Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl I. – Úvod

By on 2. 3. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 8
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Každý začínající s GTD si nutně projde fází, kdy hledá vhodné nástroje. U někoho je cesta rychlá a jasná (blok, tužka, papír), u někoho zdlouhavá a více či méně efektivní (zkoušení různých prográmků a pomocníků). Myslím, že nejrozumnější je implementovat GTD procesy do osobního systému, na který je uživatel zvyklý a kterému důvěřuje, případně ho obohatit o nové prvky. Nesmí totiž dojít k „přeorganizování“, systém musí být tak jednoduchý a tak snadno udržovatelný, jak jen to jde.

Microsoft Outlook byl vždy mým hlavním organizačním nástrojem už od dob, kdy si pořídil první digitální asistent (PDA Pilot) a synchronizoval seznamy úkolů, aniž bych tušil něco o GTD. PDA jsem už vystřídal spoustu, ale věrnost Outlooku zachovávám i nadále. S každou novou verzí Outlooku se mění jak design, tak některé funkce, ale základní filozofie ovládání je v podstatě stejná. S nástupem verze Office 2007 a jejími „omalovánkami“ je změna designu výrazná, s odstupem ji však hodnotím pozitivně. V  článcích se budu zabývat verzí Outlook 2007. Některé funkce však lze zprovoznit i ve starších verzích. Moje GTD v Outlooku je výrazně inspirováno blogem Davida Ornsteina, který mi dal k šíření v české komunitě souhlas.

Smyslem tohoto článku není poskytnout naprosto podrobný návod, jak zde zmíněné věci nastavit a „naklikat“, ale spíše přinést ostatním inspiraci a získat zpětnou vazbu v diskuzi. Detailním návodům se však v budoucnu nebráním, to bude záležet i na vašich reakcích.

Zjednodušte navigaci v Outlooku

Outlook má velké množství ovládacích prvků a panelů. Je vhodné vytvořit si vlastní zjednodušené a přehledné ovládání. Nejdříve jsem začal vytvořením panelu zástupců, ve kterém mám často používané složky bez ohledu na typ jejich obsahu, ale s ohledem na GTD procesy. Můj panel vypadá takto:

Skupina Příchozí záležitosti:

IN – příchozí schránka je zvláštní pohled na běžný mailový inbox, ale je uzpůsoben tomu, aby se úkolům snadno přiřazovaly termíny a kontexty a aby fungoval tzv. zero Inbox – tj. aby v ní nezůstávaly žádné nezpracované záležitosti. Princip a nastavení popíšeme v dalších dílech.

Ve složce IN – Hlasové poznámky se po synchronizaci s PDA (Windows Mobile) objeví hlasové poznámky, které si nahrávám stisknutím jednoho tlačítka PDA na cestách, když sebou nemám notebook apod. Nahrávání do PDA se mi velmi osvědčilo i pro záznam okamžitých nápadů.

Složka Poznámky ke zpracování není ve své podstatě příchozí schránka, ale zde si ukládám informace, které mi sbírání dříve napomáhaly, jako třeba tato poznámka, která obsahuje seznam míst, které musím vyprazdňovat:

nebo tato poznámka, která mě motivuje, když se mi do něčeho nechce.

Skupina Úkoly a zpracování je hlavní skupina, která odkazuje do složek s úkoly. Zde je využita virtuální složka Seznam úkolů (To-Do list), která sdružuje jak emaily, tak položky úkolů.

Skupina OUT – odchozí obsahuje především složku s odeslanou poštou. Často je třeba vyhledávat nebo vracet se k tomu, co jsem někomu odeslal, aniž by na tom závisela nějaká moje otevřená záležitost.

Skupina Archiv a soubory obsahuje složky, do kterých potřebuju nahlížet průběžně při zpracování nějakého úkolu. Tu bude mít každý člověk nejspíš úplně jinou.

Vytvořte si vlastní tlačítkový panel

Dalším velkým pomocníkem pro rychlost zpracování záležitostí v outlooku je vlastní ovládací panel. Umožní např. jedním klikem „vyčistit“ nepotřebné položky z inboxu, rychle určit kontext a další krok, rychle měnit pohledy a filtry apod. Panel je viditelný ve všech hlavních oknech Outlooku.

Můj panel obsahuje tyto tlačítka:

Undo/Zpět – geniální a hodně používaná funkce ve všech programech :)

Zařadit do kategorií – pomocí tohoto tlačítka se přiřazuje kategorie neboli kontext. Nejpoužívanějších 15 kategorií nastavíte dvojím kliknutím, ostatní na čtyři kliknutí.

Přidat vlastní příznak – v seznamu tlačítek je pojmenováno jako „Vlastní“, ikoně jsem pomocí funkce „Upravit vzhled tlačítka“ přimaloval symbol plus, aby lépe vyjadřovalo jeho funkci. Tímto tlačítkem se otevře dialog, kde do pole Příznak vložíte popis dalšího kroku a termín, kdy se má položka připomenout. Položka, která má přiřazenu kategorii a příznak z Inboxu „zmizí“. Jak to zařídit se dozvíte v budoucím článku GTD v Outlooku – Zero Inbox.

Označit jako splněné – mail, který je jen informativní, nedůležitý, nebo který okamžitě vyřešíte, „odstraníte“ jedním kliknutím na toto tlačítko. Tím z Inboxu „zmizí“ také, ale v Outlooku pro případné budoucí vyhledání zůstane.

Přesunout do jiné složky – kliknutím se zobrazí stromová struktura složek v Outlooku, takže velmi pohodlně přesunete položku do jiné složky. Osobně nevyznávám filozofii vytváření složek pro různé projekty, zákazníky nebo témata a pak ruční přesouvání položek. Spíše se mi líbí filozofie Google – Don’t sort! Search! – Neroztřiďuj! Vyhledávej!

Tlačítkem Aktuální zobrazení se přepínají pohledy a filtry. Jaké filtry a pohledy používám, popíšu v některém z dalších pokračování, ale i když jsem jich měl při počátečním experimentování mnoho, nakonec jsem dospěl k používání jen čtyř, které plně pokryjí mé potřeby. Díky používání fulltextového vyhledávání pomocí Windows Search, jednoduché kombinace klíčových slov (např. názvy projektů,  jména, místa) a kontextu moc filtrů nepotřebuju.

Pokud umíte anglicky, podle blogu Davida Ornsteina si můžete začít Outlook upravovat hned. Ostatní pokládejte dotazy v diskuzi, nebo počkejte na další pokračování. Chtěl bych se věnovat těmto tématům:

  • Vlastní panel zástupců a panel nástrojů – detailní nastavení
  • Zero Inbox v Outlooku (složka Doručená pošta, složka Úkoly a Seznam úkolů, přiřazení kontextu a dalšího kroku)
  • Filtry a pohledy v Outlooku
  • Kontexty a kategorie, návrhy na práci s projekty
  • Synchronizace s PDA, vzdálený přístup, zálohování

Aktualizace říjen 2010: Celý seriál si můžete stáhnout v jednom PDF souboru na této stránce. PDF však neobsahuje užitečné komentáře dalších uživatelů.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 8

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Má vůbec cenu začínat s GTD? | Mít vše hotovo.cz | 16. 5. 2013
  1. Václav napsal:

    Dobrý den,
    nevím, zda je to zde ještě aktuální, ale zaujal mne vámi popisovaný systém GTD natolik, že jsem jej implementoval do své práce a musím přiznat, že ač jsem teprve na začátku, výsledky jsou zatím ohromující. Mám však jedem problém, který nemohu zatím překlenout. Po každém restartu PC mi zmizí složka „Seznam úkolů“ z panelu zástupců (Outlook 2010). Je to docela nepříjemné, nesetkal jste se s tím?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru