Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů byste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově – ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shora dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě knížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).
Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To-Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních – možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma …), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, byste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou – toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle – avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.
Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance. Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.
Jak Life Balance funguje? Základem je část nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti – řekněme že jste majitelem firmy: tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupovat dále a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)
Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem – posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost – rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).
Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data – také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.
A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu oproti jiným systémům – a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) – chtělo by se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější – na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu – jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time – když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš.
Poslední věc, která je zohledněná při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak – sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte – opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.
Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás – předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk, kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu; objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.
Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku – můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají dvě další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek … Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work …
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.
A zde se uplatní další vlastnost places – Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí – super :-)
Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.
Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet – k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete – objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapomněl zmínit – můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem …
O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je skvělé pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu …
Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.
Tento článek napsal Coudy, který má svůj blog zde.
Děkujeme autorovi za poskytnutí tohoto materiálu.
Na Macu ta aplikace vypadá spíš jak z roku 1990 :( Asi zůstanu u Omni Focusu. Jen by to chtělo nějak vyřešit sync do BlackBerry s iPhone je to v pohodě ale ten zase nejde používat jako telefon :(
Mně především vadí, že je to prostě závislé na mém počítači, který je pak „centrálou“, k níž se musím vracet. Centrem mého dění není ale jeden domácí či pracovní počítač, nýbrž spousta přípojných bodů. Zvykl jsem si na to, že se do svého na webových aplikacích postaveného systému dostanu kdykoli, odkudkoli, z jakéhokoli počítače nebo mobilu. Nevíte, zda LifeBalance neplánuje takové rozšíření?
Mě zase u těch webových aplikací vadí závislost na internetovém připojení, a pomalost.
Že se jedná o PC a ne webovou aplikaci mi až tak nevadí – mám ji na pracovním notebooku, kam se z domu pohodlně dostanu přes vzdálenou plochu a když někem jedu služebně na víc dní, beru notebook sebou. Mobilitu v terénu řeší perfektně synchronizace s iPhonem. Je ale fakt, že kdyby Life Balance byla webová aplikace, měla by asi daleko víc přiznivců. Je to asi ale o obchodním modelu. Takto se k programu klasicky kupuje licence – financování vývoje a provozu webové aplikace vyžaduje jiný obchodní model …
Obecně ale u aplikací tohoto typu platí, že každému sedí trochu něco jiného s ohledem na jeho způsob práce. Já jsem dostu používal Remember The Milk, tedy také webovou aplikaci, ale vadilo mi třídění úkolů v seznamu, např. @Computer. Pokud dá člověk k úkolům termíny a pak podle nich setřídí, dostanou se i velmi důležité úkoly dolů v seznamu, když nemají konkrétní termín. To je problém zejména u dlouhých seznamů, co se nevejdou na jednu obrazovku – ale i u těch kratších to znamená prohlížet seznam opakovaně relativně často. Když začnete přiřazovat priority a třídit podle nich, musíte je řešit v rámci celého listu atd. – prostě toto byla slabina, kterou mi Life Balance vyřešil dokonale tím, že řazení úkolů v To Do probíhá automaticky nějakým algoritmem na základě vstupních údajů, jak je popsáno v článku.
Osobně si myslím, že na GTD si každý chvíli hledá pro něj optimální nástroj, dle svých potřeb a preferencí. Koneckonců – napište, co používáte vy!
Osobně jsem z počátku používal Things ale teď jsem přešel na OmniFocus, Things je až příliš jednoduchý. Zrovna hledám nějaký Discount Code pro OmniFocus.
poradte prostim
jakou alternativu OmniFocusu na PC cko?
Já jsem svou kopii OmniFocusu včera zaplatil. Nechci rejpat ale co začít alternativou k PC a jde to i na zkoušku http://blog.picasa.cz/?p=42 a vyplatí se to. Ušetří to hodně času.
Tak jsem si to nainstaloval, protože myšlenka se mi líbí. Dokonce jsem dal tu pětistovku za iPhonovou verzi. Nemůžu se zatím smířit s tím, že prostředí je velmi předpotopní a synchronizace jen vázaná na jeden počítač. To je omezení, které pro mě znevažuje všechny výhody. Více zkušeností napíšu později, každopádně velké díky Coudymu za zajímavý příspěvek!
no to je pro me trosku slozite bohuzel :-( takze bych nerozebiral duvody a zustal u PC.
kazdopadne me velice zacina stvat ze nemohu najit zadne alternativu :/ muzete nekdo poradit? diky :)
Zajímavé: opravdu to funguje, asi koupím i desktopovou verzi, až doběhne trial. Vadí mi ale neohrabaná správa kalendáře a agendy, pomalejší vkládání nového úkolu (chybí něco jako Inbox, kam by člověk vložil operativní poznámku k dalšímu zařazení), nemožnost zálohy na web (vždycky je nutno být ve wifisíti s vlastním počítačem) a taky ta iPhonová verze občas spadne. Jinak jsem asi neviděl nic lepšího, pokud jde o systém řazení úkolů podle důležitosti. Po týdnu ladění se mi v daném kontextu zobrazují úkoly (doma, v práci, „ve městě“, „v autě“), které doma opravdu hoří a navíc v danou chvíli připadají nejvíce v úvahu, … atd. Výborná je možnost „nepřesných ternínů“. Typicky: aspoň dvakrát týdně chci jít plavat, ale to neznamená, že to musí být v konkrétní den. LB se postará o to, abych mi v přiměřeném předstihu připomněl, že bych měl jít plavat. Čím víc se blíží prošvihnutí možnosti jít dvakrát týdně plavat, tím výše v seznamu úkolů se mi plavání zařadí…
Jako bývalý informatik musím ocenit chytrý koncept a dokonale jednoduchou analytickou část – tvář programu by však přece jen mohla omládnout, i když zvyknout se dá na vše… ;)
Obávám se že to nemá uspokojivé řešení.
Ta aplikace skvělá, ale tak neskutečně zabugovaná, že to znemožňuje každodenní používání. Ten autor to snad vůbec netestuje!
Mně nepadá, funguje. Co používáte za systém?
měl bych dotaz na Coudyho nebo na další uživatele Life Balance :
Jak v LB máte vyřešen Inbox ? Koupil jsem si tuto aplikaci pro Iphona a začínám s ní pracovat a le tohle se mi nedaří vyřešit. Sámozřejmě me napadlo Inbox svěřit nějakému inteligentnímu zápisníku pro Iphone npř. YouNote, který umožnuje jak psané, tak kreslené, tak zvukové, tak fotografické poznámky , ale pak to musím znovu zadat do LB, což zdržuje. Souběžně s LB testuji ještě Omnifocus, tam je klasické řešení GTD a Inbox je integrovaný s možností fota , psané i hlasové poznámky, ale zase v něm není taková vnitřní inteligence programu jako v LB.
dotaz byl sice na Coudyho, ale když dovolíš, nuny, odpovím dle svých zkušeností:
- jako běžný inbox, kdy mám aspoň 30 vteřin času na zápis, jsem si nakonec zvykl používat právě ono cílové místo na dně hierachie, kam úkol „patří“; výhoda je, že už se k tomu pak člověk nevrací a ono ta něj vybafne v pravou chvíli;
- pokud je nutné zaznamenat něco důležitého velmi rychle, bez zdržování, třeba za jízdy v autě, používám kongeniální Note2Self, což je aplikace, která na stlačení jednoho tlačítka udělá hlasový záznam a pošle ho na můj email; přestože to navíc uloží lokálně, důležitější je fakt, že do emailu mi dojde zpráva, kterou prostě nelze opominout – to například neumí slavný Evernote; YouNote možná ano, ten neznám.
Stačí takto?
Díky za odpověď – program Note2Self na Iphonu používám, ale ta tvá myšlenka je výborná – nenapadlo mne to. Už jsem to testnul, a v Outlooku jsem si udělal složku , kam si pravidlem třídím zprávy z Note2Self a vždycky večer ji vyprázdním – bezva je, že si do ní i přesouvám maily, které dorazí do jiných složek outlooku a vyplývají z nich úkoly. Taktéž jdou pak použít i poznámky original Iphoňácký, který mají taká odeslání do emailu, ikdyž musíš pokaždé narozdíl od Note2Self vybrat adresáta. Chtěl bych se ještě zeprtat jestli si zkoušel Omnifocus a porovnával ho s Life Balance – osobně mám oba a stále se ne a ne rozhodnout. Měl bych ještě jednu prosbičku, nemohl by si mi poslat screen tvého plně rozbaleného stromu LB abych se mohl inspirovat. Díky
Přesně jak odpověděl kolega – pokud potřebuji něco poznačit rychle, musím použít hasový záznam (a máme přesně stejnou volbu Note2Self :-). Pokud to píšu textově, tedy když mám času trochu víc, naklepání do iPhonu zabere tolik času, že zařazení do příslušného místa stromu už neznamená žádnou významnou ztrátu …
Taky to mám stabilní.. Docela padala verze 5.0.2 na iPhonu, stávající 5.0.3 je velmi stabilní, nespadla ani jednou …
Desktop verze mi vyhodila nějakou chybu snad 2x za celou dobu a používám to hodně intenzivně …
Zkousim life a zatim to vypada na super – hlavni vyhoda ze to jede na pc a i na iPhone. Skoda, ze to neni portable verze, ze bych si ji nosil na disku vsude kde potrebuji. Preci jen neco zadavat na iPhone je pomale a neohrabane.
Co mi urcite vadi na Life je absence Inboxu a vubec slozek jako nekdy/mozna. Jak to resite? Nekde vyse to jeden uzivatel popisoval ale nepochopil jsem to jak to myslel.
Dik
jirka
Jestli můžu jeden svůj postřeh k této aplikaci.
Zkusil jsem složku, kam se aplikace nainstalovala, zkopírovat na externí disk (včetně databáze) a zkusit ji spustit z externího disku na jiném kompu. A hle, funguje to.
Takže další velké plus této aplikace.
Jirka
Místo inboxu používám rovnou zápis do patřičného místa v osnově, takže celý „outline“ je vlastně inbox. Při zapisování to trvá o cca 20 vteřin déle, ale pak už se k tomu nemusím vracet. Pokud to opravdu spěchá, používám Note2Self, tedy hlasový rekordér, který mi pošle email do schránky, a tu čtu opravdu každý den a nezapomenu na nic, co do ní přijde – a to pak můžu v případě potřeby přepsat do LB.
Pro položky typu Někdy/možná mám nastaven Places (kontext/tag) stejného jména. Protože tento kontext nemám zahrnutý do žádného dalšího, zobrazí se mi jeho obsah jen tehdy, když ho nechám zobrazit.
Jak řešíte v LB kompletní úkoly resp.projekty ? Před časem jsem začal LB používat jak na Iphonu , tak v XP a zpočátku jsem byl s aplikací jen a jen nadšen. Ovšem jak přibývalo úkolů,objevil se problém,který jsem si zpočátku neuvědomil, totiž co s úkoly či projekty, které jsou již kompletní – myšleno splněné. V programu je sice jakási očista, ale ta kompletní úlohy jak jsem pochopil jednoduše smaže, což je jednak v přímém rozporu s GTD, kde je velký důraz kladen na archiv, do kterého je možno se vracet a jednat je to je i velice nepraktické, protože člověk tak jednak zdrácí jistou formu morální podpory, kdy vždy , když přijde splín a depka, že se nic nestíhá a nic nejde dopředu, tak se stačí podívat na již hotové úkoly a vše je najednou přeci jen vidět v lepším světle a jednak při zpětné kontrole již hotových úkolů můžete vybrainstormovat (fuj ohavný slovo) další kroky a třeba projekt znovu otevřít a ještě dopilovat.
Se svou bídnou anglinou jsem se snažil projít forum na stránkách výrobce a jediné co jsem našel je , že u verze pro PALM je možnost vyexportovat hotové úkoly do NATAR Notez a mít je tam. Tato aplikace existuje i pro Win, ale ve Win verzi LB není o exportu do jiného programu ani zmíňka.
Tak teď nevím jak dál, protože LB zejména na Iphonu je s rostoucím počtem úkolů poměrně líný, ale mazat je nechci – viz výše. Věřím, že nejsem jediný koho tento problém trápí a třeba ti z Vás, kteří LB používají déle znají řešení – u nováčku jsem si pak jist, že časem na problém narazí stejně jako já spolu s narůstajícím počtem úkolů
Tak jak vidím, asi jsem jediný, koho trápí co se splněnými úkoly – nebo že by nikdo zatím nic nedokončil :-)
To perform the graduate thesis referring to this good post was not effortless though you cope with it. When any single writer is like, students would ne’er have great problems with the buy thesis service.
Je to již dost dlouho, co proběhla diskuze ohledně Life Balance – jak aktuálně tato služba funguje? Je stále aktuální nebo překonána jinými nástroji jako RTM či Evernote? Existuje nějaký jiný nástroj, který by sám „prioritizoval“ úkoly dle vlastního dlouhodobého nastavení? Lze používat LB v cloudu jinak než na platformě iOS?
Díky.