Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak začít s GTD

By on 30. 9. 2008 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 1

Asi před půl rokem se mě jeden z mých pravidelných čtenářů zeptal, jak začít používat gtd. Tehdy jsem jej mohl odkázat jedině na „výběry“ z různých stránek a neucelené komentáře. Jakou radu bych mu dal dnes?

1. Přečtěte si knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Ale přesto vás prosím, kupte si knihu, a až budete moci, pročtěte si minimálně celou první polovinu.
Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá. Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma gtd v současné době koluje na „českém“ internetu.

2. Začněte s co nejjednoduššími pomůckami.

Tužka, blok nebo kartičky (třeba kartotéční lístky) a krabice od bot jako schránka. Nakupte si také hodně eurofólií (nebo papírových složek), štítků, popisovačů, šanonů nebo tenkých desek a dalších „pomůcek“. Návod Davida Allena tvrdí, že první velký „úklid“ vezme 2 dny. Osobně jsem spíše pro „postupnou“ cestu, protože 2 dny jen na úklid jsem si prostě vyhradit nemohl a nemohu, takže to řeším postupně po večerech. V obou případech ale zjistíte, že ničeho nemáte dost. A odejít nakupovat pomůcky v době „velkého třídění a uspořádávání“ není úplně ideální.

Neinvestujte hned do nějakého programu (např. gtd plug-inu pro Outlook nebo databázového programu) nebo drahého zařízení, jako je třeba PDA. Na (světovém) trhu narazíte na spoustu nástrojů, které o sobě tvrdí, že jsou „gtd friendly“. Věřte mi však, že se v těch nástrojích spíše utopíte, než abyste se naučili efektivně spravovat své záležitosti. Konečně, programy můžete začít používat kdykoliv později.

Gtd samo o sobě je totiž extrémně jednoduchý systém. Tak jednoduchý, že pořád máte pocit, že vám něco uniká, že někde něco prostě musí chybět. Snažte se za každou cenu dodržet základní podmínky: pomůcky musíte mít stále při sobě a musí vás bavit je používat. A to umí splnit i úplně obyčejný papír.

3. Dostaňte do systému úplně všechno.

Vše musí být pod „kontrolou“. Nevěříte? Na stole vám přistane nový úkol od šéfa, ve stejném okamžiku se vám v hlavě rozzáří nápad na romantickou večeři a na monitoru bliká rozpracovaný nabídkový katalog. Může být něco horšího než to, že před vámi leží tři záležitosti, kterým se chcete nebo musíte věnovat?
Na rozdíl od jiných metod ovládání času nemusíte v okamžiku, kdy vás něco napadne, okamžitě začít řešit priority. Vaší hlavě úplně stačí, když ví, že o nápad nepřijde. Že nápad skončí na místě, odkud se vám neztratí, a že mu později věnujete patřičnou pozornost.

Proto vám radím: staňte se fanatickým zapisovačem. Pořiďte si notýsek nebo kartotéční lístky, malou tužku, a jakmile vás něco napadne, ihned si to zapište. Zpočátku budete terčem úsměvů a vtípků, později vás budou lidé tolerovat a na konci roku zjistíte, že váš šéf nadělil podobné notýsky s tužtičkou sobě i ostatním kolegům „pod stromeček“.

4. Pro každou záležitost vytvořte projekt nebo rovnou nastavte další krok(y).

Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … Jaký je další krok? … To není porucha na vašem monitoru. Ani v mém počítači. A dokonce mi ani nezačalo kapat na maják.
Pokud na gtd neoceníte nic, potom jste tuto otázku v textu mně záhadným způsobem přeskočili. Vraťte se k textu a přečtěte si první část znovu.
Otázka Jaký je další krok? je totiž to nejdůležitější, co vás může gtd naučit. Proč? S její pomocí hledáte nějakou konkrétní, viditelnou a splnitelnou věc, kterou můžete udělat, abyste se posunuli směrem k vyřešení záležitosti.
Odpověď si zapište na seznam dalších kroků. David Allen, jak si možná vzpomínáte, v knize přichází s  odpovědí na téma „kolik úkolů si ještě můžu vést na jednom neděleném seznamu a kdy mám založit seznam podle kontextů“. Tohle vůbec neřešte. Ještě se mi nestalo, abych měl úkolů méně než 50. A padesát položek pod sebou, to už je nějaký chaos.
Proto si pro každý kontext si ihned od začátku vytvořte seznam dalších kroků – byť na něm bude celý týden přebývat třeba jen jediná položka. Aspoň ušetříte, bude stačit jeden list papíru.
Zjistíte-li, že ke splnění musíte udělat více kroků, vytvořte ze záležitosti projekt. Pro každý projekt nemusíte zakládat samostatnou složku. Jediné co MUSÍTE udělat, je zapsat si projekt na seznam všech projektů, které právě řešíte. Úplně stačí list A4 rozdělený – podle velikosti vašeho písma – do dvou nebo tří sloupců. Počítejte s tím, že zpočátku bude projektů méně, než si zvyknete dělit velké projekty na menší části (podprojekty).
Patříte-li k zaměstnanějším lidem, zvykněte si, že budete mít v jednom okamžiku rozjeto okolo 100 projektů. Gtd totiž nečiní rozdíl mezi „soukromými“ a „pracovními“ záležitostmi. Jednou se rozhodnete něco udělat a vaše rozhodnutí se vám bude připomínat, nejčastěji ve chvíli, kdy se záležitostí nebudete moci nic udělat.

5. Nepodceňujte pravidelné hodnocení.

Zavřít se na hodinu do pracovny stojí nějakou dávku odvahy a sebezapření. Tolik krásných věcí, které člověk může dělat. A místo toho se zabední a věnuje se „nejúžasnější z úžasných“ činností – prochází své papíry, skládá, škrtá, vzpomíná, promýšlí další kroky a uklízí.
Všechny proti (zejména časová náročnost) však přebije jediné pro. Nemůžete být klidní, když si nejste jistí, že je o vaše závazky 100 % postaráno. A právě (týdenní) hodnocení zařizuje, aby tomu tak bylo. Narazíte-li někde na strasti o tom, že gtd selhalo, můžete si být více méně jistí, že na vině je právě týdenní hodnocení. (Jestliže to ovšem nebylo odkládání úkolů donekonečna nebo obyčejná lenost).

6. Vytvořte si ze seznamu dalších kroků seznam „Dnes udělám“

Jeden z bodů, který David Allen v knize záměrně upozaďuje, jsou seznamy úkolů na jeden den. Spíš než „upozaďuje“ bych měl napsat „velmi kritizuje“. A to i přes to, že si (jak přiznává v jednom z rozhovorů) seznamy úkolů na den sestavuje denně už několik desítek let.
Nepanikařte, gtd vážně funguje a ani nejde o Allenovo pokrytectví. Allen se snaží provést extrémně náročný úkol – změnit styl myšlení lidí. (Jako učitel s nějakou praxí můžu potvrdit, že i u dětí a teenagerů je to úkol více než nelehký.) Proto musí chvílemi trochu provokovat.
Seznamy úkolů na den (neboli známé To-Do Listy) se praxí hodně změnily. Dnes už většina z nich neobsahuje to, co člověk musí udělat, spíše jsou to „nápady“ a celé – řečeno termínem gtd – projekty (tedy úkoly, které ke splnění potřebují více než jeden krok). Aby se Allen odlišil od ostatních, musí „klasické“ seznamy „neproveditelných“ úkolů odsoudit a nahradit je novým pojmem – seznamy dalších kroků.
Starého psa nové kousky nenaučíte. Respektive naučíte, ale trvá to velmi dlouho a 100 % úspěšnost není zaručena. Jak zabránit tomu, aby se mi jednotlivé kroky zastavily na podle kontextu roztříděných seznamech? Jak zajistit, abych se věnoval záležitostem, které nějak „spěchají“? Jak zařídit, abych se jeden den totálně nevyřídil? Není nic jednoduššího než vzpomenout si na to, co člověk dělal před gtd (dělal-li ovšem) – sestavit si z dalších kroků seznam pro jeden den.
Nejde však o klasický seznam úkolů. Mark Forster, jiný z významných „učitelů“ time managmentu a autor knihy Do It Tomorrow, nazývá toto řešení velmi výstižně „Seznam udělám“ (Will-Do List).
Během přípravy programu na další den vyberte z jednotlivých seznamů patřičné další kroky. Co nejjednodušším způsobem je vyčleňte z celého seznamu, abyste na první pohled rozpoznali, čím se budete v daný den zabývat. Někdy stačí jednoduchý symbol, jindy pomůže seznam dalších kroků přepsat na samostatný papír. Jak je komu libo.

7. Nepřeorganizujte se! Dělejte další kroky.

Jak už jsem napsal výše, gtd je ukrutně jednoduchý systém. Neutopte se v neustálém dolaďování, hledání nových pomůcek nebo opětovnému pročítání Allenovy knihy. Stačí, když si ji přečtete jednou a podruhé třeba za 3 – 4 měsíce. Svůj systém také nemusíte „upravovat“ neustále (nebo pokaždé, když objevíte nějakou zajímavou pomůcku), zkuste to třeba jen jednou za měsíc. Dejte šanci tomu nejdůležitějšímu: skutečnému provádění dalších kroků. Ona se ta „organizační“ stránka nějak vytříbí sama.
Sedm kroků určitě stačí k tomu, abyste dostali alespoň pro začátek gtd – a  spolu s ním i to nejkrušnější z vašeho současného života – pod kontrolu. Nebude to ze dne na den, to vám rozhodně neslibuji. Budete-li se ale zásadami gtd řídit, myslím si, že po prvním týdenním zhodnocení pochopíte, že tudy cesta rozhodně vede. Není široká jako cesty, na nichž záležitosti zapomínáte, odhazujete jako nepotřebné a případně si je ani nepřipouštíte. Není to cesta pohodlná, kdy uděláte jen to, co vám ostatní zadají, a víc neřešíte. A nejde se po ní snadno, protože musíte změnit své zažité návyky a zlozvyky. Ale každý člověk, který kdy četl nějakou pohádku, ví, že ta nejširší cesta k půlce království nikdy nevedla.

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru