Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl III. – Navigace

By on 28. 3. 2009 in Nástroje with Žádný komentář
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Předpokládám, že jste četli první a druhý díl seriálu věnující se jedné z mnoha cest, jak ohnout Microsoft Outlook pro GTD.

Začněte s jednoduchými úpravami

Implementace GTD v Outlooku, kterou popisuji, využívá „přirozené úpravy“ grafického rozhraní a běžné funkce. Výhodu této metody spatřuji právě v tom, že není nijak striktní, je spíše inspirativní. Každý uživatel pracuje jinak a každý styl práce nebo zaměstnání vyžaduje jiný pohled na věc.

Nebojte se systém upravovat za pochodu, podle toho, jak se mění vaše zkušenosti a váš styl práce. Pokud vám něco na Outlooku vadí, změňte to. Všechny zde popsané úpravy lze vrátit zpět nebo přizpůsobit. Začněte jednoduchými změnami, postupně přidávejte. Bude to váš Outlook. Neztratíte se v něm, tak jako se mi to stalo po instalaci komplexních doplňků a programů třetích stran.

Kroky implementace

V této části seriálu se podrobněji podíváme na:

•    Použití kategorií
•    Panel zástupců – konfigurace navigačního panelu
•    Vytvoření panelu tlačítek pro GTD

Kategorie jako GTD kontexty

Seznam defaultních kategorií v Outlooku vymažte a vytvořte si své vlastní kategorie.

Podívejte se na ukázku mých kategorií. Kategorie je GTD kontextem. Na obrázku se rozhodně nenachází  všechny moje kategorie a stejně tak se nejdná o statický seznam. Mění se podle potřeby a podle práce na projektech. Předřazením znaků ! . @ nebo jejich zdvojením, můžete ovlivňovat pořadí kategorií ve filtrech a pohledech.

!!MIT denní, !!MIT týdenní: pokud znáte GTD a tyto zkratky vám nic neříkají tak vězte, že jde o hlavní denní a týdenní úkoly (Most Important Task)  dle metody Zen To Done. Více informací najdete ve článku o Zen to Done.

!Zavolat , !Zjistit mailem: to je asi jasné, většinou krátké úkoly, ale vyžadují správný čas.

$Kontrolní seznamy: tuto kategorii jsem si vymyslel, abych měl na jednom místě soustředěné věci z „vyšších letových hladin“. Jedná se spíše o poznámky týkající se dlouhodobých záležitostí, které aktualizuji podle situace nebo při hodnocení. Uchovávám si tam například historii změn, cílů apod.

.Projekty – položka v této kategorii vždy začíná klíčovým slovem – názvem projektu. Položky v této kategorii jsou další kroky, které se k projektu váží. Pokud jde o informativní položku, ještě před název projektu napíšu slovo INFO. Vím, že takovou položku můžu potřebovat, ale nezobrazí se v seznamu denních úkolů a nemusím s ní nijak nakládat. Na další klíčové projekty mám zvláštní kontext začínající tečkou – tj. samostatnou kategorii.

@FocusWork:  guruové time managementu doporučují vyhradit si na nějakou činnost takzvaný chráněný čas, kdy vás nikdo nebude vyrušovat a můžete se plně soustředit na úkol. V kalendáři si pak tento čas dopředu rezervujete a plníte úkoly z této kategorie. V ideálním případě vypnete email a telefon. Pěkná myšlenka. Nedaří se mi ji uplatnit v praxi.

@Jednání: mít více kategorií podle lidí se mi neosvědčilo, takže mám jen jednu, úkol začínám jménem člověka a tématem, které chci probrat. Když se pak s dotyčným setkám (nebo plánuji schůzku),  do vyhledávání napíšu jeho jméno a na obrazovce zůstanou jen 2-3 témata k jednání. Kategorii @Jednání používám i na pochůzky.

@Doma @Nákup @Notebook  @FirmaXY, @FirmaYZ – to je asi jasné, kontexty podle místa a např. poboček firmy.

@Někdy možná Work, @Někdy možná: původně jsem měl jen jednu kategorii Někdy možná… ale plní se rychleji, než z ní ubývá. Proto zde odděluji soukromý a pracovní život.

@Web – informace, které potřebuju vyhledat na internetu. Jakmile je najdu, tak změním kategorii třeba na @Jednání nebo @Nákup apod.

Věděli jste, že každá položka v Outlooku může mít více kategorií najednou? Víte, že změnit, odstranit nebo přidat kategorii můžete rychle pravým tlačítkem myši nad stávající kategorií nebo nad sloupcem Kategorie? Také lze rychle vytvořit složku výsledků hledání z aktuálně zvolené kategorie pomocí místní nabídky. Vytvořenou složku si pak můžete přidat na Panel zástupců.

Jednoduchá a rychlá navigace

Panel úkolů, který se zobrazuje defaultně vpravo a obsahuje pohled na kalendář, aktuální schůzky a úkoly nepoužívám. Informace v něm jsou příliš zhuštěné a panel zabírá hodně místa. Vypnout a znovu zapnout ho můžete pomocí menu Zobrazit/Panel úkolů.

Podokno pro čtení, tedy okno, ve kterém je náhled na položku, mám raději dole nebo vypnuto, abych viděl k jednotlivým položkám (mailům) více sloupců a tedy více informací. Získaný prostor bude potřeba, protože si totiž nějaké sloupce přidávám.

Abychom nemuseli při práci přepínat mezi hlavními moduly (Úkoly, Pošta, Kalendář) a vždy hledat právě potřebnou složku v poměrně košatém stromu, využijeme panel zástupců. Na něj pak soustředíme jen ty důležité složky. Pojďme tedy panel upravit.

Kliknutím na malou šipku vedle ikon (u šipky B) otevřete menu a vyberte „Možnosti navigačního podokna“. Pomocí tlačítka „Nahoru“ přesuňte ikonu „Zástupci“ na první místo a klikněte Ok. Nyní stáhněte panel dolů uchopením lišty, na které jsou drobné tečky (šipka A), tak, aby kromě první položky zmizely textové popisy a panel tak zabíral méně místa. Můžete i úplně dolů, aby byly vidět jen ikony.

Úprava panelu zástupců v Outlooku

Horní část panelu zástupců je nejspíše prázdná, nebo nepotřebné položky vymažte (pravé tlačítko/odstranit).

Vytvořte své skupiny kliknutím na odkaz „Vytvořit novou skupinu“. Doporučuji tyto skupiny v následujícím pořadí:

•    Příchozí záležitosti
•    Úkoly a zpracování
•    Archiv a soubory
•    Odchozí záležitosti
•    Čas
•    Občas zkontrolovat

Jaké zástupce složek vložíte do těchto skupin záleží na vašem stylu práce, ale inspirujte se ukázkou a popisem v první části. Sám některé položky měním často, například pokud pracuji na nějakém větším projektu, chci mít všechny související záležitosti po ruce. Pak je vhodné vytvořit složku výsledků hledání, která filtruje pouze danou kategorii nebo klíčové slovo.

U některých složek je vhodnější sledovat celkový počet položek než počet nepřečtených položek. Například u IN – příchozí schránky neřeším, zda je zpráva přečtená nebo ne, důležité je stanovení dalšího kroku. Změnu proveďte kliknutím pravým tlačítkem nad zástupcem a volbou Vlastnosti.

Vlastní panel nástrojů pro GTD

Chci mít rychlý a snadný přístup ke všem nástrojům, které používám při zpracování položek. Z tohoto důvodu jsem vytvořil vlastní panel nástrojů. Nevíte jak?

Klikněte na nějaký jiný panel s tlačítky pravým tlačítkem myši a vyberte „Vlastní“, zvolte záložku „Panely nástrojů„, pak klikněte na tlačítko „Nový“, jako název panelu napište GTD, potvrďte OK. Jakmile se panel objeví, můžete na něj přesouvat nebo kopírovat tlačítka z ostatních panelů nebo ze záložky „Příkazy“ na dialogu „Vlastní“.

Vytvoření vlastního panelu nástrojů v MS Outlook

Můj panel obsahuje tato tlačítka:

Undo/Zpět – geniální a hodně používaná funkce ve všech programech :)

Zařadit do kategorií – pomocí tohoto tlačítka se přiřazuje kategorie neboli kontext. Nejpoužívanějších 15 kategorií nastavíte dvojím kliknutím, ostatní na čtyři kliknutí. Nejčastěji používám kliknutí pravým tlačítkem nad sloupcem Kategorie a pak nad sloupcem Příznak, pokud vybírám standardní příznaky (dnes, zítra, příští týden….)

Přidat vlastní příznak – v seznamu tlačítek je pojmenováno jako „Vlastní“, ikoně jsem pomocí funkce „Upravit vzhled tlačítka“ přimaloval symbol plus, aby lépe vyjadřovalo jeho funkci. Tímto tlačítkem se otevře dialog, kde do pole Příznak vložíte popis dalšího kroku a termín, kdy se má položka připomenout.

Označit jako splněné – splněné úkoly a maily zmizí z pohledů pro vykonávání činností, ale v Outlooku zůstanou.

Přesunout do jiné složky – slouží k přesunutí položek do jiné složky v rámci Outlooku. Na tomto místě bych měl asi poznamenat, že v celém Outlooku funguje metoda Drag & Drop, takže položku můžete myší přetáhnout do jiné složky přetažením na Panel zástupců. Pokud chcete z emailu vytvořit úkol nebo schůzku, stačí mail přetáhnout na ikonku kalendáře nebo úkolů.

Tlačítkem Aktuální zobrazení se přepínají pohledy a filtry. Na panel přetáhněte obě modifikace tlačítka „Aktuální zobrazení“. Jedno najdete ve skupině Zobrazení, druhé ve skupině Upřesnit. Aby bylo úplně jasno, podívejte se na následující obrázek:

Úprava panelu v MS Outlook

Připadá vám zbytečné používat obě modifikace tlačítek Aktuální zobrazení? Jedno se lépe ovládá, druhé neustále zobrazuje aktuální filtr (ale hůř se ovládá). Vyzkoušejte, pochopíte.

Upravený panel Aktuálního zobrazení  v MS Outlook

Pokud je toto váš první vlastní panel nástrojů v produktech Microsoft Office, gratuluji! Zkuste si s ním ještě trochu pohrát.

Můžete ho různě přesouvat, zařadit mezi standardní panely nástrojů, zkuste si přidat tlačítka a funkce, které často používáte a nechcete je zdlouhavě hledat. Tlačítka, která nepotřebujete, odstraníte přetažením mimo panel. Pokud panel omylem zavřete, můžete ho znovu zobrazit volbou z menu Zobrazit/Panely nástrojů.

V příštím díle si ukážeme:

•    složku pro příchozí poštu (IN – příchozí složka)
•    pole „Stáří položky“
•    pole „Další krok“

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru