Ne všichni, kteří používají GTD, mají iPhone. Některým se stalo i to, že vlastní zařízení se systémem Windows Mobile. Nevýhodou je, že obvykle nejsou tak „cool“, výhodou naopak to, že kromě Microsoft Mobile Office mají na mobilu vždy něco jako malý Outlook, i když se tak přímo nenazývá. A ten se naprosto bezbolestně synchronizuje s velkým bratrem na PC. Nabízíme pár tipů, jak začít využívat GTD se systémem od Billa.
Pozor, oproti některým doporučením Davida Allena pro GTD v Outlooku jsou tyto tipy někdy lehce kacířské.
Pokud má technika zvítězit nad papírem, pak musí být stále při ruce a lehce použitelná. Představte si, že vás něco napadlo a ještě než to zapomenete, chcete si nápad uložit. Pokud se musíte zamýšlet na tím, který program na mobilu spustit a kam nápad zapsat – je něco špatně. To už je jednodušší ten papír. Proto je třeba mít „one-click“ přístup.
Jistě – David Allen radí, abyste si vše ukládali do nějaké schránky. Jí se potom probírali a vytvářeli úkoly s dalšími kroky. Jenže pokud budete na mobilním zařízení něco někam zapisovat, potom bude dost velká otrava tyto poznámky nějakým způsobem překlipávat a přenášet do úkolů. Nehledě na to, že i na PC to zdržuje. A my přece chceme být efektivní.
Tip 1 – zapisujte si nápady rovnou do úkolů
A to i bez ohledu na to, že nemáte přiřazen žádný další krok a ani o něm zatím neuvažujete. Pokud máte Úkoly (Tasks) v mobilu dobře nastaveny (více níže), nebude mít úkol přiřazenou žádnou kategorii a zařadí se tím pádem na vrchol všech úkolů. Proč zrovna úkoly a ne třeba poznámkový blok nebo outlookové lístky? Nejenže můžete úkoly výborně řadit okamžitě do jednotlivých kategorií, které odpovídají kontextům, o kterých mluví David Allen, ale také je lze po vykonání přeškrtnout – a to vám udělá dobře na duši :) Navíc, nemusíte, jak už bylo řečeno, přenášet z jednoho prostředí do druhého poznámky.
Tip 2 – číslováním kategorií si určíte pořadí za sebou
Kategorie jsou alfou a omegou třídění úkolů v Outlooku. Pomocí kategorií si můžete úkoly s následnými kroky třídit do kontextů. Například „u počítače“, „když jezdím po městě“ atd. Pokud si ale budete kategorie vytvářet, budou se vám řadit podle abecedy. Jenže často chcete mít nějaké kategorie výše a některé níže. Stačí používat číslování a to třeba dvouúrovňové. Například „21 volat pracovně“, „22 volat soukromě“, „31 u počítače obecně“, „32 u počítače psaní článků“.
Možná se vám zdá, že je jedno, kde jaké kontexty budete mít zařazeny. Osobně ale používám úkoly v Outlooku prakticky na všechno (tedy kromě termínů v kalendáři), co souvisí s GTD a vůbec organizací. Tím pádem tam mám třeba i kategorie jako „čekám na (waiting for)“ nebo „možná/někdy (someday/maybe)“. U těchto kategorií třeba nechci, aby se mi pletly někam mezi ostatní „normální“ kontexty, ale byly až na konci.
Tip 3 – rozdělte si úkoly na dvě úrovně priorit
Někteří uživatelé GTD si stěžují, že je trošku problematické určovat si priority. Sám David Allen soudí, že lidé jsou dostatečně inteligentní, aby si priority určovali sami pohledem na momentální časové možnosti či zbývající energii. Osobně mám přesto tendenci rozdělovat si priority úkolů alespoň na dvě úrovně. Ty, které jsou kritické pro mé cíle a ty, které mám naplánovány spíše z vlastní aktivity, chci je udělat, ale nehoří to tak moc.
I k tomuto řazení používám výše zmíněné číslování. Mám v podstatě zopakovány všechny kontexty, pouze je na jejich počátku devítka. To znamená, že mi spadnou za všechny ty kritické, a přitom zůstanou zařazeny ve stejném pořadí jako jejich důležití bratři a sestry.
Tip 4 – dejte si celé projekty také do úkolů
Už jsme na to narazili. Mobilní zařízení jsou pro kopírování a vůbec k práci s dokumenty zatím stále nevhodné a těžko říct, jestli se to změní. Z toho důvodu je dobré mít jediné místo, kde budete mít vše. A tím mám na mysli i vlastní seznam projektů. Opět jsou projekty důležitější a méně důležité. Od nich se pak odvíjí další kroky, které budete mít v jiných kategoriích – kontextech.
Tip 5 – pokud úkol (další krok) spadá do projektu, zapište si k němu unikátní značku
Nemusíme pracovat jenom lineárně. Představte si projekt, ze kterého si vygenerujete několik dalších kroků v různých kontextech. Například pro pokrok v projektu potřebujete mluvit s člověkem XY, někde něco koupit a něco udělat na počítači. K tomu všemu můžete mít další kroky týkající se jednoho a toho samého projektu. Jak mít ale přehled o tom, ke kterým projektům bohužel žádný další krok naplánován není nebo naopak, ke kterým je toho až příliš?
Můžete si tvořit další kategorie a mít tak zařazen úkol vždycky do kategorie kontextu i do kategorie projektu, ale to už bohužel není příliš produktivní a nastává zmatek. Co takhle používat nějakou unikátní zkratku jedinečnou k projektu? Osobně používám například x a dvě písmena – například věci týkající se projektu Mít vše hotovo mají zkratku xmv. To pak v mobilním telefonu stačí zadat pro do vyhledávání, vybrat si pouze úkoly (výhoda jediného prostředí pro GTD – hledání je extrémně rychlé oproti full textovému prohledávání celého mobilu) a vylistují se vám vedle samotného projektu i všechny dostupné další kroky.
Zde uvádím ukázku z Outlooku na PC, který je synchronizován s tím na mobilu.
A co vy, kteří také používáte Outlook na mobilu a PC – řešíte něco jinak? Proč? Zkuste se vyjádřit sem do komentářů nebo do diskuze.
Pokud používáte Outlook jako svůj plánovací systém, zkuste opustit systém úkolů a kategorií a integrujte do svého systému také OneNote. Vynikající návod najdete zde: http://www.blog.7breaths.co.uk/2007/04/gtd-with-onenote-out-and-about.html
A trváte-li na „jen Outlooku“ zkuste nainstalovat freeware jello.dashboard. http://code.google.com/p/jello-dashboard/ Předělá vám Outlook na efektivní gtd nástroj, sleduje kontexty, projekty, další kroky (actions) a další. Výborně mi fungoval přes půl roku na 2003, na 2007 jsem to nezkoušel, neboť jsem outlook opustil. (Autoři tvrdí, že to funguje od XP výše.) A jinak David Allen napsal několik“ publikací, které se zabývají převedením Outlooku
Díky za další tipy! U toho OneNote mám pocit, že v té sadě Office, co jsem koupil na PC ten program není. Ještě zkontroluju.
Jak se tak dívám na to, jak si kopíruje ty poznámky z PC a synchronizuje s mobilem – zdá se mi to komplikovanější. U těch úkolů, které jsou pro Windows Mobile de facto „nativní“ je vynikající to, že je mám neustále všechny jak na mobilu, tak PC. Nemusím se starat o to, abych něco udělal se systémem než jdu od počítače.
Používám to totiž mimo jiné na dvou počítačích (notebook nemám). To znamená, dělám doma, mobil připojen. Cokoli zapíšu do úkolů, mám okamžitě v mobilu. Odejdu od počítače, můžu upravovat/přidávat/mazat úkoly v mobilu. Přijdu k počítači do práce a během chvilky mám na tomto počítači všechno aktuální – jak úpravy z mobilu po cestě, tak úpravy, co jsem dělal doma na PC.
Ten jelly.dashboard – nevím, jak by se to pak dalo stejně udělat na mobilu. Teď to mám nastaveno tak, že na mobilu jedním hardwarovým tlačítkem spustím úkoly a hned můžu do připraveného řádku psát nový nápad. A když hned vím, do jakého kontextu ho zařadit, tak vlastně ani nespadne do in-basketu (schránky).
Používám jen Outlook 2007.
Právě kvůli tomu synchronizování a přístupu třeba jen přes Outlook Web access se snažím mít vše jen v Outlooku.
Používám kombinaci doporučení z Allenových dokumentů a ještě tohoto: David Orstein’s Blog – Getting Things Done using Outlook 2007 , což mi umožňuje snadnou správu jen jednoho místa. Panel zástupců na složky a GTD panel na „čištění“ Inboxu je super. Výhodou je možnost udělat úkol z mailu.
Dále jsem si vytvořil pravidlo, že když k odesílanému mailu přiřadím kategorii @Čekám na… , hodí se mi do úkolů se stejnou kategorií.
Zmínil bych ještě klávesové zkratky, které taky hodně ušetří práci: ctrl+shift+m = nový mail, ctrl+shift+k = nový úkol. Trivialita, ale když se hrne moc myšlenek, pomůže to v rychlosti.
Díky za tip s tím číslováním a ostatní tipy, trochu si to pozměním ;-)
Aha, to je zajímavý to pravidlo – jak to děláte, že se vám to hodí do úkolů po nastavení kategorie? Když si v Outlooku 2007 dám (mám jen anglický) Tools | Rules and Alerts…, kliknu na New Rule…, tak tam mám možnost definovat pravidla jen při příchodu nebo odchodu zprávy. O akci po přiřazení kategorie ani slovo :)
Proč dávat kategorie „Čekám / Někdy“, když by se to dalo udělat pomocí Stavu „Čeká se na někoho dalšího / Odloženo“.
Každý úkol má totiž pět stavů:
Dobrá otázka. Sám jsem přemýšlel, proč to tak dělám. Ale ono to Čekám/Někdy možná v tomto významu… nejsou stavy úkolu (jak popisujete použití) ale kontexty. Vysvětlení pojmu kontext ve významu GTD podle mě přesahuje rámec této diskuze, nelze to vytrhnout z kontextu :) je nutno znát princip workflow v GTD a protože jste přispíval jako anonym, nevím, jak na tom se znalostí GTD jste.
Dovolil bych si prosbu. „Čekám/Někdy“ mi totiž jako kontext vůbec nepřijde. „Čekám/někdy“ mi – v termínech gtd – přijde jako smíchání dvou „stavů“ nějaké záležitosti – bud´ čekám na čas (tzn. na datum, kdy bude věc aktuální, tj. termínový pořadač) a
nebo čekám na činnost od někoho (seznam Čekám na…, tedy Waiting for). „Někdy“ mi potom přijde jako část kategorie Někdy/možná, tj. věc, u níž jsem se nerozhodl, jestli se do ní někdy pustím.
Kontexty mi přijdou jako „fyzická“ prostředí, kde budu další krok dělat (u počítače, v supermarketu, v kanceláři apod.)
Mohl byste to tedy vysvětlit blížeji? Kde jinde, než v diskusi… :)
Tak jsem to trochu zamotal, špatně jsem napsal ten příklad.
Kontexty (kategorie) mám „Čekám na…“ , který se používá pro záležitosti, kde další krok musí udělat někdo jiný, tj. nemůžu hned pokračovat a další kontext (kategorie) je „Někdy/Možná“, kterou procházím většinou jen při týdenním hodnocení. Kategorii/ kontext „Čekám/někdy“ jsem uvedl omylem, mělo být uvedeno „Čekám na“… a „Někdy….“ a tím se tedy omlouvám.
Nejlepší by bylo, kdybych mohl příspěvek opravit, aby nemátl další diskutující, ale to jde asi jen po jeho odeslání.
A proč nepoužívám stavy úkolů, ale kategorie? Je to v Outlooku přehlednější a vystačím s méně pohledy. Stavy používám jen nezahájeno a dokončeno. Ostatní řeší kontexty.
Nemusíte se omlouvat, koneckonců každý ať si pojmenovává co chce jak chce. Jen mě zajímalo, jestli jste nepřišel na nějakou zjednodušující „vychytávku“.
S „klasickým“ rozhraním Outlooku jsem si moc nezadal, protože jsem velmi brzy objevil dole zmíněný jello.dashboard a ten mě maximálně uspokojil. A jen tak mimochodem, dneska používám na poštu gmail (i z ostatních účtů) a jsem maximálně spokojený (poštu nestahuji, nearchivuji v počítači apod. Tak nějak víc věřím googlovským serverům než své staré plečce.
Ještě jednou díky.
Já dosud používal Jello Dashboard http://www.jello-dashboard.net/ abych využil mail coby zdroj 80% úkolů.
Je to upravená stránka Today podle principů GTD, využívá klasické úkoly outlooku.
Do jaké míry jsou úkoly přenesené do Oulooku ve WinMobile použitelné nevím, třeba s tím má někdo zkušenosti.
S Jello jsem si ze začátku hrál, ale nezdálo se mi, že by mi přinesl větší užitek, než ručně vytvořené pohledy, filtry a zástupce, dle Davida Orsteina. Možná mi něco uniká. I já mám 80% úkolů vytvořených z mailu a protože používáme firemní Exchange, nelze využít Gmail (ale mám v něm všechny soukromé účty). Mám i snahu nepoužívat žádné freeware nebo pluginy, abych na nich nebyl závislý. Důležitý je i pro mě webový přístup k Outlooku, kde mám téměř shodné prostředí.
Jak třeba v Jello vytvoříte úkol „Zavolat Novákovi, že se ruší projekt XY“ z mailu, který má předmět “Důležité oznámení k projektu XY“?
V mnou zmiňovaném systému přiřadím kategorii „@Zavolat“, kliknu na ikonku Přidat příznak, která vyvolá dialog „Vlastní příznak“, kde můžu napsat libovolný text – „Novák – ruší se XY“. Tím mi mail zmizí z Inboxu (nevyhovuje filtru „zprávy bez kategorie a příznaku“) a objeví se mezi úkoly „Zavolat“.
V PDA se sice tyto úkoly (vytvořené z emailu) neobjevují mezi úkoly, ale normální úkoly se synchronizují spolehlivě a můžu podle kontextu/kategorie rychle filtrovat. Vytváření úkolu z mailu a synchronizaci do PDA ale nevyřeší ani Jello. PDA používám hlavně jako diář, a jako diktafon na cestách (schránka pro diktované úkoly, které se po synchronizaci objeví mezi poznámkami v outlooku, z těch pak dělám úkoly), úkoly v PDA potřebuju jen v některých kontextech mimo notebook (doma, nákup…)
Bohužel, OneNote je myslím jen u Home a Enterprise verze. V té nejrozšířenější – mám pocit Professional – není. Přijde mi to docela škoda, protože je to šikovná věcička. A podle zpráv z právě proběhlé PDC si to MS uvědomil a zapojil ji i do chystaných web office.
K Outlooku ještě jednu zajímavost. V datumovém poli umí pracovat se slovy jako „minulý pátek, včera, dnes, zítra, pozítří, příští týden, příští měsíc …“, která pak převede na datum.
10 dalších tipů k Outlooku a poznámka k Onenote 2007
Onenote podle Microsoftího dema nebo blogu Michala Zobce zajímavá a určitě užitečná věc. Nicméně jsem poměrně konzervativní a mám rád jednoduchost, pokud inovace nepřispěje k efektivitě. Uvedu důvody proč a možná i pár tipů.
Asi působím, jako agent Microsoftu, ale o to nejde. Jen jsem shrnul výsledek své anabáze a zkoušení různých GTD friendly produktů a mailových udělátek a snažil jsem se sepsat moje Proč. Rozhodně nejsem GTD guru, metodiku v Outlooku měním skoro pořád, ale v nástroji už mám asi jasno.
Ten nápad s těma přílohama ve formátu objektů je vynikající! Díky. Jdu to vyzkoušet, jak se mi to synchronizuje s mobilem.
Jinak taky nejsem agent Microsoftu, ale článek jsem napsal spíš pro ty, kteří proste mají Outlook a nechtějí se patlat s dalšími nástroji, zkoušet jejich možnosti, synchronizace atd :)
Tak jsem to zkoušel a bohužel se mi ten vložený dokument nesesynchronizuje do mobilních úkolů :(
Do datumového pole lze psát i další zkratky:
po, út, pá…. pro příští dny v týdnu,
číslice nebo data (1. pro prvního, 1.5. pro 1. května atd.) velmi to urychlí zadávání. Ale syntaxi si vyzkoušejte, mám Outlook 2007
Dobrý den ,
také používám Outlock.
Vaše tipy jsou zajímavé.
Není mi zcela jasné , jak zadáváte kategorii při odesílání mailu. Ručně vyhledáním nebo si uděláte tlačítko ? nebo klávesová zkratka ?
Přesunutí dále do složky úkolů je jasné.
Kolik kategorií máte ? Já mám pro každého komu deleguji úkoly ale nezdá se mi to moc ideální poslední dobou.
Klávesové zkratky ohledně nového úkolu se mi velmi líbí a urychlují informace.
díky za info
P.Valeš
vales@acm.cz
Zdravím všechny uživatele PPC :) Začínám se prokousávat knihou a zkouším různé systémy v naději, že ze mě už nebude královna žlutých post-it … Musím říci, že zatím považuji pro Windows Mobile za nejlepší sw řešení stále MSOutlook v kombinaci s Jello (viz výše), a také se SimplyFile , což ale bohužel neznamená, že ji mohu použít :( Pro ty, kteří mají poštu v Outlooku je myslím ideální. Ale jste-li na tom jako já a máte poštu jinde (Outlook mi kapacitně již pár let nestačil, poštu mám na vlastním serveru-Linux/IMAP) a aplikaci jako je SimplyFile pro Thunderbird jsem zatim nenašla. Máte-li prosím někdo zkušenosti s takovýmto či jiným plug-in pro Thunderbird, budu rada za radu :) Emaily tedy zatím neřeším, nechávám je jako případně druhý krok a vše převádím na projekty atd. Nyní nadšeně zkouším skvěle synchronizující aplikace od MyLifeOrganized . Jedná se zatím o jediný sw, který jsem našla na tomto skvělém souhrnném odkazu a vyhovuje mým požadavkům, tedy synchronizuje bez problemu s PPC. Navíc je plný skvělých Templates, které přes copy/paste můžete krásně použít v jediném dokumentu. Nová „dvojková“ verze je ke stažení jako free trial, stejně jako i nová verze pro PPC. Jen pozor na to, kterou verzi si stahujete, „jedničková “ verze pro PPC nefunguje s novou dvojkovou pro PC. Za nejlepší „vychytávku“ zatím považuji MLO Rapid Task Entry. Jde o druhou aplikaci, která se Vám automaticky nainstaluje s MLO pro PPC. Nemusíte tedy lovit papírky atp. ani dlouho otevírat celou aplikaci. V RTE si sami zvolíte kam se „poznámky“ budou samy ukládat - používám Inbox – a později v originální aplikaci si ji pak už snadno přetvoříte k obrazu svému :)
Jak se ale zbavit jiz existujicich kategorii, ktere jsem si nastavil v mobilu, ty se do Outlooku v PC prenesou jen pokud je k nim prideleny nejaky ukol.
Ale v mobilu s WM v ukolech jde jen kategorie pridavat, ale mazat ne. Zbytecne tam zavazi vice kategorii, ktere bych rad nahradit jinymi, efektivnejsimi.
Pořád nevím, kde se to dá stáhnout, jen pořád opisuji jako dement v pomocné škole písmenka a ještě několikrát jako po škole ! Ve 40-ti, to je dost dobré !
Dobry den,
osvedcil se mi take webovy nastroj TaskFreak, http://taskfreak.com/
Je to PHP (+MySQL) aplikace umoznujici spravu jednodussich projektu, naprosto intuitivni, umoznuje i praci vice lidi na jednom projektu, a to s ruznymi pravy, takze i jen pro prohlizeni.
Obecne je to na spravu projektu a jednotlivych podukolu, ale da se to pouzit i na seznamy ukolu a projektum rikat kontexty, pripadne si tam psat poznamky. Jednim kliknutim se da nastavovat plneni podukolu po 20%.
Daji se zobrazit ukoly ze vsech projektu najednou, nebo jen ukoly konkretniho projektu, coz doporucuji.
Sikovna aplikace, akorat vyzaduje webserver s PHP a MySQL, coz v dnesni dobe asi nepredstavuje problem.
LR
Ve WM jde synchronizovat bohuzel jen jeden kalendar – ten hlavni. Muzete pouzit treba placeny On-Schedule, ktery toho umi i hodne navic. Jinym resenim muze byt publikace kalendare pres Google Calendar nebo MS Live sluzby.
Myslel jsem si to, jen sem si nebyl jisty. Dekuji za odpoved
Já se po dlouhých letech rozhodla pro jiné řešení, než je Outlook. Důvodem byla problematická synchronizace (duplikace záznamů apod.).
Požadavky na nový SW byly jasné:
- SW kompatibilní s Windows 7
- podpora mobilních Windows 6.1 Professional
- synchronizace s Google (kalendářem, kontakty, úkoly, e-maily), synchronizace s více poštovními schránkami (pracovní PC s Outlook 2007 a domácí netbook)
- přenosnost na flashce („portable“)
- podpora GTD, ideálně mindmaps
- zálohování dat a data v jedné databázi
- přehledné rozhraní
- ačkoli rozumím vcelku obstojně anglicky, tak čeština a podpora českého prostředí
Jiné moduly (správa financí, kryptování, správa pod heslem,…) jsem brala jako přidanou hodnotu.
Prošla jsem mnoho webů a vyzkoušela spoustu SW (stálo mě to mj. i několik přeinstalací notebooku), nakonec jsem skončila u EssentialPIM.
Důvodů je několik:
1) je to portable zařízení, tj. dá se nosit na flashce, mám svá data vždy u sebe;
2) není tak náročný na výkon HW jako Outlook 2007 – mám netbook, kde je to setsakra znát;
3) umí se výtečně synchronizovat – s PalmOS, Outlookem, Google kalendářem;
4) umí několik e-mailových schránek, podpora jak POP3, tak IMAP;
5) je česky a velmi snadno obsluhovatelný.
Nakonec používám jak desktop verzi (na netbooku), tak portable verzi (na flashce v kryptované partition). Na sychronizaci datového souboru *.epim mi výtečně slouží Good Sync.
Outlook beru jako víceméně nutné zlo (v práci)…
Předělá vám Outlook na efektivní gtd nástroj, sleduje kontexty, projekty, další kroky (actions) a další. Výborně mi fungoval přes půl roku na 2003, na 2007 jsem to nezkoušel, neboť jsem outlook opustil. (Autoři tvrdí, že to funguje od XP výše.) A jinak David Allen napsal několik“ publikací, které se zabývají převedením Outlooku
Büyü
Pravidlo zní takto:
Díky za tip! I když jsem „outlookový“, často se mě lidi ptají, jak to řešit jinak. Určitě EssentialPIM vyzkouším. Podle webu to vypadá velmi zajímavě.