Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

5 tipů jak ohnout Outlook pro GTD

By on 28. 10. 2008 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 28

Ne všichni, kteří používají GTD, mají iPhone. Některým se stalo i to, že vlastní zařízení se systémem Windows Mobile. Nevýhodou je, že obvykle nejsou tak „cool“, výhodou naopak to, že kromě Microsoft Mobile Office mají na mobilu vždy něco jako malý Outlook, i když se tak přímo nenazývá. A ten se naprosto bezbolestně synchronizuje s velkým bratrem na PC. Nabízíme pár tipů, jak začít využívat GTD se systémem od Billa.

Pozor, oproti některým doporučením Davida Allena pro GTD v Outlooku jsou tyto tipy někdy lehce kacířské.

Pokud má technika zvítězit nad papírem, pak musí být stále při ruce a lehce použitelná. Představte si, že vás něco napadlo a ještě než to zapomenete, chcete si nápad uložit. Pokud se musíte zamýšlet na tím, který program na mobilu spustit a kam nápad zapsat – je něco špatně. To už je jednodušší ten papír. Proto je třeba mít „one-click“ přístup.

Jistě – David Allen radí, abyste si vše ukládali do nějaké schránky. Jí se potom probírali a vytvářeli úkoly s dalšími kroky. Jenže pokud budete na mobilním zařízení něco někam zapisovat, potom bude dost velká otrava tyto poznámky nějakým způsobem překlipávat a přenášet do úkolů. Nehledě na to, že i na PC to zdržuje. A my přece chceme být efektivní.

Tip 1 – zapisujte si nápady rovnou do úkolů

A to i bez ohledu na to, že nemáte přiřazen žádný další krok a ani o něm zatím neuvažujete. Pokud máte Úkoly (Tasks) v mobilu dobře nastaveny (více níže), nebude mít úkol přiřazenou žádnou kategorii a zařadí se tím pádem na vrchol všech úkolů. Proč zrovna úkoly a ne třeba poznámkový blok nebo outlookové lístky? Nejenže můžete úkoly výborně řadit okamžitě do jednotlivých kategorií, které odpovídají kontextům, o kterých mluví David Allen, ale také je lze po vykonání přeškrtnout – a to vám udělá dobře na duši :) Navíc, nemusíte, jak už bylo řečeno, přenášet z jednoho prostředí do druhého poznámky.

Tip 2 – číslováním kategorií si určíte pořadí za sebou

Kategorie jsou alfou a omegou třídění úkolů v Outlooku. Pomocí kategorií si můžete úkoly s následnými kroky třídit do kontextů. Například „u počítače“, „když jezdím po městě“ atd. Pokud si ale budete kategorie vytvářet, budou se vám řadit podle abecedy. Jenže často chcete mít nějaké kategorie výše a některé níže. Stačí používat číslování a to třeba dvouúrovňové. Například „21 volat pracovně“, „22 volat soukromě“, „31 u počítače obecně“, „32 u počítače psaní článků“.

Možná se vám zdá, že je jedno, kde jaké kontexty budete mít zařazeny. Osobně ale používám úkoly v Outlooku prakticky na všechno (tedy kromě termínů v kalendáři), co souvisí s GTD a vůbec organizací. Tím pádem tam mám třeba i kategorie jako „čekám na (waiting for)“ nebo „možná/někdy (someday/maybe)“. U těchto kategorií třeba nechci, aby se mi pletly někam mezi ostatní „normální“ kontexty, ale byly až na konci.

Tip 3 – rozdělte si úkoly na dvě úrovně priorit

Někteří uživatelé GTD si stěžují, že je trošku problematické určovat si priority. Sám David Allen soudí, že lidé jsou dostatečně inteligentní, aby si priority určovali sami pohledem na momentální časové možnosti či zbývající energii. Osobně mám přesto tendenci rozdělovat si priority úkolů alespoň na dvě úrovně. Ty, které jsou kritické pro mé cíle a ty, které mám naplánovány spíše z vlastní aktivity, chci je udělat, ale nehoří to tak moc.

I k tomuto řazení používám výše zmíněné číslování. Mám v podstatě zopakovány všechny kontexty, pouze je na jejich počátku devítka. To znamená, že mi spadnou za všechny ty kritické, a přitom zůstanou zařazeny ve stejném pořadí jako jejich důležití bratři a sestry.

Tip 4 – dejte si celé projekty také do úkolů

Už jsme na to narazili. Mobilní zařízení jsou pro kopírování a vůbec k práci s dokumenty zatím stále nevhodné a těžko říct, jestli se to změní. Z toho důvodu je dobré mít jediné místo, kde budete mít vše. A tím mám na mysli i vlastní seznam projektů. Opět jsou projekty důležitější a méně důležité. Od nich se pak odvíjí další kroky, které budete mít v jiných kategoriích – kontextech.

Tip 5 – pokud úkol (další krok) spadá do projektu, zapište si k němu unikátní značku

Nemusíme pracovat jenom lineárně. Představte si projekt, ze kterého si vygenerujete několik dalších kroků v různých kontextech. Například pro pokrok v projektu potřebujete mluvit s člověkem XY, někde něco koupit a něco udělat na počítači. K tomu všemu můžete mít další kroky týkající se jednoho a toho samého projektu. Jak mít ale přehled o tom, ke kterým projektům bohužel žádný další krok naplánován není nebo naopak, ke kterým je toho až příliš?

Můžete si tvořit další kategorie a mít tak zařazen úkol vždycky do kategorie kontextu i do kategorie projektu, ale to už bohužel není příliš produktivní a nastává zmatek. Co takhle používat nějakou unikátní zkratku jedinečnou k projektu? Osobně používám například x a dvě písmena – například věci týkající se projektu Mít vše hotovo mají zkratku xmv. To pak v mobilním telefonu stačí zadat pro do vyhledávání, vybrat si pouze úkoly (výhoda jediného prostředí pro GTD – hledání je extrémně rychlé oproti full textovému prohledávání celého mobilu) a vylistují se vám vedle samotného projektu i všechny dostupné další kroky.

Zde uvádím ukázku z Outlooku na PC, který je synchronizován s tím na mobilu.

A co vy, kteří také používáte Outlook na mobilu a PC – řešíte něco jinak? Proč? Zkuste se vyjádřit sem do komentářů nebo do diskuze.

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 28

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Anonymní napsal:

    Jak se ale zbavit jiz existujicich kategorii, ktere jsem si nastavil v mobilu, ty se do Outlooku v PC prenesou jen pokud je k nim prideleny nejaky ukol.
    Ale v mobilu s WM v ukolech jde jen kategorie pridavat, ale mazat ne. Zbytecne tam zavazi vice kategorii, ktere bych rad nahradit jinymi, efektivnejsimi.

  2. Anonymní napsal:

    Pořád nevím, kde se to dá stáhnout, jen pořád opisuji jako dement v pomocné škole písmenka a ještě několikrát jako po škole ! Ve 40-ti, to je dost dobré !

  3. Volt.cz napsal:

    Ve WM jde synchronizovat bohuzel jen jeden kalendar – ten hlavni. Muzete pouzit treba placeny On-Schedule, ktery toho umi i hodne navic. Jinym resenim muze byt publikace kalendare pres Google Calendar nebo MS Live sluzby.

  4. Anonymní napsal:

    Myslel jsem si to, jen sem si nebyl jisty. Dekuji za odpoved

  5. Anonymní napsal:

    Já se po dlouhých letech rozhodla pro jiné řešení, než je Outlook. Důvodem byla problematická synchronizace (duplikace záznamů apod.).

    Požadavky na nový SW byly jasné:
    – SW kompatibilní s Windows 7
    – podpora mobilních Windows 6.1 Professional
    – synchronizace s Google (kalendářem, kontakty, úkoly, e-maily), synchronizace s více poštovními schránkami (pracovní PC s Outlook 2007 a domácí netbook)
    – přenosnost na flashce („portable“)
    – podpora GTD, ideálně mindmaps
    – zálohování dat a data v jedné databázi
    – přehledné rozhraní
    – ačkoli rozumím vcelku obstojně anglicky, tak čeština a podpora českého prostředí

    Jiné moduly (správa financí, kryptování, správa pod heslem,…) jsem brala jako přidanou hodnotu.

    Prošla jsem mnoho webů a vyzkoušela spoustu SW (stálo mě to mj. i několik přeinstalací notebooku), nakonec jsem skončila u EssentialPIM.

    Důvodů je několik:

    1) je to portable zařízení, tj. dá se nosit na flashce, mám svá data vždy u sebe;
    2) není tak náročný na výkon HW jako Outlook 2007 – mám netbook, kde je to setsakra znát;
    3) umí se výtečně synchronizovat – s PalmOS, Outlookem, Google kalendářem;
    4) umí několik e-mailových schránek, podpora jak POP3, tak IMAP;
    5) je česky a velmi snadno obsluhovatelný.

    Nakonec používám jak desktop verzi (na netbooku), tak portable verzi (na flashce v kryptované partition). Na sychronizaci datového souboru *.epim mi výtečně slouží Good Sync.

    Outlook beru jako víceméně nutné zlo (v práci)…

  6. Anonymní napsal:

    Předělá vám Outlook na efektivní gtd nástroj, sleduje kontexty, projekty, další kroky (actions) a další. Výborně mi fungoval přes půl roku na 2003, na 2007 jsem to nezkoušel, neboť jsem outlook opustil. (Autoři tvrdí, že to funguje od XP výše.) A jinak David Allen napsal několik“ publikací, které se zabývají převedením Outlooku

    Büyü

  7. Volt.cz napsal:

    Díky za tip! I když jsem „outlookový“, často se mě lidi ptají, jak to řešit jinak. Určitě EssentialPIM vyzkouším. Podle webu to vypadá velmi zajímavě.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru