Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl II. – Automatické třídění

By on 13. 3. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 7
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Stále ještě hledáte vhodný program, který by v zápasu s časem a úkoly pomohl boj vyhrát? Pokud jste ho už našli a jste plně spokojeni, tak gratuluji, asi nemusíte číst dál. Užívejte si světa, kde je „vše hotovo“. Pokud denně pracujete s Outlookem a věříte, že ho lze znásilnit tak, abyste další program pro GTD nepotřebovali, čtěte dál.

Věřil jsem, zkoušel jsem, hledal jsem a nakonec jsem objevil implementaci Davida Ornsteina, kterou jsem úplně nadšen. S jeho souhlasem se o ni chci podělit i s vámi. V úvodním díle jsem popsal, jak lze omezit ovládací prvky na minimum, aby nabubřelost ovládání Outlooku nerozptylovala. V tomto  díle chci představit principy, které na pár kliknutí proženou příchozí záležitosti sítem GTD procesu. Ukážu, jak vytvořit úkol z emailu a jak dokážu rychle vyprázdnit složky s příchozí poštou – tzv. Zero Inbox. Zatím zde stále nenajdete podrobný návod, jak si funkce „naklikat“. K detailním návodům se dostaneme po představení celého konceptu řešení, což už by nemělo dlouho trvat.

Neztrácejte čas tříděním! Ať to hledá samo!

Outlook od verze 2003 disponuje zvláštním druhem virtuálním složek, které automaticky prohledávají a jako obsah zobrazují jen ty zprávy, které odpovídají zvoleným kritériím.  Jde o Složky výsledků hledání. Pokud se podíváte například do „běžné“ složky s příchozí poštou, vidíte její „běžný“ obsah, což je většinou chaos. Když se podíváte do odeslané pošty, nevidíte nic jiného, než odeslanou poštu, také chaos, pokud tedy nejste detailista, který tráví čas tříděním pošty do složek.

Můžete si však vytvořit složku výsledků hledání, jejímž obsahem budou například všechny nepřečtené zprávy od určité osoby a starší než jeden týden. Jiná virtuální složka může obsahovat jen komunikaci s lidmi z určité domény (bez ohledu na složky), nebo s určitým klíčovým slovem (např. „Objednávka“). Definice kritérií je prakticky libovolná.

Používání složek výsledků hledání je výrazně rychlejší, než ruční přesouvání a třídění pošty. Ano, lze vytvářet uživatelská zobrazení a filtry nad složkami, ale ty lze použít jen nad jednou – aktuální složkou. Složka výsledků vyhledávání však může obsahovat položky z několika jiných složek zároveň.

Váš prohlížeč možná nepodporuje zobrazení této zprávy.

Úkoly z emailu? Žádný problém!

V Outlooku 2007 přibyla ještě další virtuální složka nazvaná Seznam úkolů. Tato složka označená červeným praporkem sdružuje všechny emailové zprávy označené příznakem a dále všechny úkoly ve složce úkolů. Není jednodušší cesty, jak v Outlooku vytvořit úkol z příchozího emailu využitím této funkce tím, že emailu přidělíte příznak pro zpracování.

Filtry zobrazí jen aktuální úkoly, ostatní počká…

Pro třídění emailů do složek, které splňují určitá kritéria lze využít s výhodou výše popsaných složek výsledků hledání. Složky výsledků hledání však umí pracovat pouze s emailovými zprávami. S úkoly bohužel ne. Pro Seznam úkolů tedy musíme zvolit jiný postup a to využít zobrazení a filtry.

Filtr zobrazí jen ty položky, které vás zajímají. Proč by mě měly zajímat úkoly, na které je dost času nebo který můžu plnit jen v kanceláři? Nejdůležitějším je tedy filtr, který mi ukáže naplánovanou práci na dnešní den a kontext, ve kterém se právě nacházím. Postupnými úpravami jsem zjistil, že vystačím pouze s několika málo pohledy.

Jak tedy bude proces sbírání a zpracování položek fungovat?

Začněme tím jednodušším a to je vytvoření úkolu. Úkol vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový úkol nebo rychleji klávesovou zkratkou ctrl+shift+k. Napíšeme předmět (tedy další krok, který musíme udělat), přiřadíme kategorii (tedy kontext – v terminologii GTD) a termín splnění.

Stavu při vytváření úkolu nevěnuju pozornost.  V podstatě používám jen Nezahájeno, Odloženo a Dokončeno. To, že úkol čeká na někoho jiného je vyřešeno kategorií @Čekám na… .

Pokud při týdenním hodnocení narazím na položku, která není kvůli různým okolnostem aktuální, ale nechci ji smazat, protože obsahuje nějakou referenci, změním stav na Odloženo a datum splnění nastavím na dobu, kdy by mohla být opět aktuální. Filtr pro denní úkoly s takovými položkami nepočítá  -nezobrazuje mi je. Znovu na ni tedy narazím až při týdenním hodnocení v budoucnu podle zadaného data.

Všimněte si sloupce Stáří. Ten v normálním Outlooku není. Ukazuje dobu existence položky. Pokud je starší než týden, je uvedena doba ve dnech. Je poměrně dobrý psychologický motor. Podvědomě se snažím staré položky nějak zbavit a vyřešit. Buď ji smažu, protože nebyla tak důležitá, nebo se problém vyřešil „sám“, nebo jde o případ, který jsem špatně delegoval nebo špatně nastavil další krok.

Úkol nemusí být pouze text v předmětu a datum. V Outlooku můžete dát jako přílohu k čemukoliv cokoliv (do úkolu jiný mail, dokument, fotku. Text v mailech, úkolech můžete formátovat, vkládat tabulky, obrázky, textová pole. Pokud vytvoříte třeba wordovský dokument (ale i myšlenkovou mapu ve FreeMind) a vložíte jej metodou drag&drop do úkolu, otevřete, upravíte, uložíte, tak se zaktualizuje jako příloha toho úkolu a nemusíte se starat o odkazy nebo zástupce na soubory umístěné někde jinde na disku.

Konec nevyřízené poště – Inbox Zero

Máte doma klasickou poštovní schránku? Jistě, s nástupem elektronické komunikace do ní padají spíše reklamní letáky a sem tam nějaká ta důležitá informace ve formě pohlednice nebo dopisu. Necháváte v ní ty letáky jen tak ležet a vybíráte jen to, co vás zajímá? Asi ne. Celý obsah schránky vyjmete, spam (letáky) vyhodíte, pohlednici přišpendlíte na nástěnku a účty (některé) zaplatíte. Ne, nechci zdržovat tím, co je to Inbox Zero (k tomu se dostaneme jindy).

Moje složka Doručená pošta se po implementaci GTD do Outlooku v podstatě nezměnila. Je to skoro stejný chaos jako dříve. Jen se změnil způsob, jakým se na ni dívám. Můj Inbox (na screenshotech jako In-příchozí schránka) je nyní složka výsledků hledání, která zobrazuje jen maily, které:

  • jsou ve složce Doručená pošta
  • nemají přiřazenou žádnou kategorii
  • nemají přiřazený žádný příznak ke zpracování
  • nemají příznak „Dokončeno“

Nezajímá mě stav přečteno/nepřečteno, protože pokud při prohlížení Inboxu email odpovídá výše uvedeným kritériím, musím ho:

  • rovnou smazat (spam, informace, kterou po přečtení nepotřebuji)
  • označit příznakem „Splněno“ (sloupec s praporkem nebo raději speciální tlačítko na GTD panelu)

nebo

  • opatřit kategorií (tedy kontextem, kde s ním budu pracovat)
  • přidělit příznak ke zpracování a tím definovat další krok (existuje finta, jak do příznaku napsat libovolný text)

Tímto rychlým postupem se email z virtuálního Inboxu (složka výsledků hledání) ztratí. Kam? Pokud má kategorii a příznak ke zpracování, objeví se ve složce Seznam úkolů. Pokud ho označíte jako Splněno, zůstane v běžné Doručené poště, ale tam se dívám jen, když něco hledám. Tam zůstává stejný chaos, jako před implementací GTD. Ale co oči nevidí…

Zpracování a provádění úkolů

Pokud používáte panel Zástupců, lehce se po vyčištění Inboxu přesunete do Seznamu úkolů.

Jeden z mých filtrů (Práce dnes a zítra) zobrazí všechny neuzavřené záležitosti, rozdělené do kontextů. Rozkliknutím kontextu, ve kterém chci nyní pracovat, se objeví úkoly, které jsou plánovány na dnes nebo zítra. Zpožděné úkoly mám obarvené červeně, dnešní modře a zítřejší šedě. Zbarvení textu lze zajistit pomocí podmíněného formátování.

  • Úkol, který potřebuju přesunout do jiného kontextu, chytím a přesunu do jiného kontextu (drag&drop pod jinou kategorii).
  • Úkol, který jsem vyřešil, označím tlačítkem „Splněno“  a on zmizí.
  • Úkol, ke kterému potřebuju něco připsat, nebo stanovit další krok dvojím kliknutím otevřu a upravím.
  • Pokud chci změnit informace u úkolu vytvořeného z emailu, kliknu na tlačítko na GTD panelu s praporkem a plus  a zobrazí se dialog, kde informace upravím.

Týdenní a denní hodnocení snadno a rychle

Pomocí filtrů, které však vyhovují každému jinak, jen probírám položku po položce a měním kontext nebo popis dalšího kroku. Je to velmi rychlé a žádná položka neunikne kontrole.

Aby vše klapalo…

Outlook není nafukovací a tak je třeba čas od času přesunout a archivovat splněné záležitosti (tj. dokončené úkoly a staré maily) pryč z hlavních pracovních složek. Tuto údržbu si plánuji dopředu a nezabere více než 5 minut. Jinak je totiž vyhledávání a filtrování (zvláště na starším PC) poněkud pomalejší.

Způsob provádění údržby a detailnější popis implementace tohoto GTD si přiblížíme v některém z dalších dílu.

Zdá se to složité?

Na první pohled možná ano. Ale složité se mi zdálo i samotné GTD, když jsem se s ním poprvé setkal. Po půl roce používání si nedovedu představit, že bych se měl vrátit ke starému způsobu práce. Zkusme si to ještě shrnout:

Panel nástrojů pro GTD a panel Zástupců (viz na první díl) soustřeďují potřebné ovládací prvky na jedno místo, minimalizují počet klikání a přeskakování mezi obrazovkami. Tím výrazně zrychlují práci.

Inbox neboli  In – příchozí schránka v našem podání je složka vyhledávání, která zobrazí jen zprávy, u kterých jsme se nerozhodli, jaký bude další krok (zpráva nemá příznak a kategorii).

Seznam úkolů se automaticky tvoří z ručně vytvořených úkolů a ze zpráv v doručené a odeslané poště, které mají přiřazen nějaký příznak.

Na seznam úkolů se díváme přes filtry a zobrazení, které nám předkládají jen úkoly, které by nás v daném kontextu a čase měly zajímat. Ostatní se „objeví“ později nebo při hodnocení.

Dokončené položky v Outlooku stále zůstanou do provedení údržby a nebudou nás obtěžovat. Kdykoliv je však můžeme vyhledat pomocí klíčových slov.

Tak věřím, že už máte jasno, zda je Outlook vhodný pro váš styl práce a pokud ano, příště se už můžeme věnovat detailnímu nastavení.

Aktualizace říjen 2010: Za 2 roky používání a úprav Outlooku jsem pro správu kategorií začal používat doplněk CategorieZ. Recenzi si můžete přečíst v tomto článku.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Tightrlik napsal:

    Testovací koment – pardon.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru