Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

I dobře namazaný systém se někdy pokazí …

By on 14. 7. 2008 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 9
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Cítíte se skvěle? Máte všechny své úkoly pod kontrolou? Jste přesvědčeni, že všechno zvládáte levou zadní? Podařilo se vám během jednoho měsíce vnést řád do několikaletého zmatku?

Gratuluji. Ne každému se poštěstí dosáhnout podobného pocitu. Když se člověk pustí do organizování úkolů jakoukoliv metodou, prvotní pocit vítězství vždycky inspiruje. S nadšením přijímáte novou a novou práci, zaneprázdnění vám dělá dobře. Téměř nic nemůže nahradit super pocit, když se večer kouknete na A čtyřku popsanou ve dvou sloupcích teď už přeškrtnutými úkoly?

Doufám, že si své vítězství vychutnáváte. Krásné vzpomínky totiž budete potřebovat, až se vám někde systém pokazí.

Moment, jak pokazí?

Ať jste do tohoto okamžiku plánovali úkoly tím či oním způsobem, doufám, že si už uvědomujete, jak, co a kde se může v hurá time managementu pokazit. Nic proti přejímání jen třeba částí z různých přístupů, většinou je to nejlepší způsob jak začít a opustit krizi okamžiku. Sám to vlastně dělám, žádný systém přece nemůže být povýšen nad selský rozum. Ale člověk si musí hlídat, aby se něco někde pro sámé plánování a úkolování nezvrhlo. Proto zdravý rozum především (a tužku a kus papíru do ruky).

Pocit super-efektivnosti se umí nečekaně rychle zvrhnout v ukázkovou super-depresi. Stává se to, pokud se soustředíte jen na úkoly a nedáváte si pozor na celkový pohled. Již několikrát jsem zmínil, že se to často stává při prvotním nadšení např. metodou gtd: – lidé často propadnou nadšení ve stylu „beru vše, neb zvládám vše“.

Jindy zase začne totálně selhávat načasování úkolů na určitou dobu – dveře se netrhnou, telefony drnčí jeden za druhým a rozdělaná práce stojí. Během dopoledne jste nerudní, po obědě nervózní a odpoledne už se na vás nikdo ani neodváží zaklepat. Což o to, vztek si vybijete na prvním telefonátu. Jenže s nerudností a nervozitou jde ruku v ruce i špatná nálada, a tak se vám v době, kdy máte relativní klid, do práce vůbec nechce. A přitom jste si dobu na práci tak krásně rozplánovali!

Oba příklady rozdílných přístupu k time managementu mají stejný konec: během čtvrt roku jste na hranici burnoutu a vůbec netušíte, jak jste se tam dostali. Vždyť jsem to měl/a tak krásně a) rozplánované, b) načasované. Kde tedy umí time management nebezpečně zaskřípat?

Kde tedy umí nedotažený time management pořádně zaskřípat?

Začnu tím, na co často (nejen sám) narážím.

Než vezmu další práci…

Období prvotního nadšení z metody gtd (nejprve jsem se o ní dozvěděl jen z blogů) vystřídalo období, kdy jsem měl pocit, že se v úkolech doslova topím. Bral jsem všechno, nestíhal téměř nic.

Většina blogů, z nichž jsem informace o metodě čerpal, totiž vychvalovala naprosto skvělou myšlenku dalších kroků pro jednotlivé projekty, které dokáží vnutit chaosu řád. Na celkový obrázek – na Allenův pohled z různých letových hladin, od vzletové dráhy (každodenní úkoly) až po výšku 50,000 stop (celoživotní zaměření).

Z dlouhodobého hlediska je naprosto jasné, že věnovat se podružnostem, které nikam nevedou, je absolutní ztráta času. Už jsem se dříve zmínil, že jsem před gtd nějakou chvíli koketoval s metodou popsanou v Coveyho knize 7 návyků. Kromě plánování „nejdůležitějších“ úkolů na týden (které se ke mně z knihy vrátilo prostřednictvím dříve vynikajícího, dnes už trochu „instantního“, ale populárního blogu ZenHabits) jsem si v době předprázdninové krize (Vzpomínáte? Téměř 3 týdny skoro žádný příspěvek!) vzpomněl na dělení úkolů do 4 kvadrantů.

Stephen Covey doporučuje rozdělit si úkoly do 4 oblastí podle jejich urgentnosti a významu pro další život.

Neustálý pobyt v prvním kvadrantu (I) vede k nepříjemným následkům: stres, pocit nestíhání, následné vyhoření. V prvním kvadrantu denně jen hasíte požáry. Podobně na tom budete i v kvadrantu III. Kromě hašení požárů se přidá i pocit, že všechno, co děláte, nikam nevede. Stanete se otrokem (někdy i svých vlastních) plánů, budete řešit všechno jen z hlediska přežití – úkoly bez nějakého dalšího významu pro budoucnost.

O co výhružnější jsou I a III, o to je na první pohled příjemnější je kvadrant IV. Dělat nedůležité úkoly jen proto, aby „bylo co dělat“ ovšem nevydržíte dělat dlouho. Lidé okolo vás si všimnou, že vlastně nejste vůbec k ničemu potřeba. A také život bez sebemenší špetky zodpovědnosti nemůže přece nikoho dlouho uspokojovat. Bude se sice bavit, ale nikoho to nebude zajímat. Člověk nakonec skončí s pocitem méněcennosti, protože jeho život bude záviset na okolním prostředí.

Covey (v tomto okamžiku i zdravý rozum) doporučuje věnovat většinu svého dne záležitostem kvadrantu II. Ale nemalujte si, že to bude tak snadné – stále vám zbudou i požáry na hašení, i zařizování věcí, které z dlouhodobého hlediska nejsou absolutně důležité.

Jak zařídit, aby se úkoly dostaly z I a III do vytoužené II? Více než roční používání metody gtd mě naštěstí naučilo, že úkoly prostě zvládat nejde. Většinou se v „úkolu“ jedná o sled jednotlivých kroků, které celkově tvoří projekt.

Než abych si do kvadrantů začal zapisovat každý další krok, který bych měl udělat (a zničil tím Allenovo skvělé dělní do kontextů), případně ještě složitěji dělil všechny seznamy dalších kroků do kvadrantů, zkusil jsem to jinak: do kvadrantů jsem rozházel všechny své aktuálně rozjeté projekty. Vzhledem k tomu, že jsem zvykl u projektů zvážit i proč se do něčeho pouštím, nebylo vůbec obtížné zastavit ony urgentní, ale nedůležité projekty a vyrazit s dětmi do zoo.

Co tedy dělat?

Napadne-li vás nějaký excelentní nápad, z nějž by vyrostl náročný projekt, nejdříve se zeptejte: Je to něco, co udělat

MUSÍM

MĚL BYCH

CHTĚL BYCH

MOHL BYCH, KDYBY?

(Tyto jednoduché priority používá ve svém systému David Allen.) A potom si třeba vyzkoušejte si své úkoly rozdělit do 4 kategorií rozdělených podle toho, jak si stojí v Coveyho kvadrantech s osami urgentní – neurgentní, důležité – nedůležité. Během plánování projektu stačí zeptat se sebe sama: Co musím udělat, aby se tento důležitý úkol neproměnil urgentní – a nedůležitý? (Stejně tak pro toto plánování můžete využít i výše uvedených sloves: Co z projektu rozhodně musím, co bych měl, co bych chtěl…)

Obě dvě kritéria vám napoví, čemu podřídit časový plán projektu. Zkombinujete-li Allenův způsob s (pro někoho už zbytečným) dělením do kvadrantů (což je pro mě, vizuálně orientovaného člověka) naprosto nezbytné, dostanete velmi jasný a snadno manipulovatelný přehled všech svých aktivit a jejich vztahu k vašemu žebříčku hodnot.

A jen na okraj: nepleťte si stanovení priorit s hašením požárů. Snažte se věnovat se úkolům dřív, než vám někde vybuchnou. Nacházíte-li se v současnosti v krizi, u každého úkolu zjistěte, jak si stojí na pomyslné ose problematický úkol-krizový úkol. A potom jej patřičně zařaďte do svých seznamů dalších kroků. Při plánování náročných, a především dlouhodobých projektů se občas vyplatí zamyslet se nad tím, co by se mohlo v té které fázi pokazit. Jakmile objevíte kritické body, připravte si různé cesty řešení – podle 4 Allenových priorit.

A co s plánováním času?

Druhý přístup – tedy přesné rozplánování času na jednotlivou práci, není efektivnější (k tomuto dojmu by totiž mohlo plánování do podle priorit vést). Svůj čas možná zvládnout můžete, nemůžete ale zvládnout chování druhých.

Člověk si naplánuje, že bude od 10.00 do 12.00 něco dělat – a míst předpřipravené práce se u něj vystřídá procesí zákazníků (z učitelského pohledu potom žáků, kolegů, případně neohlášených rodičů), kteří vyžadují vaši pozornost. V rodičovské mluvě potom: „Nemáte minutku, pane učiteli?“ (např. z úst matky často nemocného žáka) znamená, že se člověk dozví chorobopis rodiny až do období keltské kolonizace Moravy. Z minuty je 15, pak 20 ani nevíte jak – a to ještě nejste ani u Přemyslovců.

Stejně málo fungují užitečné rady tipu zavřete dveře, ať všichni ví, že vás nemají rušit. Sám se tohoto „zločinu“ dopouštím také – když vidím zavřené dveře ředitelny a něco potřebuji, prostě zaklepu. (Čímžto se tímto svému řediteli hluboce omlouvám. Zkusím s tím něco udělat.)

Někomu se může zdát už jen představa plánování  času do nejmenších detailů jako absolutní nesmysl. Divili byste se: např. renomovaný psychiatr E.M.Hallowell, spoluautor u nás konečně vydané knihy Poruchy pozornosti v dětství i dospělosti, svým klientům přesně tento způsob zacházení s časem doporučuje. Tedy, trpí-li člověk poruchou pozornosti (a to od nejznámější hyperaktivity až po jeden ze 7 dalších projevů poruchy ADD), měl by si podle něj úkoly rozepsat do časových okýnek v kalendáři, aby se „donutil“ v té době něco dělat. Dokážu si ovšem představit, jak výše uvedené scénaře vyrušování musí podobně plánovaného člověka stresovat a deptat.

Jak tedy rozplánovat čas na práci?

Vraťte také smysl svému kalendáři: jak radí David Allen, zapisujte do něj jen časově vázané úkoly (což z mého pohledu nemusí být jen nezměnitelný rozvrh hodin a další schůzky s rodiči atp., ale třeba i výlet s dětmi do zoo či čas na týdenní hodnocení). Nechejte si v kalendáři volná místo, abyste se mohli věnovat práci, která se zčistajasna objeví – ať už je to vyrušení v podobě návštěvy nebo telefonu nebo nějaký nový úkol. Své úkoly si potom rozdělte podle toho, co potřebujete, abyste jej mohli splnit (tedy na seznamy Dalších kroků rozdělené podle kontextů Davida Allena).

Ve škole se mi osvědčilo naplánovat si čas na telefonáty. Seznam telefonních hovorů ze služebního telefonu – většinou se jedná o ověřování, proč ten dotyčný žák chybí, různá potvrzení objednávek a další záležitosti – většinou zvládnu během jednoho-, maximálně dvou sezení u telefonu. Většinou si telefonáty předem naplánuji do volných hodin. Gtd mě naučilo vést si seznam telefonátů – ne jen pro jeden den, nýbrž všech. Když mě někdo vyruší, vyřeším s ním jeho problém, a potom se v klidu vrátím k telefonu.

Podobně dobře funguje i návyk jednoduchého rituálu. Více než rok blogování mi dostatečně naznačilo, že nejvíce zvládnu vytvořit ráno: proto si od 5.00 – 6.00 vyhrazuji čas na tvoření příspěvků, plánování různých projektů atd. Víceméně tento čas slouží k tomu, abych pracoval na některém z „nejdůležitějších projektů týdne“.

Neznamená to, že jindy se do této práce nepouštím. Toto je pro mě něco jako vyučovací hodina v rozvrhu – v této době nečtu příspěvky, nevařím snídani, neprobírám se papíry. Jen sedím u počítače a … tvořím. Pokud se objeví kreativní jiskra v průběhu dne (např. po večerním běhu), dopřeju si i tento další čas jako „bonus“. Můžete mít pocit, že to s časem poněkud přeháním, ale chce-li se člověk věnovat dětem a ještě k tomu i dalším záležitostem, zatím jsem nenašel jiný způsob.

A pokud najdete chvíli času, rozhodně se podívejte také na článek na blogu Petra Máry Jak zvládnout pracovní nával a stres a přitom se nezbláznit?

Na závěr krátce o vyrušeních

Díky prázdnino-pracovnímu režimu vzniká tento článek v x- (přesněji nespočítatelných) úsecích. Tu dělám na počítači, tuhle sekám novou elektřinu, támhle spadne strom na šopu a je potřeba zlikvidovat následky katastrofy, tuhle přijdou děti s tím, že pod postelí našly draka a jde se pouštět (doporučuji vyzkoušet, i když to v létě a bezvětří není úplně dobrý nápad)…

Naučte se mít pracovní schránku vždy po ruce. Když sedím u stolu, leží přede mnou papír, na který si v okamžiku nějakého vyrušení okamžitě poznamenám, co jsem dělal a v čem je potřeba pokračovat. Když se potom člověk po jedné- dvou- třech- čtyřech hodinách – nebo celém dni vrátí k počítači, navazuje se mu mnohem snadněji.Ať jste do tohoto okamžiku plánovali úkoly tím či oním způsobem, doufám, že si už uvědomujete, jak, co a kde se může v hurá time managementu pokazit. Nic proti přejímání jen třeba částí z různých přístupů, většinou je to nejlepší způsob jak začít a opustit krizi okamžiku. Sám to vlastně dělám, žádný systém přece nemůže být povýšen nad selský rozum. Ale člověk si musí hlídat, aby se něco někde pro sámé plánování a úkolování nezvrhlo. Proto zdravý rozum především (a tužku a kus papíru do ruky).

Originální verzi tohoto příspěvku publikoval Workaholic na svém blogu.
Děkujeme autorovi za poskytnutí tohoto materiálu.

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru