Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Zenovým přístupem k hotovému (Zen to Done): Maximálně jednoduchý systém osobní produktivity

By on 1. 1. 2009 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 5
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Leo Babauta, Zen Habits

„Produktivita spočívá v návycích a dělání úkolů, ne v systému a nástrojích.“

Jak už jste pravděpodobně zjistili, jsem velkým příznivcem metody GTD. Považuji jej za jeden z nejdokonalejších systémů řízení práce, který kdy vznikl. Ale není bezchybný, a proto mám pro vás nový systém: Zen To Done.

Proč Zen to Done? Zaprvé, můj blog se jmenuje Zen Habits („Zenové návyky“) a „Habits to Done“ („Návyky k hotovému“) se mi příliš nelíbilo. Také jsem uvažoval o „Simple to Done“ („Jednoduše k hotovému“), ale tady se mi zase nelíbila zkratka. Zadruhé, ZTD obsahuje základního ducha nového systému: ducha jednoduchosti, soustředění se na práci tady a teď místo plánování a vedení systému.

Pokud jste při používání jinak skvělého GTD narazili na problémy, systém ZTD by vám mohl vyhovovat. Soustředí se na praktické změny návyků, které potřebujete pro práci systémem GTD. Soustředí se na „dělání práce“, na zjednodušování a na vytvoření jednoduché struktury. Čtěte dál a dozvíte se více.

Stručný přehled

ZTD se pokouší vyřešit pět nejčastějších problémů, na které u gtd narazilo hodně lidí. Měl bych zmínit, že GTD chyby nezpůsobuje a že samo o sobě změny nepotřebuje. Každý jsme jiný, a ZTD je přístup, který upravuje systém GTD tak, aby vyhovoval některým osobnostním typům.

ZTD nabízí řešení pěti problémů, které lidé mají při zapojení GTD

1) GTD je celá série změn návyků. Toto je hlavní důvod, proč lidé při práci pomocí GTD selhávají – celá metoda je vlastně skupina návyků, které se ale člověk pokouší změnit najednou. Pokud čtete Zen Habits delší dobu, už asi víte, že nejlépe funguje, když se v jednom období soustředíte na změnu jen jednoho návyku. Tak nejspíše svůj návyk opravdu změníte. Navíc vyznavači GTD nepoužívají vyzkoušené postupy při změnách návyků (o kterých píši na svém blogu), aby sami své návyky změnili.

Řešení: ZTD se soustředí na změnu jednoho návyku po druhém. Nemusíte se snažit začít používat celý systém najednou – to vás vyčerpá. Navíc zjistíte, že je neskutečně těžké soustředit se na změnu, když se snažíte změnit příliš mnoho najednou. Namísto toho se zaměřte na změnu jen jednoho návyku a adaptujte celý systém postupně. Použijte ověřené postupy (např. 30 výzva, přijatý závazek, odměny, motivaci apod.), abyste nové návyky postupně získali.

2) GTD se dostatečně nesoustředí na „dělání práce“. I když se systém jmenuje „Mít Vše Hotovo“, často skončíme ne s děláním práce, abychom „měli vše hotovo“, ale spíše se přístupem „mít věci pod kontrolou v důvěryhodném systému“. Přestože kniha prezentuje vynikající systém, soustředí se více na stupně sbírání a uspořádání než na stupeň samotného dělání práce.

Řešení: ZTD se soustředí na dělání práce – a ukazuje, jak úkoly opravdu dokončit, jednoduše a bez stresu.

3) GTD někdo považuje za příliš „nestrukturované“. Právě „nestrukturovanost“ může být jednou z nejdůležitějších vlastností GTD – přístup k práci, rozhodování se o tom, co bude dělat podle okolností – ale současně právě tato „nestrukturovanost“ může spoustu lidí zmást. Někdo prostě vyžaduje, aby měl jeho den nějaký řád a „řád“ GTD ho spíše ruší. Co člověk, to jiný styl.

Řešení: ZTD nabízí několik návyků, které „nestrukturovanost“ řeší: návyk rozplánovat si práci, kdy si jednoduše nachystáte tři nejdůležitější úkoly dne a nejdůležitější úkoly týdne, a návyk pravidelně opakovaných činností (denně a týdně). Navíc si tyto návyky, stejně jako všechny ostatní návyky ZTD, můžete vybrat. Když nebudou fungovat, nebudete se je snažit získat. Mnoha lidem naopak tyto postupy zaplní mezery v jinak skvělém GTD.

4) GTD se snaží dělat příliš mnoho, což ve výsledku skončí stresem a vyčerpáním. GTD nerozlišuje přicházející záležitosti na důležité a nedůležité, což je mimochodem jedna z jeho krás. Potíž je ale v tom, že do svých seznamů zapíšeme úplně všechno a ve výsledku skončíme přetížení, když se snažíme splnit všechno, co najdeme na seznamu úkolů. Tohle ve skutečnosti není problém GTD, ale problém toho, jak systém do praxe zavádíme. A proto bychom tomu měli věnovat pozornost.

Řešení: ZTD se soustředí na zjednodušování. Naložte si jen tolik, abyste se mohli naplno a pořádně věnovat tomu, co je skutečně důležité.

5) GTD se dostatečně nevěnuje vašim cílům. GTD je z principu systém zaměřený zdola nahoru, od vzletové dráhy výše. I když se zmiňuje o vyšších hladinách, neříká o nich mnoho. Ve výsledku se věnujete všemu, co si vyžádá vaši pozornost místo toho, abyste dělali to, co byste dělat měli – to nejdůležitější.

Řešení: ZTD, jak už jsem zmínil výše, vyžaduje, abyste rozpoznali „velké věci“, kterým se chcete během týdne a dne věnovat. Další návyk v ZTD tkví v tom, že budete každý týden hodnotit své cíle, abyste se je snažili plnit v průběhu celého roku. GTD obsahuje zlomky tohoto přístupu, ZTD je ale rozšiřuje.

Ještě jednou, GTD je vynikající systém a funguje skvěle. ZTD se snaží vyřešit některé problémy, které lidé mají při adaptaci GTD do života, a ukazuje, jak tyto postupy skutečně „začít používat“.

10 návyků ZTD

Návyky ZTD byste měli získávat pokud možno postupně, vždy v jednom období jeden, maximálně pak 2-3. Soustřeďte se na získání návyku 30 dní a potom se začněte věnovat dalšímu. Následující pořadí je jen můj návrh – můžete si klidně vytvořit vlastní pořadí, navíc také nemusíte adaptovat všech deset návyků. Vyberte si jen to, co vám bude nejvíce vyhovovat. Experimentujte a najděte ty návyky, které nejvíce obohatí váš pracovní styl. Návyky 1 – 8 jsou nejdůležitější, ale osobně bych se vážně zabýval i devítkou a desítkou.

1. Sesbírejte. Návyk: Absolutní sesbírání. Noste s sebou malý notýsek (nebo jakýkoliv jiný nástroj, který funguje) a zapisujte si všechny úkoly, nápady, projekty a další informace, které vás napadnou. Dostaňte je z hlavy na papír, abyste je nezapomněli. Toto je stejné jako v GTD. Ale ZTD vyžaduje, abyste si vybrali jednoduchý, přenosný a snadno použitelný nástroj, do kterého budete záležitosti sbírat – doporučuji malý notýsek nebo balíček kartiček (ale nejsou závazné), prostě proto, že se nosí a používají snadněji než PDA nebo laptop. Čím jednodušší nástroj, tím lépe. Až se dostanete z terénu domů nebo do kanceláře, převeďte své poznámky do seznamu úkolů (jednoduchý seznam bude na začátku stačit, seznamy rozdělené podle kontextů mohou přijít později). (Více zde)

2. Zpracujte. Návyk: o záležitostech ve schránce rozhodujte rychle, neodkládejte je. Když dovolíte, aby se záležitosti ve schránce hromadily, odkládáte rozhodnutí. Zpracujte své schránky (email, fyzickou schránku, hlasovou schránku) alespoň jednou denně nebo častěji, vyžadují –li si to okolnosti. Když zpracováváte obsah schránky, postupujte shora dolů, rozhodujte o každé záležitosti tak jako v GTD: udělejte (pokud záležitost vezme méně než 2 minuty), zahoďte, delegujte, založte nebo zapište na seznam úkolů, případně do kalendáře pro pozdější provedení. (Více o E-mail Zen: Jak vyprázdnit e-mailovou schránku a Udržení prázdného pracovního stolu)

3. Plánujte. Návyk: Naplánujte si nedůležitější úkoly dne a týdne. Každý týden vypište nejdůležitější úkoly, které chcete v nadcházejícím týdnu splnit, a naplánujte si je do kalendáře. Každý den potom vytvořte seznam 1 – 3 nejdůležitějších úkolů a udělejte všechno proto, abyste je splnili. Věnujte se nejdůležitějším úkolům co nejdříve a budete mít zaručeno, že je opravdu uděláte.

4. Udělejte. Návyk: dělat v jednom okamžiku jednu věc bez rozptýlení pozornosti. Toto je jeden z nejdůležitějších návyků ZTD. Musíte si vybrat úkol (pokud možno jeden z vašich nejdůležitějších úkolů), soustředit se jen na něj a odfiltrovat to ostatní. Nejdříve eliminujte vše, co by vás mohlo později rozptýlit. Vypněte e-mail, mobil, Internet (pokud nemůžete prohlížeč zavřít, nechejte otevřené jen ty panely, které skutečně potřebujete, a ostatní zavřete), ukliďte si na pracovním stole (pokud už používáte návyk 2, bude to jednoduché). Potom si, pokud vám to vyhovuje, nastavte minutku (časovač) nebo se na úkol soustřeďte tak dlouho, jak je potřeba. Nedovolte, aby vás něco od práce rozptýlilo. Pokud vás něco vyruší, napište si jakoukoliv žádost, úkol nebo informaci do notýsku a vraťte se zpět k práci. Nesnažte se dělat víc věcí najednou. (Jak nedělat více úkolů najednou.)

5. Jednoduchý důvěryhodný systém. Návyk: veďte si jednoduché seznamy a denně je kontrolujte. V podstatě stejně jako v GTD, které má seznamy podle kontextů – Na počítači, V práci, Na telefonu, Doma, Pochůzky, Čeká na … apod. ZTD navrhuje, abyste si vedli co nejjednodušší seznamy dalších kroků. Nevytvářejte si komplikovaný systém a nesnažte se používat nové nástroje. Zbytečně tím ztratíte čas, i když se u toho třeba budete dobře bavit. Buď používejte jednoduchý notýsek nebo kartotéční lístky, nebo najděte ten nejjednodušší možný program. Nepotřebujete plánovací kalendář, PDA, Outlook nebo komplikovaný systém záložek. Stačí jeden seznam pro jeden kontext a seznam projektů. Tyto seznamy pak denně nebo týdně kontrolujte. Ano, vypadá to hezky, když máte další kroky propojené s projekty a jednotlivými kontexty, ale i toto může věci zkomplikovat. Snažte se o co nejjednodušší systém a věnujte se tomu, co teď máte dělat, místo abyste si hráli se svým systémem.

6. Uspořádejte. Návyk: Každá věc má své místo. Všechny přicházející záležitosti patří do schránky. Odtud se přesunou na seznam podle kontextů, do složek s projekty nebo je založíte do své kartotéky, případně je delegujte nebo vyhodíte. Okamžitě dávejte věci tam, kam patří, místo toho, abyste je hromadili na pozdější zpracovaní. To vám pomůže udržet pracovní stůl čistý, takže se budete moci soustředit na práci. Neodkládejte, ukládejte.

7. Zhodnoťte. Návyk: pravidelně hodnoťte svůj systém a cíle. Týdenní hodnocení v gtd je skvělé a ZTD je víceméně přejímá, ovšem s tím, že se během něj více věnujete i hodnocení vašich cílů. To sice v GTD také najdete, ale neklade se na to příliš důraz. Během týdenního hodnocení byste si měli projít každý se svých cílů pro tento rok, zjistit, nakolik jste se k nim přiblížili, a určit, jaké další kroky k jejich dosažení uděláte během dalšího týdne. Jednou za měsíc si vyhraďte trochu více času na měsíční zhodnocení vašich cílů, a pokud možno, měli byste po roce také své hodnotit „roční cíle“ a „životní cíle“.

8. Zjednodušte. Návyk: zredukujte své cíle & úkoly na ty nejdůležitější. Jeden z problémů GTD leží v tom, že se snaží řešit všechny přicházející úkoly. To nás může nejen přetížit, ale i odtáhnout od nejdůležitějších úkolů. Takže vám ZTD ukládá: projděte si své seznamy úkolů a projekty a zjistěte, jestli byste je nemohli zjednodušit. Odstraňte všechny nedůležité projekty a úkoly, abyste se mohli věnovat tomu nejdůležitějšímu. Zjednodušte své závazky i způsob, jakým k vám tečou informace. Ujistěte se, že vaše projekty a úkoly odpovídají vašim ročním a životním cílům. Dělejte to denně (rychle, v malém rozsahu), během týdenního a měsíčního zhodnocení.

9. Dělejte pravidelně stejné věci. Návyk: vytvořte a dodržujte rutinní postupy. Systém GTD je v praxi hodně nestrukturovaný, což je jak jeho silná stránka, tak i slabina. Někteří lidé vidí v nestrukturovanosti slabou stránku, protože prostě řád potřebují. Zkuste si vytvořit rutinní postupy, které vám usnadní práci. „Ranní rutina“ třeba může vypadat tak, že nahlédnete do kalendáře, projdete seznamy dalších kroků, určíte nejdůležitější úkoly dne, zacvičíte si, zpracujete schránky a uděláte první nejdůležitější úkol dne. Během „večerní rutiny“ můžete třeba znovu zpracovat schránky, zhodnotit den, napsat deník, připravit se na další den. Mezi „týdenní rutiny“ může patřit třeba den pochůzek, den praní, finanční den, den s rodinou, den týdenního zhodnocení atd. Je to na vás – nastavte si vlastní postupy tak, aby vám fungovaly.

10. Najděte svoji vášeň. Návyk: hledejte práci, která vás bude neskutečně bavit. Toto může být váš poslední a současně nejdůležitější návyk. GTD skvěle řídí práci a úkoly a ukazuje, jak je neodkládat. Pokud vás ale bude práce bavit, odkládat ji nebudete – budete si užívat, když ji budete dělat, a budete jí chtít dělat více. Návyk, který si v tomto bodě máte vytvořit, spočívá v tom, že budete vyhledávat věci, které vás budou bavit, a až je objevíte, budete zjišťovat, jestli si na nich nemůžete postavit svoji kariéru. Dělejte v životě to, co vás baví, ne to, co se bojíte dělat a uvidíte, že seznam úkolů bude vypadat spíše jako seznam odměn.

Se svolením autora pro vás přeložil Workaholic. Leo Babauta je mimo jiné autorem právě vyšelé knihy, The Power of Less, kterou si můžete pořídit zde. Krátce se o Leovi se můžete dozvědět v příspěvku Tomáše Baránka.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 5

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl V. – Pohledy a filtry | Mít vše hotovo.cz | 2. 1. 2011
  1. Encore napsal:

    GTD je bezchybné, když se užívá tak, jak ho David Allen myslel ;)

  2. Anonymní napsal:

    Buď jsem nepochopil osmičku nebo mi teda opravdu nevyhovuje zbavit se všeho a nechat si jen to nejdůležitější. To zní, jako že bych jen makal a makal a kdybych si chtěl třeba stáhnout film.. ee… To si raději trošku chytře rozdělím kontexty a pak mi navadí ani tisíc úkolů!

  3. Encore napsal:

    Souhlas…zbavit se toho, co nechci – to prece nalezi fazi trideni schranky. A co nechci delat ted? Nekdy/Mozna.. Simply .. Jak rika Petr Mara.. do Projektu a soucasnych Seznamu ukolu si davam jenom to, co budu momentalne opravdu delat. Zbytek – Nekdy/Mozna a pri tydennim review si to z toho muzu presunout, kdyz si reknu ,,jo, tohle chci ted delat“..
    Ona ta osmicka se z knihy taky tak trochu podobne da chapat.. Je to trosku slozitejsi a autor to ani v knize ocividne nevyjadril tak, jak asi mel. Nebo aspon ja si to musel trosku prelouskat. Myslenka dobra, dokonce velice, interpretace trosku pokulhava.
    Jinak ale koupi knizky nelituju. Prvni pulka je jednoduche opakovani casti GTD, tam jsem byl trosku o dobre koupi na rozpacich. Druha pulka splnila, co jsem ocekaval.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru