Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Řízení projektů s ConceptDraw PROJECT

By on 25. 2. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 4

Nedávno jsem vás seznámili s první částí zajímavého balíku kancelářských aplikací ConceptDraw Office vyvíjeného společností Computer Systems Odessa, a to ConceptDraw MINDMAP, což je aplikace pro GTD přímo stvořená. Balík ConceptDraw Office ale obsahuje celkem tři vzájemně propojené aplikace ConceptDraw PRO, ConceptDraw MINDMAP, ConceptDraw PROJECT a bylo by škoda nepodívat se jim na zoubek. Dnes se tedy podrobněji podíváme na aplikaci ConceptDraw PROJECT určenou především pro řízení projektů. Na Mít vše hotovo tím otevíráme nové téma – projektové řízení.

Krátce o projektovém managementu

Projektový management můžeme definovat jako „řízení cesty od jednoho stavu k druhému.“ (1) Rozsáhleji projektový management definuje Harold Kerzner, přední světový teoretik projektového managementu:

„Projektový management je souhrn aktivit spočívající v plánování, organizování, řízení a kontrole zdrojů společnosti s relativně krátkodobým cílem, který byl stanoven pro realizaci specifických cílů a záměrů.“ (2)

Ústřední postavou projektového managementu je projektový manažer, což je osoba pověřená vedením projektu a tím pádem plně zodpovědná za jeho hladký průběh a zdárné dokončení. Mezi hlavní povinnosti projektového manažera patří plánování a realizace projektů, identifikace potřebných zdrojů a přiřazení jednotlivých úkolů.

Pro profesionální řízení projektů je velmi důležité důsledné plánování s přiměřenou úrovní detailu a samozřejmě založené na reálném základu. Projektový manažer plánuje na každém projektu jednotlivé aktivity, stanovuje jejich vzájemné vazby a určuje celkovou dobu trvání. Součástí projektového plánování je i tzv. alokace zdrojů.

Každý projektový manažer hledá pro tuto důležitou oblast své práce vhodný nástroj, který by mu toto efektivní a provázané plánování umožnil.

Nástroje

Na druhou stranu, aby to ale nebylo tak snadné. Použití jakýkoliv nástrojů pro řízení projektů je podmíněno alespoň základní znalostí projektového managementu. Pouze software váš projekt připravit a řídit nedokáže. Mezi nejznámější aplikace patří určitě MS Project, který patří do skupiny produktů MS Office. Jde o velice robustní a propracovaný software, jehož prostřednictvím lze připravit a řídit velice rozsáhlé projekty se stovkami až tisíci úkolů. Naproti tomu pro malý projekt lze velmi účinně a při troše šikovnosti použít např. obyčejný tabulkový procesor, např. MS Excel.

Nástroj jako ConceptDraw PROJECT je ideálním řešením pro organizace i jednotlivce, kteří již mají s projektovým management zkušenosti a kteří hledají jednoduchý a efektivní nástroj. I méně zkušeným uživatelům umožňuje naučit se rychle vytvářet a řídit svůj projekt.

Takže od začátku…

Instalace

Co vás hned překvapí, a je určitě velkou předností celého balíčku, je rychlá a velmi snadná instalace. Kromě standardních dotazů na umístění do složky a souhlasu s licencí nemusíte nastavovat žádné parametry, instalovat další aplikace a nemusíte odpovídat na žádné dotazy.

Ze tří nových ikon na ploše vybíráme modrou pyramidu ConceptDraw Office Project.

Start a ovládání

Po rychlém startu aplikace, zakládáme pomocí nabídky velmi jednoduše nový projekt. Na výběr máme také z možností otevřít již existující projekt či otevřít poslední projekt.

Aniž bychom museli nastavovat jakékoliv další parametry, můžeme rovnou přejít k vytváření projektového plánu. Pro příklad jsme si zvolili projekt rekonstrukce domu, který nám umožní maximálně využít potenciálu programu, protože pracuje se zdroji, termíny, posloupností činností a každý z nás si ho umí představit.

Aplikace umožňuje v jednom dokumentu vytvářet několik projektů. Tzn. některé parametry, které budete později nastavovat ve vlastnostech dokumentu, ovlivňují vytváření nových projektů. Na druhou stranu změna v jednom projektu neovlivní vlastnosti jiného projektu, byť obsaženého ve stejném dokumentu. Aplikace propojuje v rámci dokumentu více projektů na úrovni zdrojů a úkolů.

Celý projekt lze vytvářet, ovládat a řídit na pěti základních záložkách.

  • Záložka Project definuje základní parametry projektu jako je začátek a konec projektu, výši rozpočtu, projektové cíle, apod.
  • Gantt Chart neboli Ganttuv graf umožňuje vytvořit základní posloupnost úkolů a činností, ze kterých se vlastní projekt skládá. Této části se budeme věnovat podrobněji v dalších odstavcích recenze.
  • Resource Sheet umožňuje evidovat personální a materiální zdroje, které jsou pro realizaci projektu nezbytné. Nabízí také sledování dalších parametrů zdroje, jako je např. cena, kontakt atd.
  • Network Diagram vykresluje vztahy mezi jednotlivými činnostmi a úkoly projektu
  • Resource Usage View poskytuje přehled o vytíženosti jednotlivých zdrojů v čase.

U každé z výše jmenovaných základních záložek si můžete kliknutím pravým tlačítkem myši či v nabídce View zvolit typy zobrazovaných sloupců.

Časový tlak obvykle vede projektové manažery k tomu, že chtějí rychle a snadno vytvořit seznam činností, které jsou nezbytné pro realizaci projektu. Možná právě proto se i vývojáři z CSO rozhodli, že první záložka, která se Vám nabídne, je Ganttův graf. Toto úvodní nastavení lze dle potřeby později změnit v nabídce Edit.

Doplňujícím ovládacím prvkem, který později, jak jsme začali s aplikací pracovat, nabíral na významu, je v pravé části základní obrazovky oblast dialogů.

Šest záložek dialogů umožňuje upřesňovat jednotlivé komponenty projektu, definuje jejich vlastnosti a vztahy.

  • Záložka General obsahuje podrobné informace o daném úkolu. Dobu trvání, stav rozpracovanosti, označení zda se jedná o milník projektu, náklady na úkol, důležité termíny začátku a konce úkolu a deadline.
  • Format je formát. Můžete si pohrát především s barvou jednotlivých úkolů. U větších projektů nám barevné rozlišení pomáhá v lepší orientaci a rozdělení úkolů do skupin.
  • Assign Resouces umožňuje přiřazovat jednotlivé zdroje na úkol a definuje v procentech jejich podíl na realizaci úkolu.
  • Záložka Project zobrazuje informace definované při zakládání projektu.
  • Resource obsahuje podrobnosti o jednotlivých zdrojích projektu, kromě názvu je to např. cena (chcete-li náklady) za zdroj, kontakt, apod.
  • Notes umožňuji evidovat podrobnosti k jednotlivým úkolům, činnostem a zdrojům.

Co nám u Resource chybělo, byla možnost vidět informace o zdroji v případě, kdy pracujeme s úkoly v Ganttově grafu. Podrobnosti byly k dispozici pouze při práci se zdroji Resource Sheet.

Nabídky jsou poměrně striktně definovány. Můžeme vypnout jejich zobrazování, případně si je uspořádat, ale to je vše. Podle potřeby lze měnit šířku dialogové oblasti. Kliknutím na AutoHide lze dialogové okno úplně minimalizovat.

Před vlastním vytvářením projektu je vhodné si definovat měnu, v které jsou jednotlivé zdroje a celý projekt vedeny, pracovní dobu a definovat pracovní kalendář projektu. Tyto parametry se zadávají ve vlastnostech dokumentu nebo v nabídce Edit pro jednotlivé projekty.

Poslední důležitou součástí ovládání jsou panely nástrojů – Toolbars, a jsou zpracovány přehledně a srozumitelně. Ty důležité, kterými se budeme více zabývat, jsou:

Panel Task obsahující základní funkcionality pro práci s jednotlivými úkoly, jako jsou vkládání, řazení a propojování jednotlivých úkolů.

A panel ConceptDraw Office nabízející velice pěkné funkce spojené s dalšími dvěma aplikacemi balíčku ConceptDraw PRO a ConceptDraw MINDMAP.

Vytváření projektu a Gantt Chart

Základní funkcionalita, vytváření jednotlivých úkolů, je v této aplikaci snadná. Nové úkoly lze v tabulkové části Ganttova grafu vkládat např. pomocí kláves Insert do místa v seznamu úkolů, kde právě stojíte, či kombinací kláves Alt+Enter na konec seznamu úkolů. Nové úkoly lze vytvářet také kliknutím myší.

Škoda jen, že ihned narážíme na první omezení. Do Ganttova grafu nelze překopírovat resp. importovat seznam úkolů či činností z Excelu. Uvážíme-li, že často právě v Excelu vzniká první seznam úkolů, pak tato funkcionalita chybí. Také jednoduchý export zpět do Excelu není možný.

Pořadí úkolů je možné měnit pouhým uchopením čísla úkolu a přetažením myší nebo pomocí lišty nástrojů. Co nás trochu překvapilo, že se nám nepodařilo myší při vší snaze přesunout libovolný úkol na poslední či první pozici, ale panel nástrojů či klávesové zkratky jako Ctrl+šipky nahoru a dolů to již zvládly.

Stejně tak vytváření nadřazených a podřazených úkolů je intuitivní a shodné s většinou podobných nástrojů. Při vytváření nových úkolů lze klávesovou zkratkou Shift+Enter rovnou určovat jejich zařazení vůči úkolu nadřazenému.

V základním barevném rozlišení a především pak při barevném zformátování úkolů do tmavších barev bychom ocenili výraznější rozdíl mezi označenými a neoznačenými úkoly. Ve velké skupině úkolů jsme museli dávat dobrý pozor na to, které úkoly máme označeny a které nikoliv.

Dále bychom ocenili možnost měnit a mazat obsahy a parametry úkolů přímo v tabulce Ganttova grafu. Při vytváření projektu jsou úkoly často přeskupovány, je měněn jejich název a parametry. Tuto editaci bylo nutné provádět u některých údajů v tabulce Ganttova grafu a u jiných v dialogovém okně. Jeden příklad za všechny. Např. vložení deadlinu úkolu lze provést pouze v dialogovém okně úkolu, což vás při velkém množství úkolů rozptyluje. Pro nastavení parametrů úkolu a jeho zdrojů lze také použít klávesové zkratky Ctrl+I, nebo nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši a karty Task Information.

Vztahy mezi jednotlivými úkoly jsou definovány pomocí tzn. Task Link, kdy můžete mezi dvěma či více úkoly určit, zda jeden úkol končí a druhý začíná, oba začínají společně, oba končí společně, či jeden začíná a druhý končí.

Toto vzájemné provázání lze velice snadno provádět pomocí klávesových zkratek. Pro lepší přehlednost pak lze propojení vytvářet také přímo v grafické části Ganttova grafu a to kliknutím a propojením dvou úkolů. Při tom musíte dbát na to, který úkol označíte jako první, a ke kterému vytvoříte propojení.

Přímo v grafu lze také myší upravovat délku trvání jednotlivých úkolů. Trochu nám chyběl přehled při přetahování, o kolik jsme délku úkolu změnili. Toto se dozvíme až po uvolnění tlačítka a kontrolou v tabulce.

Aplikace také umožňuje v projektu označit některé úkoly za milníky a nalézt tzv. kritickou cestu projektu.

Vytváření a přiřazování zdroje je také snadné. Pomocí údajů v základní záložce Resource Sheet můžete vytvořit seznam zdrojů, které pak v dialogovém okně Assign Resouces doplňujete k jednotlivým úkolům.

V základní záložce Resource Usage pak můžete přehledně sledovat vytíženost jednotlivých zdrojů v čase a dle úkolů.

Vztahy a časovou souslednost pak lehce zobrazíte pomocí záložky Network Diagrams. Osvojíte-li si zkratky používané v diagramu, dokážete rychle vyhodnotit, jak si s jednotlivými úkoly projektu stojíte.

ES = Early Start date

LS = Late Start date

EF = Early Finish date

LF = Late Finish date

ESL = Early Slack time (for ES or EF)

LSL = Late Slack time (for LS or LF)

Ve většině těchto základních funkcí se ConceptDraw PROJECT neliší od svých konkurentů. Podstatný rozdíl vzniká při využití dalších nástrojů balíčku ConceptDraw Office.

Další funkce

ConceptDraw PROJECT plně podporuje a využívá předností ConceptDraw PRO, ConceptDraw MINDMAP. Díky tomu můžete vytvářet efektní reporty projektu, které mají dobře zpracované šablony. Reporty poskytují přehled nejen projektovému manažerovi, ale také např. managementu společnosti, nebo dodavatelům a zákazníkům či dalším zainteresovaným osobám.

Dále můžete exportovat svůj projekt do aplikace ConceptDraw MINDMAP a to jako celek nebo po jednotlivých částech. Toto propojení např. umožňuje v aplikaci ConceptDraw MINDMAP sledovat a měnit stav úkolu a jeho rozpracovanost, důležité termíny i zdroje. Jde o perfektní nástroj k prezentaci a dále k uvědomění si vazeb mezi úkoly.

Díky propojení s ConceptDraw MINDMAP lze snadno vytvářet seznam úkolů a činností pro jednotlivé zdroje a distribuovat jej prostřednictvím emailového klienta jednotlivým pracovníkům. Takto lze pracovníky snadno úkolovat či informovat. Uživatel, který má nainstalovaný ConceptDraw MINDMAP pak může pomocí podrobností úkolu či přímo v mapě editovat parametry úkolu.

Aplikace také podporuje praktický export do formátu PDF, MS PowerPoint a xml, čímž umožňuje sdílet data s aplikací Microsoft Project.

Pro uživatele je připraven velice dobrý podrobný návod, který umožní i úplným začátečníků vytvořit a vést vlastní projekt.

Závěr

Aplikace ConceptDraw PROJECT nabízí jednoduchý a účinný  nástroj, se kterým se i méně zkušený uživatel naučí rychle pracovat. V dostatečné míře slouží k vedení malých až středních projektů. Zkušení projektoví manažeři budou pravděpodobně postrádat některé funkce.

Předností nástroje jsou implementovaná propojení na ConceptDraw PRO, ConceptDraw MINDMAP. Jejich prostřednictvím lze dosáhnout profesionálního a přehledného vedení projektu. Aplikace nabízí to, co na první pohled vidíte, nenaleznete v ní žádná skrytá kouzla, ale ani strašáky.

Baliček je určen, jak pro operační systém Microsoft Windows XP/VISTA, tak také pro Mac OS X 10.4.10 a vyšší. Zkušební verze je ke stažení tady: ConceptDraw Office.

Autor: Ota Meissner

(1) Poster, Keith, Applegarth, Mike., Projektový management, Vyd. 1., Praha, Portál, 2006. s. 8.

(2) Kerzner, Harold., Project management: a systems approach to planning, scheduling and controlling, 9th ed, Hoboken, J. Wiley, c2006.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru