Eric Mack definuje produktivitu jako vztah mezi zvolenou metodou, použitým nástrojem a úrovní znalostí o obou. Uvádí rovnici produktivity: P= metoda x nástroj x znalosti
Většina komentářů na tomto webu se týká nástrojů (tools). Je to pochopitelné, protože většina lidí chce nástroje, triky, pomůcky a doufá, že to vyřeší jejich řízení času a rovnováhu práce a života.
Se všemi nástroji je to tak, že vyžadují počáteční investici (někdy peníze a vždy hlavně čas) a také každý systém má náklady na udržování. Platí, že užitek/přidaná hodnota jakéhokoliv systému nebo nástroje musí být větší než náklady na jeho udržování. Jinak po počátečním odhodlání energie ochabuje, až se vytratí a člověk prohlásí, že nástroj nefunguje a je potřeba najít nový, lepší.
Pokud není systém důvěryhodný (current, complete, consistent) do lodi prosakuje trhlinami voda a vy se věnujete jejímu vylévání místo toho, abyste stáli u kormidla a navigovali loď. Vyhýbali se nástrahám a dostali se tam, kam se chcete dostat.
Co je tedy důležitější nástroj, nebo metoda?
Nejdůležitější je to, co se odehrává v prostoru mezi vašima ušima.
Největší přínos GTD je pro mne změna myšlení. Když se začnete ptát sami sebe a pak i ostatních na schůzkách „jaký je váš další krok?“ nejprve uvidíte překvapení a pak když si na to zvyknete zjistíte, že ušetříte spoustu času s prezentacemi, zdlouhavými mítinky, vysvětlováním a přesvědčováním.
Co funguje, co nefunguje? Proč?
Metodě GTD se věnuji více než dva roky, stále se učím a vylepšuji, zavádíme ji s úspěchem ve firmě. Zjistil jsem, že lidem nejvíce pomáhá vidět konkrétní zkušenosti, mít odpovědi na konkrétní dotazy, diskutovat o vlastních zkušenostech.
V souboji mezi nástrojem a metodou rozhodně hlasuju pro metodu. Nástroj je kolikrát to poslední, co by mělo, podle mého, člověka zajímat. Zrovna nedávno jsem po létech outlookování zjistil, jak magickou moc má obyčejný papír a obyčejná tužka s gumou :) Možná o tom napíšu do diskuze.
Pekny den prajem,
uvodny prispevok trocha navadza k debate nad nastrojmi ale asi nie je jeho zamyslanym ucelom a preto sa vyjadrim iba strucne – znalost metody GTD je nevyhnutna ale nie je dostacujuca na aplikovanie GTD v praxi. Pouzivanie spravneho nastroja je kriticke pre dlhodobu uspesnost Vasho GTD. Problem s vacsinou GTD aplikacii (z pohladu GTD) je v tom ze bud GTD pouzivaju velmi volne (neboli projektovane pre GTD) alebo naopak pouzivaju „GTD“ velmi striktne (nevyhovuju konkretnym poziadavkam). To indikuje ze GTD ako metoda poskytuje priestor na interpretaciu a ta sa rozni (co nie je implicitne zle ale sposobuje to prirodzene problemy pre „rychlejsich“ uzivatelov a hlavne pre identifikaciu ake je to spravne GTD).
Doplnim tento prispevok este o par poznamok k tomu co na GTD/aplikaciach GTD nefunguje:
- principialny problem pre GTD z mojich skusenosti predstavuje pravidlo 1 cinnost = 1 kontext. Chapem dovody preco ich Allen zaviedol ale je to pravidlo ktore je treba porusovat z cisto praktickych dovodov.
- pouzivanie Someday/Maybe (Niekedy/Mozno). Bez dalsieho clenenia funguje ako kos a v originalnom GTD nie je prave koncepcne upravene.
- 100% veci zachytenych v GTD. Aj Allen priznava ze par veci robi mimo svoje GTD. 100% je dobry ciel ale pravdepodobne na nom nie je potrebne trvat ak s GTD pracujete rutinne.
- Staci si precitat knihu/dat niekomu knihu a pouzivanie GTD sa stane jasnym. Na vytazenie plneho potencialu GTD je treba precitat knihu viackrat, viackrat sa nad metodou zamysliet a urcite aj skusit par slepych ciest/vylepseni.
- spravny nastroj Vas nauci pouzivat spravne GTD. Ziadny podobny som zatial nevidel.
- riadenie teamu/viacerych/inych ludi pomocou GTD. GTD je osobny system (sprostredkovane umoznujuci interagovat s inymi pomocou delegovania). Idealny pripad je ze vsetci pouzivaju osobne GTD a navzajom sa koordinuju. Koordinacia je uz ale z mojho pohladu za hranicou GTD.
Celkovo GTD funguje skvelo ale vystrihal by som kazdeho aby ho aplikoval bez rozmyslania. O co viac GTD premyslite o to lahsie sa Vam bude pouzivat.
Majte sa pekne a uzite si den.
RC
http://gtd.xfor.sk
Jednoznačně metoda. Ale pokud není po ruce vhodný nástroj, selže i metoda. Takže bych to viděl spíš na neoddělitelnou symbiózu – zažít si metodu a radostně si vychutnávat práci na kvalitních, naprosto vyhovujících nástrojích.
Souhlasím s názory, že důležitější je metoda, tedy systém pravidel a postupů, díky kterým jsou všechny záležitosti „zakotveny“ v prostoru a čase a snadno nalezitelné, zhodnotitelné a proveditelné. K tomu zakotvení jsou potřeba nástroje, takže bez nástrojů to nikdy nebude fungovat (byť by byl nástrojem jen papírový blok a tužka nebo hliněná destička :))
Je tu však ještě jeden aspekt, který bych osobně povýšil nad metodu i nástroje a tím je podřízení se tomuto systému. Ne GTD jako takovému, ale systému, který si na základě metodiky GTD vytvořím pro své potřeby, podle svého stylu a náplně práce.
GTD samo nikdy za nikoho nic neudělá, roztříděním záležitostí se neprovede žádná práce, systém musí být snadno spravovatelný, aby užitek byl větší než správa systému. Proč to zde zmiňuji? Můj proces nalezení GTD byl podobný jako u Tabakuse, jen jsem zatím skončil u Outlooku 2007, což je mnou nejpoužívanější nástroj v práci. Samozřejmě během pouhých dvou měsíců s GTD cítím, jak je moje produktivita výrazně efektivnější a i kolegové říkají, že mám o všem přehled, diví se, že je upozorním na úkol, který dávno zapoměli. Já sám si užívám pocit čisté hlavy a i když je to „vedlejší produkt“, tak pro mě má největší přínos.
Proč si tedy myslím, že je podřízení se GTD důležitější? Protože když se s někým o GTD bavím, tak si často myslí, že jeho „systém“ je lepší, protože si vše pamatuje, nebo píše na post-it lístky a stačí to.
GTD většinou nasadí lidé, kteří si uvědomují, že jejich stávající systém (tzn. nějaký systém time managementu mají) nevyhovuje a je třeba ho povýšit. A takoví lidé tedy už neřeší sebedisciplínu – podřízení se, protože to už mají. U těch, co tuto disciplínu nemají může GTD rychle selhat a pak tedy nepomůžou ani nástroje ani metoda.
Moji kolegové zatím GTD čtou a jsem zvědav, jak to v našem týmu bude dál fungovat. I já bych na tomto rád našel a spoluvytvářel sdílený prostor pro zkušenosti.
Zdravím všechny. Taky trochu přidám. Jak již uvedl výše Tabacus, prošel jsem si podobným vývojem. Pouze s tím, že jsem žačal v roce 1992 s ADK. Na tento systém nedám dopustit dodnes, pokud má sloužit jako „lepší poznámkový blok“ . Variabilita vkládání a vyjímání listů mě nadchla, společně s možností si listy připravit v Excelu, či Outlooku. A tam se nyní ocitám. Mám v práci i doma Outlook, který jsem donedávna moc nemusel. raději jsem používal Lotus Organizer, který mi připadl o dost lidštější. To ano. ale nedávno jsem si pořídil PDA – HTC Touche Cruse. Jsem s ním naprosto spkojený (poté, co jsem ho flešnul na českou verzi windows mobile 6.1). A teď o co jde : Mít tohle vybavení a používat jakýkoliv jiný nástroj, přenášený na Flashdisku, mi připadně jako řezat strom motorovkou bez benzínu. Je to docela makačka si ten Outlook pomocí složek, filtrů, barviček a grupování nastavit tak, aby se dala matoda GTD uplatnit, leč myslím si, že to celkem jde. Něco malinko jsem již vymyslel. Pokud máte někdo podobný názor, rád se podělím.
Mimochodem – celkem se mo osvědčily Off XP s možností vlastního rozložení odkazů na složky v Outlooku. Office 2003 jsou pěkné omalovánky, ale taakhle elegantně to tam asi moc nejde.Pokud ano, rád se nechám přesvědčit.
Nechci Vám zkazit náladu (a chuť do přemýšlení), ale David Allen už stihl vydat příručku, jak si nastavit outlook (2003, 2007, snad i xp) tak, aby fungoval jako gtd nástroj. Zagooglujte a snadno najdete. A možná tam bude i odpověď na Vaši otázku, kterou jsem nějak nepochopil. Jestliže ale máte přístup k OneNotu, máte po starostech. OneNote je hodně elegantní aplikace, která – integrovaná s outlookem – dokáže divy.
Ja mel problem si vzpomenout ze ktereho pocitace kdy mam udelat synchronizaci a tim padem vsechny elektronicke diare kompletne selhavaly. Pak jsem prekrocil hranici unosnosti a musel jsem za kazdou cenu najit reseni a zacit efektivne(ji) organizovat cas.
Naproste zoufalstvi mne dohnalo ke genialne jednoduchemu a zcela bezchybnemu reseni. Klicovym zaklinadlem je protokol SyncML. Tedy nyni kdyz sedim u jakehokoliv z mych pocitacu, zapisu si poznamku ci udaj ke dni a uz se o nic nestarama – ve vhodny cas na mne vybafne z telefonu nebo jej tam proste jen najdu (neni-li nastaveno ze mne ma telefon upozornit).
Nebo napisu poznamku ci udaj ke dni jen do mobilu a opet se o nic nestaram – najdu to opet na vsech mistech.
SyncML je protokol pro sychronzaci kontaktu a kalendaru, poznamek atd… v telefonu (umi to kazdy telefon! opravdu bezne NEpda a newindowsi, ale zcela obycejne nokie ci ericssony, siemense atd…) mam nastaveno at se to samo synchronizuje kazdou hodinu pres internet a v pocitacich mam nastaveno totez. Od te doby uz neresim udalosti vazane ke dni ci casu – resi se uplne automaticky a bez me ucasti a nyni hledam moznost jak doresit veci typu „udelat az kdyz bude splnena podminka“, nebo (predevsim!) veci typu „udelat co nejdrive“ – tyhle odpovedi hledam v GTD. Projekty asi vyresi „ukoly“ (opet synchronizovano – nicmene uz to tak pouzivam dlouho, jen jsem to nenazyval „projekty“) a seznam „pristich kroku“ asi bude (zda se) nejlepsi v papirove podobe.
O SyncML a propojeni vseho se vsim mozna napisu clanek – dotahnul jsem to k dokonalosti (tedy pro mne – ja si pochrochtavam :-) )
Máte pravdu, vydal. Ale přijde mi, že neobsahuje nic, na co by člověk nepřišel sám „zdravým“ rozumem. Navíc mi některé tipy přijdou až zbytečně složité. (Takže si raději ušetřete nějakých $10 nebo kolik to stojí, zdravý rozum především.) Ale berte mě prosím s rezervou, vyjadřuji jen svůj, nyní hodně rozmazlený dojem.
S Vaší poznámkou o OneNote naprosto souhlasím – i když několik mých kamarádů propojení OneNote <-> Outlook buď do nebe vychvaluje, nebo naopak považuje za „příliš komplikující a komplikované“ (konec citace).
Ahoj Alfieri,
prosím tě, jsem naprosto v přesné situaci – používám leta ADK a nedávno jsem si pořídil HTC Touch Cruise. Paradoxně v tu chvíli mi (navíc po přečtení GTD) naskočil radikální problém, který jsem popsal zde v jiném příspěvku – neumím si zvolit, zda pokračovat v ADk či přejít na kombinaci Outlook + HTC.
Můžeš mi na můj email bipper@seznam.cz poslat tvůj názor, případně seznam aplikací či screenshot tvého outlooku?
Jsem z této situace již naprosto zoufalý!
Díky moc
Honza
GTD je metoda aplikovatelná na jakémkoliv nástroji. Z mého pohledu je to tedy jednoznačně metoda. A souhlasím s vámi: jakmile někdo na poradě prohlásí „Jaký je další krok?“, výsledek porady nikdy nemůže vyznít do vzduchoprázdna.
Ad co funguje: Moje „chaotická“ aplikace GTD (kombinace papíru a e-verze se tu někde potuluje). Každopádně jsme si v práci konečně rozchodili volné připojení laptopů, takže teď se začínám pomalu, ale jistě klonit k víc softwarovějším řešením – a asi zase přijde nějaká ta perestrojka.