Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Tři „složky“ úplně stačí … anebo ne?

By on 23. 3. 2009 in Rozvoj with Počet komentářů: 6

Čím víc složek mám, tím víc názvů si musím pamatovat. Teda, názvy si pamatovat člověk nemusí, ty má před sebou vždy, když program spustí. Co si však pamatovat musí, jsou nějaká ta pravidla, podle kterých chtěl do těchto složek příchozí a odchozí e-maily třídit.

Kam by měl připadnout mail od rodiče, který požaduje zaslání učebních materiálů pro své nemocné dítě? Patří tenhle e-mail do složky „ŠKOLA“, kde se ale zamíchá s nabídkami firem, dopisy od kolegů z různých českých či zahraničních škol (každý víceméně jiné povahy) nebo domácími úkoly, které mi každý týden zasílají žáci? Nebo bych si měl vytvořit složku „speciální“, na odeslané přípravy s úkoly, abych viděl, kdo má zájem spolupracovat? A když už budu dělat tuhle složku, neměl bych si ji rozdělit podle jednotlivých tříd?

Možností, jak „rozsložkovat“ poštu se nabízí nespočet. Je to však potřeba? Neumožňují v současné době nástroje v počítači snadné vyhledání víceméně jakéhokoliv e-mailu? Jen málokterý tip týkající se e-mailu mě postavil na nohy více než doporučení Giny Trapani z Lifehackeru.

Trojice složek postačí

Rada zní: veškerou poštu třiďte do třech umístění. A taky si ohlídejte, aby vám mezi další kroky nepřistávaly nové e-maily. Neznám nic horšího, než když si člověk nechá maily v Doručené poště s tím, že se k nim vrátí (nebo musí vrátit), a do toho mu začnou přistávat nové, nepřečtené zprávy. A ještě k tomu člověku vznikne další seznam nových kroků (kolikátý už to vlastně je?) a tím si veškerá snaha o vytvoření jednoduchého systému končí.

Na okraj termínu složka

Vzhledem k tomu, že používám Gmail, s klasickými složkami vlastně nepracuji. K roztřídění e-mailů mi slouží různobarevné „štítky“, které vlastně fungují jako takové složky. A protože na českém poli nepatří gmail mezi nejrozšířenější e-maily, volím pro tento text označení složka. Tak si to aspoň bude moci každý představit na svém počítači.

Použití „@“ není gtd-móda, ale praktičnost: takto označené štítky/složky se objevují nad všemi ostatními položkami seznamu.

„K řešení“

Do složky „@follow-up“ patří všechny e-maily, kterým se musím ještě věnovat. Přestože e-maily sem založené vyžadují další kroky (nebo jsou to celé projekty), za žádnou cenu nepoužívám tuto složku jako připomínky. Ty se nachází na patřičném seznamu dalších kroků  – mimo schránku e-mailového klientu.

Čekám na…

Do složky „@čekám na…“ ukládám delegované e-maily nebo maily, u nichž potřebuji získat odpověď.  Do jisté míry se mi obsah této složky poněkud dubluje se seznamem Čekám na…, který mám v svém organizéru dalších kroků a projektů (MonkeyGTD) – jednotlivé úkoly se mi však tímto způsobem mnohem snadněji urgují.

Veškerá přijatá pošta

Do „Archivu“ (tlačítkem Archive) ukládám všechnu spamu zbavenou přijatou a vyřízenou poštu. „Vyřízená“ v mém případě znamená, že již bylo přečteno, odpovězeno či úkol opraven a odeslán zpět frustrovanému autorovi.

… anebo nestačí?

Vzhledem k tomu, že část archivované pošty dost často používám, musel jsem základní pravidlo tří složek pro některé případy poněkud „rozpracovat“. Tak například pro úkoly z administrativy (což je nějakých 40 žáků) jsem si nastavil speciální štítky. Vlastní štítek mi má usnadnit dohledávání těch jmen, které mi úkol ještě neposlaly.

Stejně tak dočasně označuji i záležitosti týkající se nějakého většího projektu. Jakmile projekt skončí (a vypadá to, že již nebudu seskupené e-maily potřebovat), štítek odstraním a umožním e-mailům rozplynout se mezi ostatní. Tím si hlídám, aby se z archivu později nevyvinula nezvladatelná chiméra.

Jak příchozí poštu řešíte vy?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru