Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Já už vás zdravý rozum používat naučím…

By on 20. 12. 2008 in Rozvoj with Počet komentářů: 5

Jen málokterou knihu v oblasti zlepšování života a pracovních návyků provází takové očekávání jako novou knihu Davida Allena Making It All Work.  Z první knihy, Getting Things Done, (2001, Mít vše hotovo, 2008) se po krátkém období ticha vyklubal „long-tail“ bestseller, který dodnes – nějakých 7 let po vydání – figuruje na žebříčku nejprodávanějších knih serveru Amazon.

David Allen do sepsání GTD knihy učil metodu používat především korporátní zaměstnance ve firmách jako např. Microsoft, Sony, Světová banka nebo Lockheed. Vydání knihy situaci změnilo. Veřejnost si uvědomila, že principy gtd fungují pro kohokoliv, kdo musel někdy udělat nějakou práci a nemohl ji udělat celou najednou. Tedy pro kohokoliv. Z Allena se stal žádaný řečník, školitel a guru pro informační věk 21. století a zejména mezi počítačově orientovanými blogery se gtd proměnilo v téměř kultovní záležitost.

Neskutečně jednoduché: 3 body plně postačí

Principy gtd jsou až nezdravě jednoduché. Celou metodu vlastně dokážete shrnout do tří bodů:

  1. Sesbírat všechny záležitosti, které vstoupí do vašeho světa.
  2. Nastavit další kroky pro jejich řešení.
  3. Vytvořit připomínky těchto dalších kroků, které se objeví v okamžiku, kdy je budete potřebovat.

Neskutečně jednoduché. Není potřeba víc než uvědomit si, co přesně se musí udělat a co znamená tuto práci „provádět“. A to všechno naučila již první kniha. S čím novým může Allenova kniha Making It All Work přijít?

V jednoduchosti se skrývá malý problém

Každý, kdo někdy začal pracovat formou gtd, mi dá za pravdu: již zavedení jednoho jediného principu znamenalo obrovskou úlevu, po zavedení dvou nebo třeba všech tří najednou člověk získal tolik času a prostoru, že měl občas dojem, jako by nic nedělal. Čím jednodušeji dokázal člověk zorganizovat svou práci, tím byl efektivnější a jeho služby žádanější.

Ale i to pověstné ucho se někdy utrhne a takový člověk zničehonic zjistil, že sice zvládá ohromné kvantum práce a cítí se přitom dobře, ale že občas zapomíná rozlišovat, které věci jsou důležitější než jiné. David Allen tento problém v první knize příliš neřešil a nezdůrazňoval, hledání rovnováhy v životě člověka a jeho cílů se věnoval především ve svých seminářích. Že by tedy Allen zveřejnil něco z této oblasti?

Přesně s tímto očekáváním jsem ke knize přistupoval. Doufal jsem, že Allen přijde s něčím novým, neotřelým a především stejně funkčním a praktickým jako ve své první knize.

Nezklamal jsem se. Teda zklamal. Vlastně nejdřív zklamal, a pak nestíhal hltat řádky (a trochu zuřil, že ji musím odložit a jít do práce).

Zklamal-nezklamal, kdo se v tom má vyznat?

David Allen vytvořil knihu, kterou může číst ať již „na vlně gtd serfující“, anebo „na svou vlnu stále ještě čekající“. Jinými slovy, ať už jste Mít vše hotovo četli, nebo ne, Making It All Work můžete číst a nemusíte se bát se, že něco nepochopíte.

První část knihy vysvětluje základní principy popsané v první části Mít vše hotovo. David Allen pečlivě rozebírá jednotlivé kroky efektivní práce se záležitostmi, polopatisticky a na praktických příkladech ukazuje, co a jak v jednotlivých okamžicích použít.

Místy mě až zaráželo, jestli je toto opravdu třeba. U Allena jsem byl zvyklý na styl „co odstavec, to myšlenka“, kterou není třeba dále rozebírat, jasně a především „prakticky“. V první části Making It All Work ale jakoby autor rád poslouchal sám sebe. Proč ne, říkal jsem si. Živil se přece i jako varietní umělec, a něco z toho exhibicionismu v něm určitě zbylo.

Postupně jsem si ale při čtení začal uvědomovat, že přistupuji na hru autora a více než divákem show stávám se jeho „klientem“. Sice už v ne takové rovině, jako tomu je v druhé části Mít vše hotovo (kdy vám autor jako by stojí za zády a říká: „Teď dělej tohle, milý chovanče.“), ale spíše v rovině účastníka semináře, který přichází k vědoucímu šamanovi. Allen ilustruje své myšlenky pomocí příkladů, které bych na obdobné seanci očekával jako dotazy a připomínky. A kdyby se náhodou nikdo nezeptal, některé z nich bych určitě nastřelil.

Co mám dělat s poznámkami z porady?

A David vysvětluje, že i takové dva listy papíru jsou vlastně záležitosti – a každý bod programu se může později stát důležitou, nebo naopak naprosto nedůležitou součástí vašeho života. Každý bod je vlastně záležitost, takže jen psaní poznámek nestačí. Informace musíte je nejen napsat, ale také začlenit do svého systému a počítat s tím, že se jejich priorita – tedy vztah k vašemu životu – změní.

Nestačí tedy „jen“ rozepsat to, co se vás týká, do dalších kroků (pokud jsou vašimi úkoly). Měli byste si uchovat i to, s čím si nejste jistí – ale rozhodně ne v jednom sešitě se všemi ostatními údaji. Měli byste si tyto informace převést do svého organizačního systému jako jednotlivé reference k různým projektům – a čekat, až se jejich priority změní. Nemusí vás zrovna projektem pověřit, úplně stačí, aby si pověřený kolega svůj blok s poznámkami nějak založil.

Nemusím přece věnovat pozornost všemu, co mě napadne!

David Allen reaguje jedinou větou, která vám vyrazí dech: „Když nevěnujete pozornost tomu, co si [na okamžik] získalo vaši pozornost, vyžádá si to později více pozornosti, než kolik bylo vůbec třeba.“ (citát) Naprosto jasné. Zdravý rozum na tisícou. Tak proč se tím všichni neřídíme?

A k tomu dodá: „Celkové množství psychické a emocionální inteligence, kterou postupem času spotřebujete na tuto záležitost, bude daleko větší, než kolik byste potřebovali buď na vyřešení situace, která ji vyvolala, nebo na rozhodnutí neřešit to.“ (citát) Zkuste to někdy, uvidíte že se nespletl.

Praktické záležitosti, případy a postřehy z více než dvacetileté praxe koučování připravují půdu pro smeč. David Allen v druhé části knihy totiž reaguje na to, co se jeho metodě nejčastěji vytýká: že člověk praktikující gtd dělá najednou víc práce, než kolik dělal dosud a že zapomíná na to, že záležitosti nejsou stejně důležité. Jakmile se vám „vemluví“ do pozornosti, udeří naplno poslední třetině.

Získání perspektivy

Poslední třetina knihy přesně dokazuje, že si člověk prostě musí nejdřív uspořádat každodenní věci tak, aby získal čas a prostor a mohl se zabývat svými hodnotami. Podrobně rozebrané používání úrovní soustředění, které v Mít vše hotovo Allen jen naznačil, zaplní „mezeru“ celého gtd. David Allen postupuje po jednotlivých letových hladinách a vrací se do role kouče dýchajícího svěřenci za krkem.

Třeba 10 000 stop. Nejenže znovu nadefinuje projekt tak, aby definici každý pochopil a byl schopen koncept projektu okamžitě použít. Nabídne vám i jednoduchý „kontrolní seznam“ sloves, které se nejčastěji s projektem používají.

Vlastně naopak. Vyzve vás, abyste prošli seznam svých úkolů a zkontrolovali, kolik z nich začíná stejným slovesem nebo jeho synonymem – a který je vlastně zakukleným projektem. A to ještě není vše. V závěru kapitoly vám ještě vysvětlí, jak často a v jakém případě byste měli seznam projektů procházet.

S ohledem na poslední třetinu knihy jsem si uvědomil, že vlastně obě předcházející třetiny označené jako „Control“ řeší – na některých místech poněkud dlouze – prostor runwaye. Kniha jako celek dokazuje, že není možné řešit vlastní hodnoty, standardy a nastolit světový mír :o) (tedy získat patřičný nadhled a perspektivu), dokud na člověka útočí každodenní starosti typu „potřebuji přezout auto“ nebo „v ledničce došly jogurty“. Jednou větou: Making It All Work je kniha, která skvěle doplňuje koncept nastavený Mít vše hotovo.

A jeden neočekaný výsledek (…jako bonus)

Pokud jste museli někdy vysvětlovat nějakou myšlenku nebo koncept, jistě vás při vzpomínce na některé horké momenty zamrazí v zádech. Předat někomu myšlenku tak, aby ji pochopil, zapamatoval si a především, aby se jí řídil, to je jak snažit se vhodnými argumenty přesvědčit rozdrážděného chřestýše, že ne, vy opravdu nejste ta myš, na kterou čeká. Musíte udělat všechno proto, aby váš „dojem“ pojal za svůj vlastní a především, aby chtěl podle něj fungovat.

Davidovi Allenovi se to překvapivě daří. Možná cíleně, možná nezáměrně se jeho kniha stává ukázkou aplikace pravidla SUCCES (tedy 6 znaků zapamatovatelného sdělení) , které v knize Made to Stick definují bratři Heathové. Trefnými metaforami doplňuje příběhy ze života a žádný čtenář nemůže zůstat lhostejný: chtě nechtě musí zaujmout jedno ze dvou stanovisek. Buď knihu (nadšeně) čte, anebo ji odsoudí, jako můj kamarád při letmém prolistování (- a tak nějak nazačí svůj vztah k používání zdravého selského rozumu… Proč ne, každý si dnes přece může vybrat.)

Takže knihu vlastně můžete použít hned dvakrát: jako návod, jak si dát věci do pořádku, a jako ukázku toho, jak její myšlenku naučit i ostatní. No nekupte to, když je to tak výhodný.

(Pro recenzi byl použit nezkorigovaný výtisk Making It All Work, který mi laskavě zapůjčilo nakladatelství Melvil. To připravuje vydání knihy pod zatím pracovním názvem „Aby vše klapalo“.)

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru