pomocí zvýrazňovače zatrhněte odmítnuté úkoly.

Nyní se systém zbavuje všech položek, které jste jen tak bez jakéhokoliv hodnocení či zvážení zapsali. Položky ovšem prošly systémem – a nezaujaly vás. Stát se to může snadno (např. stačí, abyste si zapsali dlouhý seznam knih, které byste si chtěli někdy přečíst), ale některé položky naopak budete chtít řešit.

Doporučuji vám vzít pravidlo, že je nebudete znovu zapisovat, vážně. Neznamená, že už je nikdy nebudete moci zapsat – ale měli byste mezi jednotlivým zápisy nechat uplynout nějakou dobu. I po té ovšem stojí za zvážení, proč jste je vlastně odmítli, jestli se jim máte skutečně věnovat, jestli už nastal čas věnovat se jim, jestli vás neodtahují od některého většího cíle a další faktory. Když si zapisujete již jednou odmítnutý úkol, někdy pomůže úkol přeformulovat nebo rozdělit na menší části.

Zvýraznění pomáhá hodnotit odmítnuté položky

Pamatujte, toto pravidlo se netýká stránky, kterou stále ještě zaplňujete novými úkoly (např. poslední strana)

Až se dostanete na poslední stránku, vraťte se zpět na první stranu, která stále obsahuje aktivní úkoly.

Každou již neaktivní stránku si označuji malým křížkem v horních okrajových rozích stránek. Pokud se před touto stránkou nenachází žádná aktivní stránka, křížek navíc zakroužkuji. Tím snadno najdu první aktivní stránku. Časem zjistíte, že se počet aktivních stránek stoupá či klesá v závislosti na období. Teď, kdy píši tento text, jich mám devět, ale číslo se v uplynulé době pohybovalo od tří či čtyř až do patnácti.

Dopředu varuji, tento způsob práce dovede působit navykově (alespoň já to tak cítím), a tak se možná vyplatí vytvořit si „pracovní hodiny“. Jakmile čas na práci uplyne, přestaňte pracovat, a až nastane čas znovu se do práce pustit, nevracejte se na začátek seznamu, ale začněte na místě, kde jste skončili. Přiznávám se ale, že se mi toto doporučení moc nedaří dodržovat.

„Seznamy úkolů“

Pokud se nyní do práce touto metodou pouštíte, velmi pravděpodobně už máte nějaký způsob, jak sledovat práci, které se musíte věnovat. Doporučuji zapsat do stávajícího systému všechno na jedno sezení a nechat na úkolech, aby se samy prosily. Když narazíte na některé úkoly, které budete trvale odmítat, čeká vás nelehký úkol: vážně se zamyslet nad tím, jestli tento úkol musíte skutečně dělat.

Seznam e-mailů a papírových záležitostí v sobě skrývá velké nebezpečí: může se rozrůst do nezvladatelných rozměrů a přestane stíhat řešit aktuální záležitosti. Proto doporučuji vydělit tyto často se aktualizující položky na druhý seznam – a vést si je odděleně na samostatném seznamu. K „seznamu e-mailů“ a/nebo „papírovým záležitostem“ tak přibude i „Vyčistit email“ a „Vyčistit fyzickou schránku“.

Proč tento způsob funguje?

Systém nabízí základní rámec, který se snaží vyvažovat vědomou a podvědomou část mysli.
Kdybychom se snažili řídit svůj život jen na základě racionálních úvah, neustále bychom svůj život plánovali. Tyto plány by ovšem naše vlastní mysl do jisté míry odmítala, protože nevyužívá pouze racionální úvahy. Většina z nás se už mnohokrát věděla (díky racionální části mysli), čemu bychom se měli věnovat, a přesto jsme se do těchto úkolů nepustili – protože je nepřijala za své také podvědomá část mysli.

Kdybychom však na druhou stranu řídili svůj život jen na základě podvědomých, přirozených pudů, práce by nám ujížděla pod rukama, jednali bychom iracionálně a impulsivně.

Jakmile se nám ale podaří tyto dvě složky myšlení skloubit a vyvážit, budeme schopni dělat racionální rozhodnutí, které budou reflektovat naše vnitřní pocity a emoce. Autofokus metoda nabízí rámce, který toto skloubení umožňuje. Ačkoli mluvím o „systému“, z nějž vybíráme, spíše mám na mysli stav, kdy systém nabízí pouze rámec, který nám umožňuje rozhodovat se na základě vyvážených úvah – a bez výrazného stresu.

Co dělat a nedělat?

Věřte systému. Samotná struktura systému vám pomůže lépe se rozhodovat – mnohem lépe, než jak byste se rozhodovali bez systému.

Používejte zdravý rozum. Pokud se objeví něco, co vyžaduje okamžitou reakci, udělejte to okamžitě.

Nesnažte se dopředu upravovat to, co se dáváte do systému. Pokud budete úkoly dopředu nějak hodnotit, vaše hodnocení priorit k úkolu bude daleko horší, než jaké byste získali až bude položka v systému.

Očekávejte, že se položky budou pohybovat různou rychlostí. Něco půjde rychle, něco pomalu, něco se i na nějakou dobu zastaví – a něco úplně odmítnete. A přesně tak to má i fungovat.

Nepoužívejte tento přístup na věci, které vyžadují určitý termín – ať již den, nebo určitou hodinu. To se může týkat vaření jídla, trénování hry na hudební nástroj, zavírání obchodu apod.

Projděte skutečně všechny vyčnívající položky v seznamu, když se k němu po nějaké pauze zase dostanete. To vám pomůže získat hlavní přehled všeho, co se musí udělat.

Nezapomeňte dodat do systému všechny jak připomínky, tak položky, které musíte dále sledovat. Pokud si chcete udržet svou práci pod kontrolou, bez těchto si rozhodně neporadíte.

Přidávejte hodně tvořivých úkolů, jako například „Promyslet …“, „Zjistit…“, „Prodiskutovat…“, „Zhodnotit…“

Připište datum k položce, kterou v daný den přidáváte jako první. Ačkoliv se nejedná o zásadní krok, pomáhá vám to sledovat, jak na úkolu postupujete.

Nechejte si na seznamu prostor, do kterého budete zaznamenávat nápady a úkoly, které vás budou napadat.

Používejte nějaký nástroj, který vám pomůže připomínat úkoly, které se musí udělat v nějakém určitém okamžiku v budoucnosti (termínový pořadač, připomínky v Outlooku, Kalendář atd.)

Používejte zvláštní notesy a seznamy pro různé kontexty, jako např. Doma, V práci.

Mark Forster svůj systém dále rozvíjí. Více o Autofocusu si můžete přečíst také v článku Autofocus dále rozpracován aneb jak popsat jednoduchou záležitost zbytečně složitým způsobem.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Anonymní napsal:

    Přidávám jeden obrázek mapy v programu freemind registry cleaners

  2. Al Miller napsal:

    Líbí se mi, služby, které úžasně překvapilo mě, že tento druh práce by mělo být provedeno ve správné cestě a také díky za informace, které jste sdílené!. quebec incorporation

  3. Ultra Directory napsal:

    Člověk se jen velmi obtížně soustředí na to, co považuje za důležité: racionálně si to sice zdůvodní, ale to, co vědomí považuje za důležité, nemusí za důležité považovat podvědomí. I letmým pohledem na udělanou práci jsem zjistil, že úkoly, na které jsem tímto způsobem práce soustředil, byly ty „správné“ – tedy odpovídaly okamžitým podmínkám i náladě.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru